Kuidas hoida QuickBooks 2011 abil head raamatupidamiskontrolli

Paljud ettevõtted peavad pärast teatud suuruseks kasvamist toetama mitut QuickBooksi kasutajat, kellel on juurdepääs raamatupidamisteabele ja võimalus mõnel juhul luua raamatupidamistehinguid. Kahjuks tekitab mitme raamatupidamissüsteemi kasutaja omamine ettevõtte omanikule riski.

Omades juurdepääsu QuickBooksile, saavad kasutajad kas tahtmatult raamatupidamissüsteemi vigu sisestada või kahjuks ettevõtte tahtlikult petta. Siin on nimekiri mõnest QuickBooksi juhtimistehnikast, mida ettevõtte omanik või juht saab kasutada tahtmatute vigade ja varguse võimaluse minimeerimiseks.

• Võrrelge regulaarselt tegelikke varude loendeid laoarvestuse kirjetega. Selle lähenemisviisiga saavutatakse kaks asja:

  • Varude kokkutõmbumine tuvastatakse kiiresti.

  • Ettevõtte omanik saab varude kahanemist minimeerida, määrates kindlaks varude tüübi, mida kõige sagedamini varastatakse või isegi siis, kui varusid kõige sagedamini varastatakse.

• Pangakontode vastavusse viimine. Üks asi, mida ettevõtete omanikud peaksid tegema, on oma pangakontode vastavusse viimine. Sageli juhtub töötajate vargus raamatupidamistöötajate poolt, kui töötajad mõtlevad välja, kuidas kirjutada ettevõtte pangakontole tšekke, mida omanik ei näe. Kui omanik viib pangaväljavõtte vastavusse, saab ta võrrelda panga raamatupidamisarvestust konto kohta ettevõtte QuickBooksi raamatupidamisdokumentidega.

• Võimalusel eraldage raamatupidamine füüsilisest vahi alt. Väikeettevõttes on raske alati eraldada mõne tegevuse arvestust selle tegevuse füüsilisest hooldusest või füüsilisest vastutusest. Kõikjal, kus saate füüsilise hooldusõiguse raamatupidamisest eraldada, toimub sisseehitatud veakontroll. Raamatupidamist pidav isik kontrollib kaudselt füüsiliste hoidjate poolt vara eest hoolitsemist. Võite küsida oma CPA-lt abi, et leida viise, kuidas eraldada varade füüsiline hoidmine raamatupidamis- ja raamatupidamiskohustustest.

• Koolitage töötajaid QuickBooksi kasutamiseks. Kui teil on mis tahes suurusega ettevõte, peaksite koolitama töötajaid QuickBooksi kasutama kahel peamisel põhjusel.

  • Keegi, kes teab, kuidas QuickBooksi kasutada, teeb väiksema tõenäosusega tahtmatuid vigu.

  • Korralikud raamatupidamisdokumendid maskeerivad töötajate vargusi. Koolitus ei tähenda ainult täpsemaid raamatupidamisdokumente, vaid ka seda, et teil on vähem tõenäoline, et teil on vargusi või omastamist soodustav keskkond.

• Hallake oma QuickBooksi raamatupidamissüsteemi. Raamatupidamissüsteem peaks olema tööriist, mida saate oma ettevõtte paremaks juhtimiseks kasutada. Süsteemi toimimiseks peate seda süsteemi haldama. Saate üsna hõlpsalt veenduda, et inimesed teevad seda, mida nad peaksid tegema, luues mõned lihtsad kontrollnimekirjad. Nendest saad lähtuda oma nimekirja koostamisel asjadest, mida raamatupidaja või büroojuht peab iga kuu või aasta lõpus tegema.

Igakuise raamatupidamise ülesandeloendi näidis

• Andmed varundati ja teisaldati väljaspool asukohta

• Pangakontod vastavusse viidud

• Kõik arved, kreeditarved, väljavõtted välja

• Kõik pingelised kontod on puhastatud

• Finantsaruanded esitatud

• Teatatud erandid (nt maksetähtaega ületanud arved, arved, ostutellimused, laos olevad kaubaartiklid)

Raamatupidamise aastaülesannete loetelu näidis

• Reguleerige proovibilanssi

• Põletage aastalõpunumbritega CD püsivaks salvestuseks

• Kaaluge andmefailide puhastamist, kui need on suured

• Lõpetage aasta, kui see tõesti tehtud