Kuidas hoida QuickBooksi abil head raamatupidamiskontrolli

QuickBooks võimaldab mitut kasutajat. Paljud ettevõtted peavad pärast teatud suuruseks kasvamist toetama mitut kasutajat juurdepääsuga raamatupidamisteabele ja võimalusega mõnel juhul luua raamatupidamistehinguid. Kahjuks tekitavad mitmed raamatupidamissüsteemi kasutajad ettevõtte omanikule riski.

Omades ligipääsu raamatupidamissüsteemile, saavad kasutajad kas tahtmatult raamatupidamissüsteemi vigu sisse viia või paraku ettevõttelt tahtlikult välja petta. Nendel põhjustel on siin nimekiri mõnest QuickBooksi juhtimistehnikast, mida ettevõtte omanik või juht saab kasutada tahtmatute vigade ja varguse võimaluse minimeerimiseks.

• Võrrelge regulaarselt tegelikke varude loendeid laoarvestuse kirjetega. Varud vähenevad kahjuks. Inimesed — mõnikord töötajad, kuid sageli pseudokliendid, näiteks poevargad — varastavad inventari. Seetõttu on üks asi, mida peate tegema nii varude kadude minimeerimiseks kui ka täpsete raamatupidamisdokumentide säilitamiseks, võrrelda regulaarselt oma varude füüsilisi loendeid raamatupidamisdokumentides näidatud andmetega.

  See lähenemisviis kõige väärtuslikumate ja lihtsamini varastatavate esemete sagedasele loendamisele saavutab kaks asja:

  • Varude kokkutõmbumine tuvastatakse kiiresti.

  • Ettevõtte omanik saab varude kahanemist minimeerida, määrates kindlaks varude tüübi, mida kõige sagedamini varastatakse või isegi siis, kui varusid kõige sagedamini varastatakse.

• Pangakontode vastavusse viimine. Üks asi, mida ettevõtete omanikud peaksid tegema, on oma pangakontode vastavusse viimine. Sageli juhtub töötajate vargus raamatupidamistöötajate poolt, kui töötajad mõtlevad välja, kuidas kirjutada ettevõtte pangakontole tšekke, mida omanik ei näe. Üks kindel viis fiktiivse ja pettusega tehingu leidmiseks on lasta omanikul pangakonto väljavõte vastavusse viia.

  Kui omanik viib pangaväljavõtte vastavusse, saab ta võrrelda panga raamatupidamisarvestust konto kohta ettevõtte QuickBooksi raamatupidamisdokumentidega. Kõik ilmsed lahknevused saab parandada, mis tähendab, et QuickBooksi raamatupidamiskirjed on täpsemad. Lisaks ilmnevad kõik ebaühtlased ja kahtlased tehingud, kui ettevõtte omanik vaatab tšekke tähelepanelikult.

• Võimalusel eraldage raamatupidamine füüsilisest vahi alt. Väikeettevõttes on raske alati eraldada mõne tegevuse arvestust selle tegevuse füüsilisest hooldusest või füüsilisest vastutusest. Näiteks on raske eraldada varude arvestust füüsilisest hoidmisest või juurdepääsust sellele varule.

• Koolitage töötajaid QuickBooksi kasutama. Kui teil on mis tahes suurusega ettevõte, peaksite töötajaid QuickBooksi kasutama kahel peamisel põhjusel.

  • Keegi, kes teab, kuidas QuickBooksi kasutada, teeb väiksema tõenäosusega tahtmatuid vigu.

  • Korralikud raamatupidamisdokumendid maskeerivad töötajate vargusi.

• Sulgege oma QuickBooksi fail. Kui läbite raamatupidamise põhimõtete kursuse, avastate, et sulgemine tähendab raamatupidamisprotseduuride kogumit, mida keegi teeb tulude ja kulude kontode nullimiseks, et alates uuest aastast saaks tulusid ja kulusid hõlpsasti arvutada. QuickBooksis tähendab sulgemine midagi muud.

  Kuid soovite siiski sulgeda QuickBooksi faili, et säilitada oma andmete terviklikkus. Tee nii: Valige käsk Redigeeri→Eelistused, valige Raamatupidamine, valige vahekaart Ettevõtte eelistused ja seejärel klõpsake nuppu Sulgemiskuupäev Määra kuupäev/parool. Kui QuickBooks küsib, määrake sulgemiskuupäev ja parool.

  Pärast selle teabe esitamist keelab või piirab QuickBooks kasutajatel tehinguid muuta või sisestada enne sulgemiskuupäeva. (Ainult parooli omavad inimesed saavad teha muudatusi või sisestada tehinguid, mille kuupäev on lõppkuupäevast varasem.)

• Hallake oma QuickBooksi raamatupidamissüsteemi. Paljud ettevõtete omanikud ei pea raamatupidamissüsteemi midagi enamat kui vahendit arvete, palgatšekkide ja iga-aastase maksudeklaratsiooni jaoks vajaliku teabe koostamiseks. Kahjuks tähendab see kauge seos raamatupidamissüsteemiga seda, et ettevõtete omanikud ei tunne sageli vajadust raamatupidamissüsteemiga toimuvat aktiivselt hallata.

  Raamatupidamissüsteem peaks olema tööriist, mida saate oma ettevõtte paremaks juhtimiseks kasutada. Ja see võib nii olla. Kuid kui see on tööriist teie ettevõtte paremaks juhtimiseks, peate süsteemi haldama.

  Saate üsna hõlpsalt veenduda, et inimesed teevad seda, mida nad peaksid tegema, luues mõned lihtsad kontrollnimekirjad.

Igakuise raamatupidamise ülesandeloendi näidis

Raamatupidamise aastaülesannete loetelu näidis