Kuidas jagada QuickBooks 2020 faile

Olgu, siin on lahe pakkumine: QuickBooksis saate seadistada kasutajaõigused, mis võimaldavad teil määrata, kellel on juurdepääs teie QuickBooksi failide millistele aladele. Tegelikult saate oma QuickBooksi failiga töötada ka võrgus ja mitme kasutajaga keskkonnas, kasutades võimsat funktsiooni, mida nimetatakse kirje lukustamiseks.

Kui töötate võrgus ja soovite kasutada või lihtsalt soovite saada teavet QuickBooksi võrgufunktsioonide kohta, lugege seda artiklit. Kui olete ainus, kes QuickBooksi kasutab, võite selle artikli vahele jätta.

QuickBooksi faili jagamine võrgus

QuickBooksi mitme kasutaja võrgu võimekust toetavad kaks olulist funktsiooni: kasutajaload ja kirje lukustamine. Kasutajalubasid funktsioon annab mitu kasutajat on QuickBooks esitada unikaalne lubade seadeid juurdepääsu erinevate valdkondades QuickBooks. Kirje lukustamine, teine ​​funktsioon, võimaldab rohkem kui ühel inimesel samaaegselt QuickBooksi faili sisse logida ja sellega töötada.

Kasutaja õigused

QuickBooks võimaldab teil määrata kasutajaõigused, et saaksite anda erinevatele QuickBooksi kasutajatele erinevaid õigusi. Jane Owner võib teha kõike, mida ta tahab, sest metafooriliselt öeldes on ta Da Man. Joe Clerk võib aga olla võimeline sisestama ainult arveid. Võib-olla kahtlase otsustusvõime ja diskreetsusega alatu ametnik Joe ei pruugi olla võimeline vaatama ettevõtte kasumiaruannet, printima tšekke ega registreerima klientide makseid. See idee on praktilisel tasandil mõttekas, eks? Olukorras, kus hulk inimesi pääseb juurde QuickBooksi failile, soovite veenduda, et konfidentsiaalne teave jääb konfidentsiaalseks.

Samuti soovite veenduda, et inimesed ei saaks teie finantsdokumente tahtlikult ega tahtmatult rikkuda. Te ei taha, et keegi sisestaks valeandmeid (võib-olla sellepärast, et ta komistab mõnesse QuickBooksi programmi piirkonda, kus tal pole äri). Ja te ei taha, et keegi registreeriks pettuse teel tehinguid (nt võltsitud tšekke), et ta saaks sularahas käia.

Ma arvan, et kui mõtlete selle kasutajalubade asjade üle järele, saate aru, et "Hei, jah, see on mõistlik!" Nii et ma ei hakka sellest pikemalt rääkima. Lubage mul lõpetuseks välja tuua paar üldist tähelepanekut selle kohta, kuidas otsustate, millised kasutajaload on sobivad:

• Andmete konfidentsiaalsus: see probleem on tõenäoliselt kõige rohkem seotud teie juhtimisfilosoofiaga. Mida avatum olete asjade suhtes, seda vähem peate tõenäoliselt muretsema selle pärast, et inimesed kraami järele nuhivad. Tahan siiski märkida, et palgaarvestus on alati valus teema. Kui kõik teavad, mida kõigile teistele makstakse, tekivad huvitavad arutelud – aga te juba teadsite seda.
• Andmete rikkumine: andmete riknemise osas peate teadma, et inimesed järgivad tavaliselt kahte üldreeglit.
  • Ärge andke inimestele juurdepääsu tööriistadele, mida nad ei oska kasutada. See nõuab ainult probleeme.
  • Veenduge, et keegi ei saaks mõnes raamatupidamissüsteemi piirkonnas järelevalveta ringi närida – eriti kui see inimene arveldab või käsitleb sularaha.

Kui vähegi võimalik, kasutage sõbrasüsteemi, mille kohaselt inimesed teevad asju koos, nii et inimesed kontrollivad alati teiste inimeste tööd – isegi kui ainult kaudselt. Võib-olla registreerib Joe arve, kuid Jane lõikab arve maksmiseks alati tšeki ära. Võib-olla registreerib Raul klientide arveid, aga Chang saadab need välja. Võib-olla salvestab Saul sularaha laekumised, aga Beth deponeerib need. Näete mustrit, eks? Kui kaks inimest tegelevad konkreetse majandussündmusega – jällegi, eriti sellisega, mis hõlmab sularaha –, on tõesti hea mõte, et Joe ja Jane, Raul ja Chang ning Saul ja Beth vaatavad üksteisele üle õla.

Salvestuse lukustamine

Lihtsaim viis kirje lukustamise mõistmiseks on võrrelda seda teise lukustamise variandiga: failide lukustamisega. Enamik teisi programme kasutab failide lukustamist. Failide lukustaminetähendab, et kui ühel võrgus oleval inimesel on avatud näiteks tekstitöötlusdokument, ei saa keegi teine ​​võrgus seda dokumenti avada ja seejärel redigeerida. Teised võivad avada dokumendi koopia, mille nad saavad oma arvutisse salvestada, kuid nad ei saa originaaldokumenti redigeerida. Operatsioonisüsteem lukustab originaaldokumendi (faili), nii et failiga saab korraga lolli ajada ainult üks inimene. See lukustamine tagab andmete terviklikkuse ja inimeste poolt andmetes tehtavad muudatused. (Kui see terviklikkuse tagamise äri tundub veider, mõelge sellele, kui keeruline on tagada, et mõlema inimese muudatused jõuaksid tekstitöötlusdokumenti, mida mõlemad inimesed samaaegselt redigeerivad.)

Salvestuse lukustamine toimib erinevalt. Mis rekord kesklukustus, rohkem kui üks inimene võrgus saab avada ja redigeerida sama faili korraga, kuid ainult üks inimene võib töötada eraldi arvet.

Rekord on osa faili. Näiteks arvete failis, mille olete tarnijatele võlgu, on fail kogu arvete kogu. Üksikud arved on failis kirjed ja arvete faili saab avada rohkem kui üks inimene. Üksikud arved – faili moodustavad üksikud kirjed – aga lukustatakse, kui inimene kirje haarab.

See teave võib tunduda liiga palju segadust, kuid vahet faile ja kirjeid jooksul faili teebki jagamise faile võimalik. Näiteks kui Jane sisestab QuickBooksis faili Alpha Company ühe arve, saab Joe Beta Corporationi arvet redigeerida, kuna need kaks arvet on erinevad kirjed. Kirje lukustamise tõttu ei saa Jane aga lollitada Beta Corporationi seaduseelnõuga, mida Joe toimetab. Ja Joe – jällegi rekordi lukustamise tõttu – ei saa askeldada Alpha Company arve kallal, mille Jane sisestab.

Üldisemalt öeldes ei saa kaks inimest failis sama kirjet korraga redigeerida. Kirje lukustamine võimaldab töötajatel kasutada faili mitme kasutaja keskkonnas, kuna see võimaldab failiga töötada rohkem kui ühel inimesel.

QuickBooksi installimine võrgu kasutamiseks

Et installida QuickBooks võrgu kasutamise, peate esmalt installima QuickBooks kõik arvutid võrgus, et vaja juurdepääsu ja töö QuickBooks faili. See ülesanne ei ole keeruline. QuickBooksi failide jagamiseks ei pea te QuickBooksi mingil väljamõeldud viisil installima.

Peate ostma QuickBooksi koopia iga arvuti jaoks, mis programmi käivitab. Kui teil on kolm arvutit, milles soovite QuickBooksi kasutada, peate ostma kolm QuickBooksi koopiat. Või võite osta QuickBooksi spetsiaalse mitmekohalise litsentsiversiooni. Kui proovite installida ühte QuickBooksi koopiat (ühe võtmekoodiga) mitmesse arvutisse, ei luba QuickBooks kahel sama võtmekoodi kasutaval arvutil faili mitme kasutaja režiimis jagada.

Kui loote faili, mida soovite jagada, peate veenduma, et salvestate faili kohta, kus teised QuickBooksi kasutajad sellele juurde pääsevad. See tähendab, et peate võib-olla faili serverisse salvestama. Saate faili salvestada ka klientarvutisse seni, kuni määrate ühiskasutusõigused kas kaustale või draivile, kuhu QuickBooksi faili salvestate.

Veel üks oluline asi: kes QuickBooksi faili loob, saab automaatselt failiadministraatoriks. Faili administraator on juurdepääs kõigis fail ja loob muu faili kasutajad, nii et sa ei taha lihtsalt keegi, millega luuakse QuickBooks faili. Sellele töökohale sobib hästi kas ettevõtte omanik või raamatupidamisjuht. Igal juhul peaks faili seadistaja olema kontoris usaldusväärne püsiklient, kelle poole on lihtne saada mis tahes küsimuste või probleemide korral. Samuti peaks sellel inimesel ilmselt olema tugev raamatupidamise taust. Lisateavet leiate järgmisest jaotisest.

Kasutajaõiguste määramine

Saate QuickBooksi seadistamise ajal või hiljem öelda QuickBooksile, kes veel faili kasutab, ja määrata neile teistele inimestele õigused.

Kasutajaõigused Enterprise Solutionsis

Rakenduses Enterprise Solutions õiguste määramiseks toimige järgmiselt.

1. Öelge QuickBooksile, et soovite määrata kasutajaõigused.

Valige käsk Ettevõte→Kasutajad→Kasutajate ja rollide seadistamine. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutajad ja rollid (pole näidatud).

2. Märkige, et soovite seadistada uue kasutaja.

Klõpsake nuppu Uus, nii et QuickBooks kuvab dialoogiboksi Uus kasutaja (pole näidatud), kus on loetletud mitmesugused raamatupidamisrollid, mida QuickBooksi kasutaja võib täita. Need rollid annavad kasutajale võimaluse täita QuickBooksi programmiga asjakohaseid raamatupidamistoiminguid. Dialoogiboksi allosas olev Kirjelduskast võtab kokku ülesanded, mida teatud rollis osalejalt võidakse oodata.

3. Valige kirjeldatavale kasutajale kõige paremini sobiv roll ja seejärel klõpsake nuppu Lisa.

Muide, omanikel peaks olema täielik juurdepääs, et nad saaksid teha kõike, mida tahavad. Pange tähele, et saate anda kasutajale rohkem kui ühe rolli.

Kui soovite muuta olemasoleva kasutaja õigusi, valige kasutaja vahekaardilt Kasutajaloend ja seejärel klõpsake nuppu Redigeeri. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Redigeeri kasutaja (pole pildil), mis sarnaneb dialoogiboksiga Uus kasutaja ja võimaldab teil muuta kasutaja rolli või rolle.

4. Dialoogiboksi Kasutajad ja rollid naasmiseks klõpsake nuppu OK.

Saate üle vaadata konkreetse inimese või eelmääratletud rolli õigused (põhimõtteliselt QuickBooksi lubatavate võimaluste loend). Kasutajal olevate õiguste vaatamiseks valige dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaart Kasutajate loend, klõpsake nuppu Vaata õigusi, valige loendikastist kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Kuva. QuickBooks kuvab suure dialoogiboksi, mis määrab konkreetselt, mida kasutaja saab teha. Konkreetsel rollil olevate õiguste vaatamiseks valige dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaart Rollide loend, klõpsake nuppu Vaata õigusi, valige roll ja seejärel klõpsake nuppu Kuva.

Kasutajaõigused QuickBooks Pro ja Premieris

QuickBooks Pro või QuickBooks Premieri lubade määramiseks toimige järgmiselt.

1. Valige käsk Ettevõte→ Kasutajate ja paroolide seadistamine→ Kasutajate seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutajaloend (vt joonist).

Kasutajaloendi dialoogiboks

2. Klõpsake nuppu Lisa kasutaja.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine, mida kasutate uute kasutajate lisamiseks ja paroolide määramiseks.

Kasutaja parooli ja juurdepääsu dialoogiboks seadistamine

3. Sisestage selle täiendava isiku kasutajanimi ja parool, kellele soovite QuickBooksi faili kasutada; seejärel tippige parool uuesti tekstikasti Confirm Password.

Parooli uuesti sisestamine kinnitab, et sisestasite parooli esimesel korral õigesti.

Sellest hetkest alates, kui keegi avab QuickBooksi faili, küsib QuickBooks kasutajanime ja parooli. Seega, et teine ​​​​inimene saaks QuickBooksi failile juurde pääseda, peab ta sisestama teie määratud kasutajanime ja parooli.

4. Määrake kasutaja juurdepääs.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi, milles küsitakse, kas soovite, et inimesel oleks juurdepääs kõigile QuickBooksi faili aladele või ainult mõnele alale.

Kui määrate, et soovite anda juurdepääsu ainult mõnele piirkonnale – tõenäoliselt tavalisel juhul –, kuvab QuickBooks dialoogiboksi, mis võimaldavad teil igale alale õigusi määrata. Valite valikunupu Juurdepääsuta, et muuta teatud valdkonna (nt pangaasjade) piirangud kasutaja jaoks välja, valite valikunupu Kõik QuickBooksi alad, et anda kasutajale luba selles piirkonnas tehinguid ja aruandeid luua ja printida, või valikunuppu QuickBooksi valitud alad, et anda kasutajale osaline juurdepääs alale. Kui valite suvandi Valitud alad, peate määrama piiratud juurdepääsu, astudes läbi viisardi lehtede ja kirjeldades täpselt, millist juurdepääsu soovite kasutajale. Samuti saate määrata, kas teised rakendused (nt TurboTax) saavad QuickBooksi andmetele juurdepääsu.

Määrab, millistele aladele kasutaja pääseb juurde

5. Vaadake üle kasutaja juurdepääs.

Kui olete dialoogiboksis Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine lõpetanud, kuvab QuickBooks kasutaja lubade kokkuvõtte. Klõpsake nuppu Tagasi, kui peate naasma ja muutma piirkonna õigusi, või klõpsake nuppu Lõpeta, et näidata, et olete täpsustanud, mida konkreetne kasutaja saab teha. QuickBooks kuvab uuesti dialoogiboksi Kasutajaloend koos uue kasutajaga. Uue uue kasutaja lisamiseks klõpsake nuppu Lisa kasutaja, valitud kasutaja muutmiseks klõpsake nuppu Redigeeri kasutajat või dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake nuppu Sule.

Kasutaja saab sisse logida ja QuickBooksi faili avada mis tahes võrgus olevast arvutist seni, kuni arvutisse on installitud QuickBooks ja sellel on QuickBooksi failile võrgujuurdepääs. Kui inimene üritab avada piiratud ala või teha volitamata toimingut, kuvab QuickBooks teatekasti, mis näitab, et inimesel puuduvad toimingu tegemiseks vajalikud õigused.

Määramine ja töötamine mitme kasutaja režiimis

Et QuickBooksi failiga saaks korraga töötada rohkem kui üks inimene, peavad kasutajad töötama QuickBooksi failiga mitme kasutaja režiimis. Esimene inimene, kes faili avab, peab määrama mitme kasutaja režiimi, et teised saaksid faili avada. Mitmekasutaja režiimi määramiseks valige File–>Switch to Multiuser Mode. Võite öelda, et töötate mitme kasutaja režiimis, kuna QuickBooksi tiitliriba näitab seda. Kui teised inimesed avavad QuickBooksi faili, avaneb see automaatselt mitme kasutaja režiimis. Et teine ​​kasutaja saaks töötada ühe kasutaja režiimis, peavad teised kasutajad QuickBooksi faili sulgema ja kasutaja, kes soovib töötada ühe kasutaja režiimis, peab valima Fail–> Lülita ühe kasutaja režiimi.

QuickBooksi faili jagamine võrgu kaudu hõlmab paari nippi. Esiteks peate veenduma, et keegi, kes on ühe kasutaja režiimis, ei kasuta faili, mida soovite avada. Kui keegi kasutab faili ja proovite seda avada, kuvab QuickBooks teate, mis näitab, et keegi kasutab ettevõtte faili ühe kasutaja režiimis. Paluge inimesel lülituda mitme kasutaja režiimile ja seejärel klõpsake nuppu Proovi uuesti.

Niipea kui hakkate tehingut looma või redigeerima, lukustab QuickBooks tehingu. Nii ei saa keegi teine ​​tehingut muuta, kui te sellega töötate. Saate teada, kas tehing on redigeerimisrežiimis avatud, selle järgi, mida QuickBooks kuvab vormi ülaosas tiitliribal: Tehingu redigeerimine. Teised kasutajad saavad tehingu avada, kui te seda redigeerimisrežiimis redigeerite, kuid nad ei saa selles muudatusi teha enne, kui olete lõpetanud.

Kui proovite redigeerida tehingut, mis teie töökaaslasel Harrietil on redigeerimisrežiimis juba avatud, kuvab QuickBooks näiteks sõnumi, mis ütleb (ja siin, ma parafraseerin) Vabandage, Bubba. Harriet töötab selle tehinguga. Peate hiljem tagasi tulema.