Kuidas luua QuickBooksi andmefaili raamatupidajate koopia

Teie klient loob QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia, kasutades oma QuickBooksi versiooni ja tegelikku andmefaili, ning loob seejärel faili, mille ta teile saadab (näiteks posti või meili teel) või selle Intuiti , QuickBooksi tootja, saadab teile. Õnneks on protsess mõlemal juhul väga lihtne.

Raamatupidaja koopia käsitsi käsitlemine

Kui klient kannab faili teile saatmise eest hoolt, peab teie klient tegema järgmist.

Valige käsk Fail → Loo koopia.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Save Copy or Backup, küsides kliendilt, kas ta soovib

• Faili varukoopia, mis on teie loodud QuickBooksi faili teine ​​koopia (tavaliselt), et teil oleks faili koopia juhuks, kui algse QuickBooksi andmefailiga peaks midagi halba juhtuma.

• Faili kaasaskantav koopia, mis on QuickBooksi andmefaili tõeline, reaalajas koopia, mille suurust on veidi kriimustatud, et seda oleks lihtsam ringi liikuda (nt faili manusena e-kirjaga saatmine).

• Raamatupidaja koopia failist.

  

  Esimene dialoogiboks Save Copy või Backup.

Valige Raamatupidaja koopia ja seejärel klõpsake jätkamiseks nuppu Edasi.

Kinnitage, et soovite tõesti raamatupidaja koopiat.

Järgmisena kuvab QuickBooks teise dialoogiboksi, mis nõuab, et teie vaene stressis klient kinnitaks, et ta soovib tõesti raamatupidaja koopiat, mitte lihtsalt faili kaasaskantavat koopiat.

Teine dialoogiboks Save Copy või Backup.

Määrake jagamise kuupäev.

Kui klient klõpsab raamatupidaja koopia loomise jätkamiseks nuppu Edasi, küsib QuickBooks temalt jagamiskuupäeva. Enne seda kuupäeva tehtud tehinguid saab muuta ainult raamatupidaja eksemplaris. Pärast seda kuupäeva langevaid tehinguid saab muuta nii raamatupidaja kui ka kliendi eksemplaris.

Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi.

Ilmub teine ​​teade, mis ütleb kliendile, et QuickBooks peab raamatupidaja koopia loomiseks sulgema kõik aknad.

Klõpsake nuppu OK.

QuickBooks kuvab uuendatud dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia, mis on siin näidatud.

Uuendatud dialoogiboks Raamatupidaja koopia salvestamine.

Nimetage raamatupidaja koopia.

Kasutage QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia nimetamiseks dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia välja Failinimi. Vajadusel saab klient kasutada ka ripploendit Salvesta, et määrata, kuhu QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia salvestada.

Klient peab meeles pidama, kuhu raamatupidaja faili koopia salvestatakse. See fail antakse raamatupidajale – e-posti või tiguposti teel või plaadil –, et ta saaks seda kasutada.

Loo fail.

Pärast seda, kui klient nimetab andmefaili raamatupidaja eksemplari ja vajadusel näitab, kuhu raamatupidaja koopia salvestada, klõpsab klient Salvesta. QuickBooks salvestab QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia.

Seejärel edastab klient selle andmefaili raamatupidajale . Teisisõnu, klient peab faili saatma e-posti teel või meiliga.

Teie meiliteenuse pakkuja võib piirata e-posti teel saadetavate manuste (sh QuickBooksi failide) suurust. Kui suurus häirib teid, saate QuickBooksi faili Intuiti veebisaidile üles laadida, valides Fail → Saada ettevõtte fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Saada raamatupidajale. Intuit saadab raamatupidajale klõpsatava lingiga sõnumi, mille abil ta saab faili haarata.

Raamatupidaja koopiad kasutavad kolme failitüüpi. Raamatupidaja ülekandefail (.qbx faililaiendiga) on see, mille klient loob ja raamatupidajale annab. Tegelik raamatupidaja koopia (.qba faililaiendiga) on see, millega raamatupidaja töötab pärast raamatupidaja ülekandefaili avamist. Lõpuks on olemas raamatupidaja ekspordifail (faililaiendiga .qby), mis sisaldab kliendile tagasi jõudvaid muudatusi.

Ilmselgelt ei pruugi need sammud olla teie klient; võib-olla peate tegema musta tööd. Mõlemal juhul toimib protsess aga nii. Pange tähele, et raamatupidaja reaalajas ja kliendi kulude kokkuhoid saavutatakse siis, kui saate panna kliendi valima käsu ja dialoogiboksiga töötama. Seejärel saate tasuda arveldatavat aega QuickBooksi andmetega töötamise eest, mitte failiga askeldamise eest.

Raamatupidaja koopia elektrooniline saatmine

Teie klient saab QuickBooksi raamatupidaja koopia koopia saata ka elektrooniliselt, kasutades Intuiti failiedastusteenust. Selleks valib klient Fail→Saada ettevõtte fail→Raamatupidaja koopia→Kliendi tegevused→Saada raamatupidajale. QuickBooks pakub ekraanil kuvatavaid juhiseid raamatupidaja koopia saatmiseks või üleslaadimiseks Intuiti serverisse, sealhulgas samme üleslaaditud faili kaitsmiseks parooli lisamiseks.

Pärast raamatupidaja koopia üleslaadimist saadab Intuiti server raamatupidajale meilisõnumi lingiga, mille abil raamatupidaja saab raamatupidaja koopiafaili alla laadida. Nagu märgitud, annab klient allalaaditavale failile juurdepääsu piiramiseks parooli, seega vajab raamatupidaja seda parooli kliendilt enne allalaadimist. Raamatupidaja vajab allalaaditud faili avamiseks ka QuickBooksi parooli.

Soovite kasutada käsku Saada ettevõtte fail või lasta oma klientidel kasutada käsku Saada ettevõtte fail, kui saate. Firmafaili saatmise käsk säästab palju hädaldamist ja hammaste krigistamist. See pakub ka väga turvalist viisi raamatupidaja koopiate jagamiseks. Intuitilt saadud meilisõnumis olev link aegub mõne päeva pärast. Seega, kui teie klient saadab teile faili teie kahenädalase puhkuse esimesel päeval, siis link kontorisse tagasi jõudes ei tööta. Link on aegunud.