Kuidas kasutada QuickBooksi eelarvega haldamiseks

Kui olete oma eelarve QuickBooksis salvestanud, saate võrrelda oma tegelikke finantstulemusi eelarvestatud summadega, valides QuickBooksi kuvatavast alammenüüst Eelarved ja prognoosid käsud. Kui valite käsu Aruanded→Eelarved ja prognoosid, pakub QuickBooks mitmeid eelarvestamisaruandeid, mida kirjeldatakse järgmises loendis:

• Eelarve ülevaade: see aruanne võtab kokku teie eelarvestatud summad. Saate seda kasutada oma eelarve vaatamiseks ja vigade kontrollimiseks.

• Eelarve versus tegelik: see aruanne võimaldab teil võrrelda eelarvestatud kasumiaruande teavet tegeliku kasumiaruande teabega. Seetõttu võimaldab aruanne võrrelda oma eeldatavaid tulusid ja kulusid tegelike tulude ja kuludega.

• Kasumi ja kahjumi eelarve toimivus: see aruanne võimaldab teil võrrelda oma tegelikke sissetulekuid, kulusid ja kasumit eelarvestatud tulude, kulude ja kasumitega.

• Eelarve vs tegelik graafik: see graafik ei ole aruanne. See on diagramm, mis näitab eelarvestatud ja tegelikku teavet.

• Prognoosi ülevaade: see aruanne võtab QuickBooksi prognoosi kokku. Prognoos on põhimõtteliselt ennustus oma tulevaste tulude ja rahavoogude. Kasutate prognoose "mis siis, kui" planeerimiseks.

• Prognoos vs tegelik: selles aruandes võrreldakse prognoosi tegelikult juhtunuga.

Eelarvearuande teabe kasutamise viis on võtmetähtsusega – ja ühtlasi ka saladus, kuidas eelarve koostamise jõupingutustest kasu saada. Hästi koostatud terve mõistuse eelarvega saate otsida erinevusi oma eelarve ja tegelike finantstulemuste vahel.

Soovite kasutada oma eelarvet, et märgata olukordi, kus näiteks kuluartikkel on liiga madal, varade artikkel liiga suur või mõni tulunumber jääb ootustele alla. Erinevused oodatud ja tegelike tulemuste vahel näitavad ootamatuid tulemusi. Ootamatud tulemused viitavad sageli probleemidele. . . või võimalusi.

Mõelge järgmistele dispersiooninäidetele ja sellele, mida need kõrvalekalded võivad viidata:

• Kuu tulu on 50 000 dollari asemel 40 000 dollarit. Igakuine tulu, mis on oodatust 20 protsenti väiksem, võib viidata probleemidele teie tootega, müügipersonali probleemidele või probleemidele klientidega. Igal juhul, kui müük moodustab vaid 80 protsenti sellest, mida ootate, peate tõenäoliselt viivitamatult rakendama parandusmeetmeid.

• Varude saldod on kuu lõpus keskmiselt 50 000 dollarit, mitte 100 000 dollarit kuu lõpus. Oodatust madalam varude saldo võib olla hea või halb. Varude lõppsaldo, mis on pool oodatust, võib viidata sellele, et müüte tooteid oodatust palju kiiremini (ja seetõttu peaksite suurendama oma varude investeeringuid ja varude ostmist).

  Väike laovaruinvesteering võib aga tähendada ka seda, et te lihtsalt ei saa oma müüjatelt materjale nii kiiresti kätte, kui vajate, ja selle tulemusena on teil suur oht ebapiisava laoseisu tõttu müüki kaotada.

• Teadus- ja arenduskulud on 25 000 dollari asemel 50 000 dollarit aastas. Teadus- ja arenduskulud, mis on oodatust kaks korda suuremad, tunduvad olevat halvad. Kuidas saab olla hea kulutada kuludele kaks korda rohkem, kui ootate? Teadus- ja arenduskulude kahekordistamine võib aga olla hea, kui investeerite ootamatult mõnda paljutõotavasse uude tootesse, ideesse või tehnoloogiasse.

• Müük teatud klassi klientidele on 50 protsenti suurem. Oletame, et kasutasite klasse, et jälgida müüki klientidele riigis ja väljaspool riiki. Kui näete üsna ootamatult, et müük klientidele väljaspool riiki on 50 protsenti suurem kui ootate, võib see erinevus viidata võimalusele müüa veelgi rohkem väljaspool riiki.

  Võib-olla saavad väljaspool riiki olevad kliendid suurema pingutuse ja energiaga saada veelgi suuremaks osaks teie ettevõttest. Mõnikord tuvastavad erinevused võimalused, millest te muidu ilma jääksite.