Kuidas määrata QuickBooks 2013 üldisi raamatupidamissuvandeid

QuickBooks 2013 vahekaardil Ettevõtte eelistused on järgmised viis üldist raamatupidamise märkeruutu, samuti kuupäevahoiatused ja sulgemiskuupäeva seaded. (Märkeruudud on ilmselt iseenesestmõistetavad kõigile, kes on QuickBooksiga veidi raamatupidamist teinud, kuid uutele QuickBooksi kasutajatele on siin lühike kirjeldus, mida igaüks teeb.)

• Kasuta kontonumbreid: märkeruut Kasuta kontonumbreid, kui see on valitud, võimaldab teil sisestada tehingu jaoks kontonumbri. Seotud märkeruut Kuva ainult madalaim alamkonto käsib QuickBooksil kuvada ainult alamkonto nime ja kontonumbrit (kui kasutate seda), mitte kogu konto pärandit.

  Kui kasutate palju alamkontode tasemeid, võib see suvand vaateid tõesti puhastada, muutes hõlpsamini aru, millist kontot te vaatate.

• Nõua kontosid: märkeruut Nõua kontosid, kui see on valitud, ütleb QuickBooksile, et peate tehingu jaoks konto määrama. See on loogiline. Kui te ei kasuta kontosid ettevõttesse sisse- ja väljavoolude jälgimiseks, ei tegele te tegelikult raamatupidamisega. Pole kunagi mõtet tühistada märkeruutu Nõua kontosid.

• Kasutage tehingute jaoks klassi jälgimist: märkeruut Kasuta klassi jälgimist võimaldab teil QuickBooksile öelda, et soovite oma finantsteabe jälgimiseks kasutada mitte ainult kontosid, vaid ka klasse. Klassid võimaldavad teil kontotaseme teavet muul viisil jagada. See kõlab keeruliselt, kuid tegelikult on see üsna lihtne.

  Näiteks kontoloend võimaldab teil jälgida tulusid ja kulusid tulude ja kulude kategooriate kaupa. Kulude jälgimiseks saate kasutada selliseid kategooriaid nagu palk, üür ja varustus. Seetõttu pakuvad klassid teile võimaluse jälgida seda teavet teises dimensioonis.

  Näiteks saate jagada palgakulud nendeks palkadeks, mida kulutate oma ettevõtte kahes erinevas asukohas. Kahe restoraniga restoranipidaja võib seda teha. Pange tähele, et QuickBooks pakub ka kasti, mille saate märkida, et QuickBooks palub teil klassid määrata.

• Üldise päevikukande numbri automaatne määramine: see märkeruut käsib QuickBooksil määrata numbreid üldistele päevikukannetele, mille sisestate käsu Tee päevikukande abil sisestatavatele päevadele. Soovite selle märkeruudu märgituks jätta. Üldised päevikukanded, muide, sisestab tavaliselt teie CPA või teie professionaalne raamatupidaja.

• Hoiata jaotamata kasumile tehingu postitamisel: see märkeruut käsib QuickBooksil kuvada hoiatusteate alati, kui teie või keegi teine ​​üritab oma jaotamata kasumi kontot otse debiteerida või krediteerida. (Tavaliselt ei soovi te jaotamata kasumi kontot otse debiteerida ega krediteerida ning igal juhul sisestavad tehingud otse jaotamata kasumisse ainult kogenud raamatupidajad.)

• Kuupäevahoiatused: Kuupäevahoiatuste kastid annavad QuickBooksile teada, et hoiataks teid, kui teie või keegi teine ​​sisestab tehingu, mille kuupäev on liiga kaugel minevikus või liiga kauges tulevikus. Kui märgite ühe Kuupäevahoiatuste lahtritest, soovite ka määrata, mitu päeva on liiga kaugel minevikku või liiga kaugel tulevikku.

• Sulgemiskuupäeva sätted: kast Sulgemiskuupäev võimaldab teil määrata kuupäeva, enne mida ei saa teie QuickBooksi andmefaili muuta. Teisisõnu, kui määrate sulgemiskuupäevaks 31. detsember 2011, ütlete QuickBooksile, et te ei soovi QuickBooksi andmefailis enne seda kuupäeva muudatusi teha .

  See tähendab, et keegi ei saa muuta tehingut, mis on tehtud enne teie lõppkuupäeva, ilma hirmutavat hoiatusteadet saamata. See tähendab ka seda, et keegi ei saa tehingut sisestada, kasutades kuupäeva, mis on enne seda sulgemiskuupäeva.

  Saate klõpsata nupul Määra kuupäev/parool, et kuvada dialoogiboks, mis võimaldab määrata sulgemiskuupäeva ja luua parooli, mida nõutakse, kui keegi soovib lisada vana tehingut või muuta vana tehingut.

Kaua aega tagasi võimaldasid QuickBooksi varasemad versioonid ka auditijälje funktsiooni sisse ja välja lülitada, kasutades raamatupidamiseelistuste vahekaarti Ettevõtte eelistused. Kõik QuickBooksi viimased versioonid pakuvad aga alati sisse lülitatud kontrolljälge, nii et te ei näe enam kontrolljälje märkeruudu raamatupidamiseelistust.

Kontrolljälg muide hoiab lihtsalt nimekirja, kes milliseid tehingutes muudatusi teeb. Arvatavasti armastavad raamatupidajad auditijälgi. Kontrolljäljed võimaldavad kellelgi, näiteks teie CPA-l, tulla pärast tõsiasja ja aru saada, miks konto saldo on see, mis see on.