Kuidas ostutellimused QuickBooksis 2019 töötavad

Kui peate oma ettevõtte jaoks asju tellima, kaaluge PO kasutamist. Looge QuickBooksi ostutellimusi isegi siis, kui tellite kaupu telefoni või telegraafi või isegi veebi kaudu – see tähendab alati, kui te ei taotle kaupa kirjalikult. Ostutellimuste täitmine võimaldab teil määrata, millised kaubad teil on tellitud ja millal need kohale jõuavad. Peate lihtsalt QuickBooksilt küsima: "Mis on tellimusel ja millal see ikkagi tuleb?" Kunagi enam ei pea te oma ajusid pingutama, et meenutada, kas olete tellinud need asjad ja doohickeyd.

Ja kui arve tuleb, on see juba ostutellimuse vormil üksikasjalikult kirjas. Arva ära? Kui olete oma ostutellimusele kõik kirjed kirjutanud, ei pea te arve tasumisel tšeki vahekaarti Artiklid täitma. Või kui maksate arveid makseviisiga, ei pea te täitma aknas Sisesta arved vahekaarti Artiklid. Kui esemed saabuvad, pole vaja teha muud, kui QuickBooksile teada anda; kaubad lisatakse kohe teie laoseisu nimekirja.

Kasutage ostutellimusi kaupade puhul, mille tellite – st kaupade puhul, mille saate ja mille eest tulevikus maksate. Kui ostate kaupu käsimüügist või saate esemeid, mida te pole tellinud, pole teil ilmselgelt ostutellimust vaja. Peate maksma arve ja inventeerima äsja ostetud esemed.

Kuidas kohandada ostutellimuse vormi rakenduses QuickBooks 2019

QuickBooks võimaldab teil kohandada oma ostutellimuse vormi, töötades nullist, et luua uus ostutellimuse vorm või töötades olemasoleva ostutellimuse malli alusel.

Nullist ostutellimuse vormi loomiseks valige Tarnijad → Loo ostutellimused ja klõpsake dialoogiboksi Vormindamise vahekaardil nuppu Kohanda kujundust. QuickBooks kuvab Intuiti veebilehe, mis juhendab teid oma kohandatud vormi loomisel.

Olemasoleva ostutellimuse vormi kohandamiseks valige Tarnijad → Loo ostutellimused ja seejärel klõpsake dialoogiboksi Vormindamise vahekaardil nuppu Kohanda andmete paigutust. Sel juhul palub QuickBooks teil teha ostutellimuse vormist koopia ja seejärel kuvab dialoogiboksi Täiendav kohandamine (pole näidatud), mis sisaldab nuppe ja kaste, mida saate kasutada standardse QuickBooksi ostutellimuse vormi muutmiseks nii, et andmed kuvatakse soovitud viisil ja see on märgistatud soovitud viisil.

Dialoogiboksis Täiendav kohandamine on eelvaateala, mille abil saate vaadata, kuidas teie muudatused välja näevad, ja nuppu Tühista, mida saate klõpsata, kui asjad lähevad väga käest ära. Lisaks pakub dialoogiboks Täiendav kohandamine nuppu Paigutuse kujundaja, millel saate klõpsata paigutuse kujundaja akna avamiseks. Layout Designeri aken võimaldab teil saada tõeliseks küljenduskunstnikuks ja teha oma ostutellimuses kõikvõimalikke muudatusi, liigutades lihtsalt hiirega välju lehel.

Nupp Halda malle, mis on saadaval ka vahekaardil Vormindamine, võimaldab teil valida ostutellimuse vormi, mida soovite kohandada, kui olete varem loonud rohkem kui ühe vormi.

Kuidas QuickBooksis 2019 ostutellimust täita

Võib-olla hakkab teil kaupade loendis olevaid vidinaid, doohickeysid või mõnda muud üksust tühjaks saama ja olete valmis neid asju ümber järjestama – mis iganes need ka poleks. Ostutellimuse täitmiseks järgige neid samme.

1. Valige Tarnijad → Loo ostutellimused.

Samuti võite klõpsata avakuval ikooni Ostutellimused või hankijate keskuse ala Uued tehingud ja seejärel valida Ostutellimused. Näete akent Ostutellimuste loomine, mis on sarnane näidatud joonisele. Pange tähele, et selle akna täpsed üksikasjad sõltuvad ostutellimuse vormi kohandamisest.

Ostutellimuste loomise aken.

2. Valige rippmenüüst Tarnija hankija.

Oma hankijate loendi kuvamiseks klõpsake allanoolt. Klõpsake hankijal, et näha väljal Tarnija selle nime ja aadressi. Kui te ei leia oma menüüst hankija nime, valige menüüst Lisa uus ja seejärel sisestage dialoogiboksis Uus tarnija teave hankija kohta. Kui olete dialoogiboksiga lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

3. Kui jälgite oma laoseisu klasside kaupa, valige klass rippmenüüst Klass.

Aknas Ostutellimuste loomine ei pruugi olla klassi rippmenüüd. Kui seda ei juhtu ja soovite, et sellel see oleks, peate seadistama QuickBooksi, et jälgida kulusid klasside kaupa. Selleks avage QuickBooksi fail administraatorina ühe kasutaja režiimis. Seejärel valige Redigeerimine → Eelistused ja klõpsake vasakpoolses loendis ikooni Raamatupidamine. (Võib-olla peate klõpsama ka vahekaarti Ettevõtte eelistused.) Lõpuks märkige ruut Kasuta klasside jälgimist ja seejärel klõpsake nuppu OK.

4. (Valikuline) Valige esindaja, eeldatav kuupäev ja FOB, kui kasutate neid oma ostutellimusel.

Võimalik, et peate täitma teised väljad, enne kui jõuate allosas olevate üksuste kirjelduste juurde. Jällegi ei pruugita neid välju kuvada, kui te pole oma vormile soovi avaldanud.

5. Liikuge veergu Üksus ja alustage tellitavate kaupade sisestamist.

Üksuste sisestamine on ostutellimuse loomise kõige olulisem osa. Kui liigute veergu Üksus, muutub see rippmenüüks. Üksuste loendi kuvamiseks klõpsake selle allanoolt. Võimalik, et peate kerima üksuseni, mida soovite sisestada. Kiire viis üksuseni kerimiseks on sisestada üksuse nime paar esimest tähte. Kui sisestate üksuse nime, mida üksuste loendis pole, küsib QuickBooks, kas soovite selle üksuse seadistada. Kui jah, klõpsake nuppu Seadistamine ja seejärel täitke dialoogiboks Uus üksus.

Sisestage veergu Üksus nii palju üksusi, kui soovite. QuickBooks täidab teie eest üksuse kirjelduse, kuid vajadusel saate redigeerida kõike, mida see veergu Kirjeldus lisab. Veerus Kogus märkige, kui palju igast kaubast vajate.

6. Soovi korral täitke välja Tarnija teade, kuid kindlasti täitke välja Memo.

Väljal Tarnija teade saate saata teate teie tellimuse vastuvõtvale osapoolele. Võiksite kohe kirjutada Tooge mulle see kraam!

Ükskõik, mida teete, täitke kindlasti välja Memo. Sellele väljale sisestatav teave kuvatakse dialoogiboksis Avatud ostutellimused ja see teave on teile kõige kindlam viis tuvastada, mille jaoks see ostutellimus on mõeldud. Sisestage midagi tähenduslikku, millest saate aru kahe nädala, kolme nädala või kuu pärast, kui maksate tellitavate kaupade eest.

Akna Loo ostutellimused ülaosas on märkeruut Prindi hiljem, mis ütleb teile, kas soovite selle ostutellimuse printida. Kui soovite PO printida, veenduge, et see märkeruut on märgitud. Pärast ostutellimuse printimist kaob linnuke kastist.

7. Ostutellimuse printimiseks klõpsake nuppu Prindi.

Kui see ostutellimus on üks paljudest, mida olete täitnud, ja soovite printida mitut korraga, klõpsake nupu Prindi all oleval noolel ja valige rippmenüüst Partii. Enne ostutellimuse printimist võite aga klõpsata nupu Prindi all oleval allanoolt ja valida Eelvaade, et näha, milline tellimus selle printimisel välja näeb. QuickBooks näitab teile PO ekraanil koopiat. Loodan, et see näeb korras välja.

Nuppu Ajalugu kasutate pärast seda, kui olete PO-s nii hoolikalt loetletud üksused kätte saanud. Kui olete kaubad kätte saanud ja nende kviitungi salvestanud, annab sellele nupule klõpsamine QuickBooksile teada üksuse kogu ajaloo – millal te selle tellisite ja millal selle kätte saite.

Mis puudutab teisi ülaosas olevaid nuppe, siis arvan, et teate, mis need on.

8. Ostutellimuse salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge.

QuickBooks salvestab ostutellimuse ja kuvab uue tühja ostutellimuse akna, kuhu saate sisestada uue tellimuse.

Kuidas QuickBooksis ostutellimusi kontrollida

Salvestate ostutellimused. Möödub paar nädalat ja te küsite endalt: "Kas ma tellisin need doohickeyd Acmest?" Valige Aruanded → Ostud → Ava ostutellimused, et näha aruannet, mis loetleb tasumata ostutellimused. Või klõpsake aruannete keskust, valige vasakpoolsest veerust Ostud, klõpsake paremas ülanurgas nuppu Loendivaade, et saada tegelik ostuaruannete loend, ja seejärel klõpsake aruannet Ava ostutellimused. Teise võimalusena võite kasutada aruandekeskuse karusselli, et kategooria aruandeid lehitseda. Karusselli kasutamiseks valige vasakpoolsest veerust Ostud, klõpsake nuppu Karusselli vaade (loendivaate nupu kõrval) ja seejärel klõpsake aruannete virna kujutist, mis kuvatakse valitud pildist vasakul või paremal. aruanne.

Kuidas QuickBooksis ostutellimuse esemeid vastu võtta

Kui teie doohickeys ja Gizmos on kaamelirongiga saabunud, peate registreerima kaupade kättesaamise ja lisama need oma kaupade loendisse.

Esimesed kaks asja on märkida, kas kraamiga oli kaasas arve, ja seejärel otsustada, kuidas soovite selle eest maksta. Need otsused on samad, mida peate tegema, kui saate kauba kätte ilma ostutellimuse esitamiseta.

Salvestate vastuvõetud PO-üksusi samamoodi, nagu muud vastuvõetud kaubad:

• Kui maksate ostutellimuste eest tšekiga, kasutage tšekkide kirjutamise akent.
• Kui saate ostutellimuse kaubad ilma arveteta, kasutage akent Loo kaubakviitungid.
• Kui saate ostutellimuse kirjed koos arvega, kasutage akent Sisesta arved.

Olenemata kasutatavast aknast, kui valite müüja, kes müüs teile ostutellimuse üksused, hoiatab QuickBooks teid, et müüja jaoks on avatud ostutellimused, ja küsib, kas soovite ostutellimuse eest vastu võtta. Muidugi teete. ( Vastu saamine tähendab lihtsalt tellitu võrdlemist saaduga.) Kui klõpsate Jah, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Ava ostutellimused, nagu siin näidatud. Valige ostutellimus(d), mille vastu saate, ja seejärel klõpsake nuppu OK. QuickBooks täidab vahekaardi Üksused, et kuvada kõik teie tellitud asjad. Kui see, mida QuickBooks näitab, pole see, mida saite, peate võib-olla muudatusi tegema.

Dialoogiboks Ostutellimuste avamine.