Kuidas koostada QuickBooks 2021 krediidiarve

Kreeditarved võivad olla kasulikud viisid andmesisestuse vigade parandamiseks, mida te varem ei leidnud ega parandanud. Kreeditarved on ka käepärased viisid selliste asjade käsitlemiseks nagu klientide tagastamine ja tagasimaksed. Kui olete oma aja jooksul koostanud ühe või kaks arvet, märkate, et QuickBooksi kreeditarve koostamine on palju lihtsam kui vanamoodsate meetodite kasutamine.

Järgmistes sammudes kirjeldatakse, kuidas luua kõige keerulisem ja kaasavam kreeditarve: toote kreeditarve. Teenuse või professionaalse kreeditarve loomine toimib aga põhimõtteliselt samamoodi. Peate lihtsalt täitma vähem välju.

Toote kreeditarve loomiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Kliendid → Kreeditarvete/tagasimaksete loomine või klõpsake avalehe Kliendi jaotises ikooni Tagasimaksed ja krediidid, et kuvada aken Kreeditarvete/tagasimaksete loomine (nagu näidatud).

Kreeditarvete/tagasimaksete loomise aken

2. Tuvastage klient ja vajadusel töökoht Tellija: Töö rippmenüüs.

Kliendi või töö saate valida loendist, klõpsates sellel.

3. (Valikuline) Määrake kreeditarve klass.

Kui kasutate tehingute kategoriseerimiseks klasse, aktiveerige rippmenüü Klass ja valige kreeditarve jaoks sobiv klass.

4. Kuupäev kreeditarve (kuigi stabiilne jätkamine on valikuline).

Vajutage tabeldusklahvi, et liigutada kursor tekstiväljale Kuupäev. Seejärel sisestage õige kuupäev vormingus KK/PP/AAAA.

5. (Valikuline) Sisestage kreeditarve number.

QuickBooks soovitab kreeditarve numbrit, lisades 1 viimasele kasutatud kreeditarve numbrile. Võite nõustuda numbri või vahekaardiga tekstikastis Krediidinumber, et muuta see number, mida soovite.

6. Parandage vajadusel Kliendi aadress.

QuickBooks haarab klientide loendist arveldusaadressi. Kreeditarve aadressi saate muuta, asendades mõne osa tavalisest arveldusaadressist. Tavaliselt peaksite kreeditarve jaoks kasutama sama aadressi, mida kasutate algse arve või arvete jaoks.

7. (Valikuline... omamoodi) Sisestage ostutellimuse number.

Kui kreeditarve korrigeerib kliendi ostutellimuse kogujäägijääki, peaksite tõenäoliselt sisestama ostutellimuse numbri tekstiväljale PO nr.

Lugejatele, kes hoolivad, on minu selle soovituse loogika järgmine: kui esitasite oma kliendile arve ostutellimuse nr 1984 alusel 1000 dollarit, mis annab loa 1000-dollarise ostu jaoks, kasutasite ära kogu ostutellimuse – vähemalt vastavalt kliendi arveldusarvete ametnikule, kes töötleb. teie arveid. Kui veendute, et 1000-dollarine kreeditarve on seotud ostutellimusega nr 1984, vabastate sisuliselt 1000-dollarise ostusaldo, mis võib tähendada, et saate ostutellimust uuesti kasutada või sellele arveldada.

8. Kui klient tagastab kaubad, kirjeldage iga eset.

Liigutage kursor tekstikasti Kauba/Kirjeldus/Kogu/Määr/Summa/Maks esimesse reale. Kasti esimeses tühjas reas aktiveerige rippmenüü Üksus ja seejärel valige üksus. QuickBooks täidab kirjelduse ja hinna tekstikastid mis tahes müügikirjelduse ja müügihinnaga, mille sisestasite kaubaloendisse. (Saate seda teavet soovi korral muuta, kuid see pole vajalik.) Sisestage tekstiväljale Kogus kaupade arv, mille klient tagastab (või mille eest ei maksa). (Pärast selle numbri sisestamist arvutab QuickBooks summa, korrutades Qty määraga.) Sisestage kõik kliendi poolt tagastatavad kaubad, täites loendikasti tühjad read.

Laokaupade puhul eeldab QuickBooks, et kreeditarvestusel kuvatavad kaubad tagastatakse laoseisu. Kui müümata kaubad tagastatakse, soovite kohandada oma varude füüsilist arvu.

Nagu arvete puhul, saate kreeditarvesse lisada nii palju artikleid, kui soovite. Kui teil pole ühel lehel piisavalt ruumi, lisab QuickBooks kreeditarvele lehti, kuni olete lõpetanud. Kogu teave läheb loomulikult viimasele lehele.

9. Kirjeldage kõiki erilisi üksusi, mida kreeditarve peaks sisaldama.

Kui soovite kreeditarve väljastada muude algsel arvel olevate kaupade kohta – kaubavedu, allahindlused, muud tasud ja nii edasi – lisage iga kauba kirjeldus kaubaloendisse.

Nende üksuste kirjelduste lisamiseks aktiveerige järgmise tühja rea ​​rippmenüü Üksus ja seejärel valige spetsiaalne üksus. (Loendi aktiveerimiseks klõpsake väljal, et muuta see rippmenüüks, ja seejärel klõpsate menüüle juurdepääsuks välja allanoolt.) Pärast seda, kui QuickBooks on täitnud kirjelduse ja hinnangu tekstikastid, muutke seda teavet (vajadusel). Sisestage kõik kreeditarves kirjendatavad eriartiklid – vahesumma, allahindlus, kaubavedu ja nii edasi.

Kui soovite kaasata allahinnatud artiklit, peate kleepima kreeditarvesse vahesumma kauba pärast laoseisu või muid allahinnatud tooteid. Seejärel kleepige allahindlusartikkel vahetult vahesumma üksuse järele. Kui teete seda, arvutab QuickBooks allahindluse protsendina vahesummast.

10. (Valikuline) Lisage kliendi sõnum.

Aktiveerige rippmenüü Kliendisõnum ja valige nutikas kliendisõnum.

11. Täpsustage müügimaks.

Liigutage kursor loendikasti Maksud, aktiveerige rippmenüü ja seejärel valige õige käibemaks.

12. (Valikuline, kuid väga hea idee) Lisage memo.

Saate kasutada kreeditarvele memo kirjelduse lisamiseks tekstikasti Memo. Seda kirjeldust võite kasutada näiteks kreeditarve väljastamise põhjuste selgitamiseks ja näiteks algsele arvele või arvetele viitamiseks. Pange tähele, et välja Memo prinditakse kliendi väljavõttes.

13. Kui soovite selle kreeditarve printimist edasi lükata, märkige ruut Print Later (Prindi hiljem).

Soovin rääkimist sellest, mida teeb märkeruudu Prindi hiljem märkimine, kuni olen lõpetanud kreeditarve loomise arutelu. Arvete ja kreeditarvete printimise katvust käsitletakse hilisemas jaotises.

14. Salvestage kreeditarve.

Täidetud kreeditarve salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge. QuickBooks kuvab dialoogiboksi, mis küsib, mida soovite kreeditarvega teha: säilitada krediit, maksta tagasi või rakendada krediit arvele. Tehke oma valik, klõpsates nuppu, mis vastab sellele, mida soovite teha. Kui valite Rakenda arvele, küsib QuickBooks lisateavet. QuickBooks salvestab ekraanil oleva kreeditarve ja kui klõpsasite käsul Salvesta ja uus, kuvab tühja kreeditarvete/tagasimaksete loomise akna, et saaksite luua uue kreeditarve. (Pange tähele, et saate kreeditarvete kaudu edasi-tagasi sirvida, mille olete varem loonud, klõpsates nuppe Järgmine ja Eelmine.) Kui olete kreeditarvete loomise lõpetanud, võite klõpsata kreeditarve vormi nupul Sule.

Kui märgite, et soovite printida tagasimaksetšeki, kuvab QuickBooks akna Tšeki kirjutamine ja täidab tšeki automaatselt, sidudes selle memoga.