Kuidas koostada QuickBooksi 2019. aasta ostutellimus

QuickBooks ostutellimuse teenib lihtne eesmärk: Ta ütleb müüja, et soovite osta mõned eset. Tegelikult on ostutellimus ostuleping.

Paljud väikeettevõtted ei kasuta ostutellimusi. Kuid kui need kasvavad teatud suuruseni, otsustavad paljud ettevõtted neid kasutada, sest ostutellimustest saavad nende tellitud kaupade püsivad kirjed. Veelgi enam, ostutellimuste kasutamine vormistab sageli ettevõttes ostuprotsessi. Näiteks võite otsustada, et keegi teie ettevõttes ei saa osta midagi, mis maksab rohkem kui 100 dollarit, välja arvatud juhul, kui ta saab ostutellimust. Kui ainult saate ostutellimusi väljastada, olete selle protseduuri kaudu ostutegevust tõhusalt kontrollinud.

Kuidas luua tõeline QuickBooksi ostutellimus

QuickBooksi kasutamiseks ostutellimuste loomiseks toimige järgmiselt.

Öelge QuickBooksile, et soovite luua ostutellimuse, valides hankijad → Loo ostutellimused.

QuickBooks kuvab näidatud akna.

Kui menüüs Tarnijad ei ole käsku Loo ostutellimused, ei tea QuickBooks, et soovite ostutellimusi luua.

Kasutage tarnija rippmenüüd, et tuvastada hankija, kellelt soovite kaupa osta.

Rippmenüüs Tarnija loetletakse kõik teie hankijate loendis olevad hankijad.

(Valikuline) Liigitage ost ripploendi Klassi abil.

Pange tähele, et te ei näe klassi ripploendit, kui te pole kursuse jälgimist sisse lülitanud.

(Valikuline) Valige ülemises paremas nurgas olevast ripploendist Saatja aadress mõni muu saatmisaadress.

Rippmenüüs Saada kohale kuvatakse kõigi teie klientide, hankijate ja töötajate loend. Saate muuta saatmisaadressi, valides ühe nendest muudest nimedest. Pärast kirje valimist loendist Saatja täidab QuickBooks väljale Saatja aadress vastava teabega.

Kinnitage ostutellimuse kuupäev.

Algselt paneb QuickBooks praeguse süsteemi kuupäeva väljale Kuupäev. Peaksite siiski veenduma, et kuupäev, mille QuickBooks ostutellimuse kuupäevaks sisestab, on õige. See on lepingu kuupäev. Sageli määrab kuupäev lepingutingimused, näiteks päevade arvu, mille jooksul toode tuleb tarnida.

Kinnitage ostutellimuse number.

Ostutellimuse number või ostutellimuse number identifitseerib üheselt ostutellimuse dokumendi. QuickBooks nummerdab teie eest järjestikku ostutellimused ja asetab vastava numbri ostutellimuse numbri kasti. QuickBooksi oletus õige ostutellimuse numbri kohta on tavaliselt õige. Kui see pole õige, võite sisestada asendusnumbri.

Kinnitage müüja ja saatmise teave.

Plokk Tarnija ja Tarnija plokk tuvastavad hankija, kellelt te kauba ostate, ja aadressi, kuhu soovite, et hankija saadetise saadaks. See teave peaks olema õige, kui teie hankijate loend on ajakohane ja olete õigesti kasutanud ripploendit Saatja, et vajaduse korral tuvastada alternatiivne saatmisaadress.

Sellegipoolest veenduge, et nendes kahes aadressiplokis kuvatud teave on õige. Kui teave pole õige, parandage see muidugi. Saate aadressiploki teavet redigeerida, valides vale teabe ja sisestades seejärel uuesti kõik, mida näidatakse.

Kirjeldage iga toodet, mida soovite tellida.

Saate kasutada akna Ostutellimuste loomine veerge, et kirjeldada üksikasjalikult iga üksust, mida soovite ostu osana tellida. Iga üksus läheb oma rida. Kauba kirjeldamiseks, mida soovite müüjalt osta, esitage järgmine teave.

• Üksus: veerus Üksus salvestate selle kauba kordumatu numbri, mida soovite osta. Pidage meeles, et üksused tuleb kirjete loendisse sisestada või neid kirjeldada. Peamine asi, mida kaubaloendi kohta teada saada, on see, et kõike, mida soovite arvel või ostutellimusel näidata, tuleb kaubafailis kirjeldada.

• Kirjeldus: veerus Kirjeldus kirjeldate valitud üksust. Saate redigeerida ka välja Kirjeldus, et see oleks klientidele või hankijatele mõistlik.

• Kogus: veerus Kogus määrab soovitud kauba koguse. Ilmselgelt sisestate sellele väljale soovitud üksuste arvu.

• Hind: veerus Hind määrab kauba ühikuhinna või ühikuhinna. Pange tähele, et QuickBooks kasutab selle veeru jaoks erinevaid silte, olenevalt teie seadistatud ettevõtte tüübist.

• Klient: veerus Klient identifitseeritakse klient, kelle jaoks kaupa ostetakse.

• Klass: veerus Klass liigitate ostutellimuse üksused pigem kauba kui ostutellimuse tasemele. Pange tähele, et te ei näe seda veergu, kui te pole kursuse jälgimist sisse lülitanud.

• Summa: veerus Summa kuvatakse kauba kogukulu. QuickBooks arvutab teie eest summa, korrutades koguse kursi (või hinnaga). Saate redigeerida veeru summat. Sel juhul kohandab QuickBooks määra (või hinda) nii, et kogus kordab määr alati summaga.

Sisestate iga kauba kirjelduse, mis tuleks ostutellimusele lisada. See tähendab näiteks, et kui soovite tellida müüjalt kuus toodet, peaks teie ostutellimus sisaldama kuut rida teavet.

Printige ostutellimus.

QuickBooksis ostutellimuse salvestamise eesmärk on luua ametlik ostukirje. Peaaegu alati soovite selle ostutellimuse müüjale edastada. Ostutellimus ütleb müüjale täpselt, mida soovite osta, ja hinna, mida olete nõus maksma.

Ostutellimuse printimiseks võite klõpsata nuppu Prindi. Ostutellimusi saate hiljem ka partiidena printida, kui märgite ostutellimuste loomisel märkeruudu Prindi hiljem (saadaval vahekaardil Peamine), salvestate kõik ostutellimused, mida soovite hiljem printida, ja seejärel valite Fail. → Prindi vormid → Ostutellimused käsk.

Salvestage ostutellimus.

Ostutellimuse salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja sulge või nuppu Salvesta ja uus. Kui klõpsate nuppu Salvesta ja uus, salvestab QuickBooks selle ostutellimuse ja kuvab uuesti akna Loo ostutellimused tühja versiooni, et saaksite salvestada uue ostutellimuse.

Ostutellimuse näpunäited ja nipid rakenduses QuickBooks 2019

Siin on veel mõned olulisemad tähelepanekud:

• Iga ost ei vääri ostutellimust. Kui te pole harjunud ostutellimustega töötama, on seda käepärast tööriista kasutama hakates lihtne liiale minna. Sellegipoolest pidage meeles, et mitte kõik ostud ei garanteeri ostutellimust (vt järgmist punkti).
• Kasutage ostude haldamiseks ostutellimusi. Tavaliselt kasutavad ettevõtted ostutellimusi ostude kontrollimiseks ja dokumenteerimiseks. Tegelikult pole paljude ostude puhul tegelikult ostutellimust vaja. Summad, mida olete nõustunud ostma ja mis on dokumenteeritud tüüplepingutega (nt telefoniettevõtte, gaasiettevõtte ja teie üürileandja arved), ei vaja ilmselgelt ostutellimusi. Lisaks ei vaja tagasihoidlikud ostud, näiteks kontoritarbed, sageli ostutellimusi. Teil on kindlasti vaja viisi nende kulutuste kontrollimiseks, kuid ostutellimused ei ole tõenäoliselt õige tee.
• Kaaluge muid täiendavaid juhtimisvahendeid. Sageli toimivad sama hästi ka muud eelarvekontrollid, nagu „järelevalve heakskiit” või lihtne eelarve.