Kuidas luua QuickBooks 2011 andmefailide raamatupidajate koopiaid

QuickBooks muudab raamatupidajate jaoks kliendi andmefailidega töötamise lihtsamaks. Saate lasta kliendil kasutada QuickBooksi raamatupidaja koopia funktsiooni ja lihtsalt e-postiga saata teile QuickBooksi andmefaili koopia. Seejärel saate üle vaadata selle raamatupidaja koopia andmefailist, teha kõik vajalikud parandused või muudatused ning seejärel saata tehtavad muudatused kliendile tagasi. Seejärel saab klient need muudatused hõlpsalt oma olemasolevasse QuickBooksi faili importida ja oma lõbusalt edasi minna. Päris korralik, eks?

Teie klient loob QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia, kasutades oma QuickBooksi versiooni ja tegelikku andmefaili. Õnneks on protsess väga lihtne. Teie klient peab tegema järgmist.

Valige Fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Salvesta fail.

QuickBooks kuvab esmalt sõnumi, milles küsitakse kliendilt, kas ta soovib kumbagi

• Raamatupidaja " s kopeerida faili.

• Kaasaskantavad või backup faili koopia.

Samuti saate luua raamatupidaja koopia, valides Fail → Loo koopia ja seejärel nuppu Raamatupidaja koopia.

Kaasaskantavad fail on tõeline, live koopia QuickBooks andmete faili, mis on olnud veidi scrunched suurus nii, et see on lihtsam liikuda (näiteks e-posti fail manusena). Backup fail on backup, teine koopia QuickBooks faili loote (tavaliselt) nii et teil on koopia QuickBooks andmefaili puhul midagi halba juhtub originaal QuickBooks andmefaili.

Valige Raamatupidaja koopia ja seejärel klõpsake jätkamiseks nuppu Edasi.

Määrake jagamise kuupäev.

Enne seda kuupäeva tehtud tehinguid saab muuta ainult raamatupidaja eksemplaris. Pärast neid andmeid saab muuta nii raamatupidaja kui ka kliendi eksemplari sees.

Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi.

Ilmub teine ​​teade, mis ütleb kliendile, et QuickBooks peab raamatupidaja koopia loomiseks sulgema kõik aknad. QuickBooks võib ka käskida kliendil ketta sisestada.

Klõpsake nuppu OK ja sisestage ketas (vajadusel).

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Save Accountant's Copy.

Nimetage raamatupidaja eksemplar ja valige, kuhu see salvestada.

Klient peab meeles pidama, kuhu raamatupidaja faili koopia salvestatakse. See fail antakse raamatupidajale – e-posti teel, tigupostiga või salvestatakse kettale –, et raamatupidaja saaks seda kasutada.

Klõpsake nuppu Salvesta.

Seejärel peab klient selle andmefaili teile hankima.

Teie e-posti teenusepakkuja võib piirata manuste (sh QuickBooksi failide) suurust, mida saate e-postiga saata või vastu võtta. Kui suurus segab, saate QuickBooksi faili Intuiti veebisaidile üles laadida, valides Fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Saada raamatupidajale. Seejärel saadab Intuit teile sõnumi klõpsatava lingiga, mida saate faili haaramiseks kasutada.

Ilmselgelt ei pruugi need sammud olla teie klient; võib-olla peate tegema musta tööd. Mõlemal juhul toimib protsess aga nii. Pange tähele, et raamatupidaja reaalajas ja kliendi kulude kokkuhoid saavutatakse siis, kui saate panna kliendi valima käsu ja dialoogiboksiga töötama. Seejärel saate tasuda arveldatava aja eest QuickBooksi andmetega töötamise eest, mitte failiga askeldamise eest.