Kuidas maksta töötajatele QuickBooksi 2019. aasta põhipalgaarvestuses

Füüsilisest isikust ettevõtjate või väikeettevõtte omanike jaoks pakub QuickBooks 2019 töötajatele maksmiseks kahte isetegemisvõimalust: põhipalgaarvestus (mis tavaliselt tähendab, et raamatupidaja aitab teid palgafondide maksuvormidega) ja täiustatud palgaarvestus (mis tähendab, et QuickBooks aitab koos palgafondimaksu vormidega). Põhipalga valikuga teed suurema osa tööst ise ära, kuid oma palgaarvestuse töötlemise eest väga palju ei maksa.

Kolmas palgaarvestusvõimalus oleks QuickBooksi abistatud palgaarvestus. Selle valiku korral maksate oma töötajatele QuickBooksis ja seejärel tegeleb Intuit maksumaksete ja vajalike palgafondide maksuvormide esitamisega.

Seadistage QuickBooks 2019 põhipalgaarvestus

Ise-tegemise palgaarvestuse seadistamiseks peate läbima veebipõhise intervjuu. Selle intervjuu alustamiseks valige Töötajad → Palgaarvestus → Lülita QuickBooksis sisse palgaarvestus. QuickBooks kuvab näidatud lehe.

Esimene palgaarvestuse seadistamise veebileht.

Võimalik, et peate klõpsama nuppu, et laiendada akna Lülita sisse palgaarvestus QuickBooksis, nii et näete nii põhi- kui ka täiustatud valikuid. Sisuliselt, kui valite Basic Payroll valiku, peate kas teie või teie raamatupidaja tasuma palgafondimaksud ning seejärel koostama ja esitama palgadeklaratsioonid. Kui valite suvandi Enhanced Payroll, aitab QuickBooks teil tasuda palgafondimaksu deposiidid ja seejärel koostada (või enamasti koostada) teie jaoks palgadeklaratsioonid.

Saate valida soovitud palgaarvestuse valiku, klõpsates selle nupul Proovi tasuta. QuickBooks kuvab veel ühe teabelehe, mis kirjeldab teie maksevõimalusi ja erisoodustusi. (Mõnikord saate näiteks aastaks registreerudes parema hinna ja erisoodustuse.)

Intuiti palgaarvestuse teenuste hinnakujundus muutub, kuid hetkel, mil ma seda kirjutan (suvi 2018), maksab Basic Payroll teenus umbes 250 dollarit aastas ja täiustatud palgaarvestuse teenus umbes 400 dollarit aastas. Iga kulu suureneb sõltuvalt teie töötajate arvust ja väljastatud tšekkide arvust.

Valiku Basic Payroll valimiseks klõpsake nuppu Jätka, kui QuickBooks kuvab järgmise lisateabe ekraani selle valiku hindade ja funktsioonide kohta. Seejärel kogub QuickBooks teie krediitkaarditeavet (et saaks teile teenuse eest arve maksta).

Registreeruge palgaarvestusteenuse kasutajaks

Palgaarvestusteenuse kasutajaks registreerumiseks pärast konkreetse suvandi valimist täitke rida veebilehe vorme. Teel sisestate oma ettevõtte nime ja aadressi ning annate oma ettevõtte tööandja identifitseerimisnumbri (EIN). Veebilehe vormide vahel liikumiseks klõpsake nuppu Jätka ja Tagasi. QuickBooks juhendab teid registreerimisprotsessist väga tõhusalt. Järgige lihtsalt ekraanil kuvatavaid juhiseid, et kirjeldada, kuidas teie ettevõte palgaarvestust töötleb.

Kuid lubage mul esitada hoiatus: kui seadistate oma ettevõtte teabe palgaarvestuse jaoks, küsib QuickBooks palju teavet. Peate täielikult kirjeldama, kuidas te oma töötajatele palka maksate, kellele mahaarvamisi teete ja muud sellist. Lugege hoolikalt QuickBooksi juhiseid, mis võtab natuke aega. Kui jääte hätta, võiksite täiustatud palgaarvestuse teenuse seadistamiseks kasutada välist raamatupidaja abi või kaaluda abistatud palgaarvestuse võimalust.

Seadistage töötajad

Kui olete oma ettevõtte teabe palgaarvestuse jaoks seadistanud, olete valmis töötajaid palgaarvestuse jaoks seadistama. Põhilise palgaarvestuse seadistamise protsessi osana kuvab QuickBooks veebilehe, kuhu saate oma töötajaid lisada. Töötajaid saate lisada ka töötajate keskuse kuvamisega. (Valige Töötajad → Töötajate keskus ja klõpsake nuppu Uus töötaja.) Kui klõpsate nuppu Uus töötaja, kuvab QuickBooks aknas Uus töötaja vahekaardi Isiklik, nagu näidatud.

Uue töötaja akna vahekaart Isiklik.

Töötaja kirjeldamiseks täitke vahekaardil Isiklik olevad väljad. Kõik see värk on iseenesestmõistetav. Sisestate isiku nime väljadele Juriidiline nimi. Töötaja eesnimi läheb lahtrisse First, keskmine initsiaal MI lahtrisse ja nii edasi.

Klõpsate vahekaardil Aadress ja kontakt (pole näidatud), et koguda ja salvestada töötaja postiaadressi ja muud kontaktteavet, näiteks tema telefoninumbrit.

Kui soovite koguda ja salvestada töötaja kohta lisateavet (nt tema pangakonto number otsemakse tegemiseks), klõpsake vahekaarti Lisateave (samuti pole näidatud). Sellel vahekaardil on nupp Määratle väli, mida saate kasutada töötaja kohta kohandatud teabe bittide kogumiseks. Suvandi Kohandatud väli kasutamiseks klõpsake nuppu Define Field ja seejärel kasutage lisatavate väljade määratlemiseks dialoogiboksi Define Field.

Esitage palga- ja maksuteave

Kasutage vahekaarti Palgainfo, et kirjeldada, kuidas töötaja töötasu või töötasu arvutatakse, nagu on näidatud järgmisel joonisel. Kasutage ripploendit Palgagraafik, et seada regulaarne palgaarvestusgraafik (nt iganädalane või poolkuu) ja määrata töötaja palgaarvestusgraafikule. Kasutage makseperioodi tuvastamiseks rippmenüüd Maksesagedus. Valikuliselt, kui olete sisse lülitanud QuickBooksi klasside jälgimise funktsiooni, kasutage sellele töötajale tehtavate maksete klassifitseerimiseks ripploendit Klass. Palgaarvestuse kirje sisestate alale Tulud. Kui töötaja teenib aastapalka näiteks 30 000 dollarit, sisestate veergu Kauba nimi palgaarvestuse kirje. Seejärel sisestate veergu Tunni-/Aastatasu aastapalga 30 000 dollarit.

Uue töötaja akna vahekaart Palgainfo.

Et kirjeldada, milliseid makse töötaja maksab, klõpsake nuppu Maksud. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Maksud. Kasutage vahekaarti Föderaal, et tuvastada töötaja avalduse staatus, taotletud toetuste arv ja kõik määratud täiendavad kinnipidamised. Lisaks märkige märkeruudud Teema, et näidata, kas sellel töötajal on Medicare'i, sotsiaalkindlustus- või föderaalne töötusmaks või kas töötajal on õigus saada sissetulekukrediiti. Pange tähele, et mitte kõik töötajad ei pea maksma Medicare'i ja sotsiaalkindlustusmakse. Lisateabe saamiseks pidage nõu oma maksunõustajaga.

Akna Maksud vahekaart Federal.

Vahekaart Riik sisaldab lahtreid, mida saate loomulikult kasutada riiklike maksude kirjeldamiseks. Vahekaardil Muu saate kirjeldada ja salvestada mis tahes kohalikku maksuteavet, näiteks linna tulumaksu. Jällegi, see, mida näete vahekaardil Muu, sõltub teie asukohast.

Kui klõpsate dialoogiboksi Uus töötaja vahekaardil Palgainfo nuppu Haige/puhkus, näete dialoogiboksi Haige ja puhkus. Selles dialoogiboksis saate määrata, kuidas haigus- või puhkusetasusid ja isikliku puhkuse aega arvestatakse palgaarvestusperioodide kaupa. Palgaarvestuse seadistamise ajal saate määrata haigus- või puhkusepuhkuse tundide arvu tekstikastis Saadaolevad tunnid. Saate kasutada ripploendit Kogumisperiood, et määrata, kui sageli tuleks haigus- või puhkusetasusid koguda. Kui haigus- või puhkusetasu koguneb, kasutage lahtrit Hours Accrued, et teha kindlaks, mitu haigus- või puhkusetundi töötaja iga töötasu või tunni või aasta alguses teenib. Kui olete määranud maksimaalse haigus- või puhkusetundide arvu, mida töötaja võib koguda, sisestage see väärtus väljale Maksimaalne tundide arv. Kui soovite iga aasta alguses haigustunnid ja puhkusetunnid nullida, valige Nulli iga uue aasta tunnid? märkeruut.

Dialoogiboks Haige ja puhkus.

Dialoogiboksi Haige ja puhkus ala Puhkus töötab samamoodi kui ala Haige. Sisestage väljale Saadaolevad tunnid saadavalolevate tundide arv. Kasutage ripploendit Kogumisperiood, et määrata, kui sageli töötajad puhkuseaega teenivad. Puhkuse aja tekkepõhise arvestuse toimimise kontrollimiseks kasutage ruute Kogunenud tundide arv ja Maksimaalne tundide arv. Lõpuks valige iga uue aasta lahtiolekuajad? märkeruut, et nullida puhkuseaeg iga uue aasta alguses.

Kui olete valinud otsedeposiidi kasutamise, klõpsake dialoogiboksi Uus töötaja vahekaardil Palgainfo nuppu Otsemakse. QuickBooks palub teil esitada töötajatele tšekkide otsemaksmiseks vajalik teave.

Esitage muud tööga seotud teavet

Kui valite dialoogiboksis Uus töötaja vahekaardi Tööhõiveteave, kuvab QuickBooks vahekaardi, mida kasutate töölevõtmise kuupäeva, vallandamise kuupäeva ja sarnaste tööandmete bittide salvestamiseks.

Seadistage summad aastast kuni kuupäevani

Kui seadistate põhipalga teenust ettevõtte tegevuse alguses või aasta alguses, ei pea te määrama summasid aastast kuni kuupäevani (sest kõik alates aastast kuni kuupäevani summad on võrdsed nulliga). Kui tulete Basic palgaarvestuse millalgi Keset kooliaastat pidada kraad, aga sa ei pea looma aasta-to-date summad. Sel põhjusel juhendab QuickBooksi põhilise palgaarvestuse seadistamise viisard teid aastast kuni kuupäevani ulatuvate summade salvestamise protsessi.

Kui teie palgaarvestuse töötlemist on teinud väline teenindusbüroo, näiteks ADP või Paychex, sisaldab selle välise teenindusbüroo lõplik palgaarvestus tõenäoliselt kogu teavet, mida vajate põhipalgateenuse seadistamiseks. Kui olete palgaarvestuse tegemiseks töötanud koos raamatupidaja või raamatupidajaga, peaksite saama sellelt inimeselt abi, et kirjeldada palgaarvestuse summasid aastast kuni kuupäevani.

Kontrollige oma palgaarvestuse seadistusandmeid

Põhilise palgaarvestuse seadistamise protsessi osana võib QuickBooks (või teie) tuvastada palgaarvestuse andmed, mis ei tundu õiged. Võib-olla ei näita töötaja, kellele teate, et olete maksnud, aastast palka. Sel juhul parandate valed andmed, järgides ekraanil kuvatavaid juhiseid. Pange tähele, et QuickBooksi põhilise palgaarvestuse seadistamise protsess võib tuvastada ka kahtlased palgaarvestuse andmed, mis on tegelikult õiged. Näiteks Washingtoni osariigis ei kohaldata ametnikele riiklikku töötuskindlustust, kui nad seda soovivad. QuickBooks seda aga ei tea, seega märgib see võimalike vigadena ametnikud, kes ei ole riikliku töötuskindlustuse alluvuses.

Jällegi, kui te ei tunne end mugavalt mõnele palgaarvestuse seadistamise küsimusele vastates, võtke abi raamatupidajalt. Ausalt öeldes, kui teie palgaarvestuse tšekid valmistab ette väline teenindusbüroo, maksate tõesti selle ettevõtte asjatundlikkuse ja teadmiste eest, kuidas kogu see palgaarvestuse töötlemine toimib. Sa ei maksa tegelikult arvutiaja ja paberi eest, millele tšekid on kirjutatud.

Planeerige QuickBooksi 2019. aasta palgaarvestus

Põhilise palgaarvestuse seadistamise protsess juhendab teid ka palgaarvestuse ajakava koostamise tööst. Teisisõnu, kui käitate oma palgaarvestust iga nädal, kaks korda kuus või mis tahes intervalliga, palub seadistusprotsess teil ajakava kirjeldada. Jällegi, nagu ka muude ülesannete puhul, mida põhipalga seadistamise protsess teid aitab, pole teil vaja teha muud, kui anda mõned killud ja teavet.

Palga töötajatele QuickBooksis 2019

Pärast seda, kui olete läbinud QuickBooksi palgaarvestuse töötlemise võime seadistamiseks vajalikud sammud, on töötajatele tasumine – jumal tänatud – üsna lihtne. Töötajatele maksmiseks toimige järgmiselt.

Valige Töötajad → Palga töötajad → Planeeritud palgaarvestus.
QuickBooks kuvab töötajate keskuse akna.

Alustage plaanitud palgaarvestust, mida soovite käivitada.
Planeeritud palgaarvestuse käivitamiseks, mida soovite käivitada, valige see töötajate keskuse akna ülaosas olevast loendikastist.

Klõpsake nuppu Alusta ajastatud palgaarvestust.

Sisestage palgaarvestuse kontrollimise kuupäev ja kasutage kasti Kontrolli kuupäev, et sisestada kuupäev, mida soovite palgatšekkidel kuvada.

Märkige väljale Palgaperioodi lõpp kuupäev, millal palgaarvestusperiood lõpeb.

Kasutage ripploendit Pangakonto, et tuvastada pangakonto, millele soovite tšekke kirjutada.

Kontrollige töötajaid, kellele soovite maksta.
QuickBooks loetleb plaanitud palgaarvestuses olevad aktiivsed töötajad. Tahad veenduda, et valitud töötajate nimekiri on õige. Nende valimiseks ja valiku tühistamiseks võite klõpsata loetletud töötajatel.

Klõpsake nuppu Jätka.
QuickBooks arvutab iga valitud töötaja palgatšekid ja mahaarvamise summad.

Dialoogiboksis kirjeldatud või kuvatud eelvaatelise palga aktsepteerimiseks klõpsake selle nuppu Loo palgatšekid.
QuickBooks kuvab dialoogiboksi, mis võimaldab printida palgatšekke või makselehti otsemaksete jaoks.

Klõpsake nuppu Prindi palgatšekid või Printige palgalehed ja järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid.
Kui klõpsate kummalgi nupul, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Printimiseks tasuvate tšekkide/maksetekkide valimine. Peaksite kinnitama pangakonto, millele soovite tšekke kirjutada. Kui prindite tšekke, peaksite kasutama ka kasti Esimene kontrollnumber, et sisestada esimesel prinditaval palgatšekil näidatud eeltrükitud vorminumber. Samuti peaksite kinnitama, et dialoogiboksis loetletud töötajate palgatšekid on need, mida soovite printida.

Kui olete kinnitanud, et palgatšeki printimisteave on õige, klõpsake nuppu OK.
QuickBooks kuvab dialoogiboksi Print Checks (sama, mida kasutate mis tahes tšeki printimiseks).

Printige tšekid tavapärasel viisil.

Kui soovite printimiseks palgatšeki valiku tühistada, klõpsake linnukese eemaldamiseks tšeki veergu ja seega tühistage palgatšeki valik.

Jagage välja palgatšekid või palgalehed.
Ilmselgelt allkirjastate pärast tšekkide printimist ja seejärel jagate need laiali. Jätan teid siin teie enda hooleks. Olen kindel, et teate, kuidas leida töötajaid, kellele peate maksma, ja lisaks sellele, kuidas neile palgatšekke üle anda. Pagan, ilmselt seisavad nad praegu su laua kõrval ja ootavad, kuni sa niikuinii palgakontrolli lõpetaksid.

Töötajate keskus: Palgakeskuse aken.

Kuidas QuickBooksis 2019 palgatšekke redigeerida ja tühistada

Olge ettevaatlik, kui soovite muuta palgaarvestuse teavet. Palgakontrollid on tavalisest kontrollist pisut keerulisemad, kuna palgaarvestuse tšekkide teave mõjutab paljusid palgaloendureid. Palgatšekid tõstavad näiteks kellegi aasta brutopalka ja mõjutavad ka mahaarvamise summasid. Sel põhjusel, kui soovid teha muudatusi või tühistada varem loodud palgatšekki, vali käsk Töötajad → Muuda/tühista palgatšekki. Kui teete seda, kuvab QuickBooks palgatšekkide muutmise/tühistamise akna (pole näidatud). Selles aknas on loetletud palgatšekid, mille olete varem loonud ja printinud. Ühe loetletud palgatšeki muutmiseks topeltklõpsake palgatšekki. Kui QuickBooks kuvab palgatšekkide akna, klõpsake nuppu Paycheck Detail. Kui QuickBooks kuvab akna Review Paychecks, kasutage seda palgas sobiva muudatuse tegemiseks. Pange tähele, et saate muuta muid üksikasju, nagu nimi või aadress, kasutades Paychecki akent.

Palkatšeki aknas kuvatud palga tühistamiseks vali käsk Redigeerimine → Tühistada palgatšekk.

Pärast tšeki muutmist või tühistamist klõpsake palgatšeki muudatuste salvestamiseks nuppu Salvesta ja sulge või Salvesta ja uus.

Palgakohustused QuickBooksis 2019

Summad, mille te töötajate palgatšekkidest kinni peate, muutuvad kohustusteks, mida peate hiljem tasuma. Kui peate kinni föderaalse tulumaksu mahaarvamise, peate need maksed siseriiklikule tuluteenistusele üle kandma.

Palgamaksukohustuste tasumiseks valige Töötajad→Palgamaksud ja -kohustused→Maksu graafikujärgsed kohustused. QuickBooks kuvab töötajate keskuse akna, kus saate valida palgakohustused, mida soovite maksta. Klõpsake kohustust, mida soovite maksta, ja seejärel nuppu Vaata/Maksa. QuickBooks kirjutab välja valitud kohustuse tasumiseks tšeki. Printite selle tšeki tavapärasel viisil.

See, kui kiiresti peate palgaarvestusest tulenevad palgafondimaksud tasuma, sõltub paljudest teguritest, sealhulgas sissemakse suurusest. Kuid hea tava on kõik võlgnetavad summad koheselt tasuda. Tavaliselt võimaldab kõnealune valitsusasutus veebisaidi abil hõlpsalt ja elektrooniliselt maksudeposiiti teha. Näiteks USA riigikassa veebisait võimaldab teil sellisel viisil hõlpsalt teha föderaalseid maksudeposiite. Tegelikult peate seda süsteemi kasutama, kui maksate kvartalis rohkem kui 2500 dollarit palgafondimaksu.