Kuidas hallata oma praktikat QuickBooksi veebiraamatupidajas

Enne kui hakkate kasutama QuickBooks Online Accountant (QBOA) tööriistu, mis on saadaval kliendi QBO-ettevõttes töötamise ajal, vaadake navigeerimispaanil töölehte, mis toimib praktikahaldustööriistana. Sellise tööriista olemasolu QBOA-s võimaldab teil praktikahalduse tsentraliseerida, kuna kõigil teie ettevõtte meeskonnaliikmetel on juurdepääs QBOA lehele Töö.

Oluline on mõista, et teie kliendid ei näe töölehte – see on saadaval ainult QBOA-s, seega näete töölehte ainult teie ja teie meeskonnaliikmed. Lisaks on teave, mida iga meeskonnaliige lehel Töö näeb, ainult tema klientide kohta – neile, kellele teie meeskonnaliikmel on juurdepääs.

Tööleht võimaldab teil jälgida, mis peab juhtuma nii teie klientide kui ka teie ettevõtte jaoks. Ja kuigi lehel Töö kasutatud terminoloogia viitab projektidele, pidage meeles, et need projektid on täiesti erinevad projektidest, mida teie kliendid saavad QBO-s luua.

Võrguvaade QBOA-s

Kui klõpsate navigeerimisribal nuppu Töö, kuvab QBOA lehe vaikeruudustikuvaate. Ruudustik kuvab ülesandekaardid, mis on jaotatud kuupäevavahemikesse (tähtaeg täna, sel nädalal, järgmisel nädalal ja järgmise 30 päeva jooksul).

QBOA töölehe ruudustikvaade.

Iga projekti ülesandekaart identifitseerib kliendi, kelle jaoks tööd tuleb teha (või teie ettevõtte, kui projekt pole kliendi jaoks), ja projekti nime. Igalt ülesandekaardilt leiate ainulaadselt ülesande nime.

Saate juhtida osa sellest, mida näete lehe Töö ruudustikvaates. Näiteks saate lehe filtreerida, et kuvada teave kõigi klientide, teie ettevõtte, konkreetsete klientide või konkreetsete meeskonnaliikmete kohta. Tööfunktsioon kasutab ka klientide QBO ettevõtete andmeid, et kuvada automaatselt tähtaegu, millest peate kinni pidama, ja asju, mida peate tegema, nagu palgaarvestuse tähtajad ja seotud pangatehingute vastavusse viimine. Kui te ei soovi seda automaatselt loodud teavet näha, võite klõpsata liuguril QuickBooksist.

Praegu pakub tööfunktsioon automaatselt ainult QBO-ga seotud toiminguid; tööfunktsioon ei loo ühendust teiste toodetega, nagu ProConnect Tax Online.

Kuna ruudustikuvaade korraldab ülesanded tähtpäevade järgi, ei näe te ülesannete vahel mingit visuaalset seost. see tähendab, et ülesandeid omavahel ühendavaid jooni ei kuvata, kuna ruudustikuvaade ei ole vooskeem.

Ruudustik pole lehel Töö ainuke saadaolev vaade; Loendivaate ja kalendrivaate kohta saate lugeda hiljem selles peatükis pärast seda, kui olen arutanud projektide ja ülesannete loomist.

Kuidas luua projekte ja ülesandeid

Kliendipäringute loomiseks saate kasutada lehte Töö. Praktikahalduse osas kasutate töölehte projektide loomiseks , mis tähistavad tegemata jätmist. Jagate iga projekti ülesanneteks, mis on projekti alamhulgad, mis annavad üksikasjalikumalt selle kohta, mida on vaja projekti lõpuleviimiseks teha. Saate luua ülesandeid projekti osana, kuid saate määrata sama projekti erinevatele ülesannetele erinevad meeskonnaliikmed. Projektid on tavaliselt üldised asjad, mille peate kindlaksmääratud tähtajaks ellu viima, ja ülesanded kirjeldavad konkreetseid asju, mida peate projekti lõpuleviimiseks tegema.

Projekti loomisel määrate projektile tähtaja ja igale projekti ülesandele tähtpäevad. Saate tuvastada kliendi, kellega projekt on seotud, ja meeskonnaliikme, kes vastutab projekti eest. Või võite määrata, et projekt on siseprojekt, mis mõjutab teie ettevõtet, kuid mitte ühtegi teie klienti.

QBOA sisaldab projektimalle, mis aitavad teil kiiresti luua sageli vajalikke projekte, nagu igakuine raamatupidamine või kliendi sisseelamine. Kui kasutate ühte neist mallidest, loob QBOA mitte ainult projekti, vaid ka kõik projektiga seotud ülesanded. Seejärel saate projekti vastavalt vajadusele redigeerida.

Projekti loomine

Et seda teavet oleks võimalikult lihtne jälgida, loome projektid ülesannete loomisest eraldi – kuigi saate projekte luues ülesandeid luua ja tõenäoliselt ka saate. Projekti loomiseks toimige järgmiselt.

1 . Klõpsake navigeerimispaanil nuppu Töö.

QBOA kuvab teie ettevõtte töölehe.

2 . Klõpsake lehe paremas ülanurgas nuppu Loo projekt.

QBOA avab lehe paremas servas paneeli, mida kasutate projekti loomiseks.

Projekti loomine malli abil.

3 . Kui teie projekt kuulub ühte eelmääratletud mallikategooriatest kahenädalase palgaarvestuse, kliendisisese, igakuise raamatupidamise või aastamaksude alla, valige mall loendikastist Projekti mall.

QBOA lisab projekti malliga seotud ülesanded projekti, määrates igale ülesandele tähtpäevaks "homne".

4 . Sisestage projekti nimi.

Kui valisite projektimalli, täidab QBOA projekti nime kasutades projekti malli nime.

5 . Valige loendikastist Firma või klient QBO klient, kellega projekt on seotud.

Kui projekt puudutab ainult teie ettevõtet ja mitte ühtegi klienti, valige Minu ettevõte.

6 . Määrake projekti tähtaeg.

Projektile seatud tähtaeg on piirang; kui lisate projekti ülesandeid, ei saa te määrata tähtaegu ülesannetele, mis tekivad pärast projekti lõppu.

7 . Määrake projekt ühele oma meeskonnaliikmetest, kasutades loendiboksi Määratud.

Soovi korral saate lisada projekti üksikasju.

Mõnda projekti, nagu pangaväljavõtte vastavusse viimine, tuleb regulaarselt korrata; nende projektide puhul klõpsake liugurit Korda, et määrata ajakava, mida QBOA peaks projekti kordamiseks kasutama.

Töö ülesannetega

Nüüd, kui olete projekti loonud, saate projekti ülesannetega töötada. Sa saad

• Lisage ja kustutage ülesandeid,
• Muutke QBOA ülesannetele määratud tähtaegu ja
• Korraldage projekti ülesannete järjekord ümber.

1 . Lisage projektile ülesanne, klõpsates ülesannete loendi allosas nuppu Lisa ülesanne.

QBOA kuvab ülesande teabe vormi (vt järgmist joonist).

Sisestage ülesande nimi ja tähtaeg ning määrake see ettevõtte meeskonnaliikmele.

2 . Esitage ülesande nimi, tähtaeg, meeskonnaliige, kellele soovite ülesande määrata, ja kõik ülesandega seotud asjakohased üksikasjad, näiteks ülesande täitmiseks kasutatud QBO-käsud.

Loodavate ülesannete arv ei ole piiratud.

3 . Mõne muu ülesandega töötamiseks ahendage see, millega praegu töötate, klõpsates ülesandekaardi paremas alanurgas käsul Ahenda.

Te ei salvesta üksikuid ülesandeid; selle asemel salvestate projekti, mis salvestab ülesande teabe.

4 . Ülesande kustutamiseks või selle teabe muutmiseks klõpsake ülesandel.

QBOA kuvab ülesande üksikasjad.

Klõpsake ülesandel, et seda muuta või kustutada, või lohistage see ümber järjestamiseks.

• Ülesande muutmiseks sisestage lihtsalt uus teave.
• Ülesande kustutamiseks klõpsake lingil Eemalda.

5 . Ülesande asukoha muutmiseks projektis ahendage see ja lohistage ülesande paremas servas olevat ruudu sümbolit üles või alla.

Näete sümbolit, mille lohistate ülesande ümberjärjestamiseks.

6 . Projekti ja selle ülesannete salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta.

QBOA kuvab uuesti lehe Töö ning sellel kuvatakse teie uued projektid ja ülesanded.

Kuidas värskendada ülesande olekut QBOA-s

Ülesande edenedes saate selle olekut värskendada otse lehe Töö ruudustikuvaates. Selle oleku muutmiseks klõpsake ülesande kaardil allanoolt.

Kasutage saadaolevate olekute loendi kuvamiseks ülesande või projekti kaardil olevat allanoolt.

Ülesanded võivad olla olekuga To Do, Progress, Blokeeritud või Valmis. Kasutate olekut Blokeeritud, kui miski takistab teil ülesande täitmist.

Kuidas muuta ja kustutada projekti teavet

Saate redigeerida mis tahes projekte või ülesandeid, välja arvatud need, mis on loodud QBO ettevõttes automaatselt – saate neid automaatselt loodud ülesandeid peita või kuvada ainult QuickBooksi liuguri abil.

Olenemata lehel Töö kuvatavast vaatest klõpsake mis tahes loodud projekti või ülesande redigeerimiseks projekti mis tahes ülesandel. Seejärel avab QBOA ekraani paremas servas paneeli Redigeeri projekti ja kuvab klõpsatud ülesande teabe.

Saate muuta projekti teavet, muutes paneeli Redigeeri projekti ülemist osa. Projekti redigeerimise paneelilt saate kustutada mis tahes projekti, klõpsates paneeli vasakus alanurgas prügikasti ikooni (vt järgmist joonist).

Kustutage või kopeerige projekt või looge sellest mall.

Paljud teie loodud projektid on üksteisega sarnased, seega säästke natuke tööd ja dubleerige uus projekt olemasolevast projektist. Samuti saate järgmiste sarnaste projektide jaoks malli loomiseks kasutada olemasolevat projekti. Paneelil Redigeeri projekti dubleerige projekt, klõpsates nuppu Dubleeri. Projektist malli loomiseks klõpsake nuppu Loo mall.

Kuigi saate projekti ja ülesande teavet redigeerida, ei saa te muuta projekti ülesandeks ega ülesannet projektiks.

Projekti redigeerimise paneeli sulgemiseks klõpsake paneeli paremas ülanurgas olevat X-i.

Kuidas töötada loendivaates

Töölehe ruudustikuvaade on piiratud kuvatavusega, kuna kaardid võtavad ekraanist üsna väikese osa. Saate vaadata oma projekte ja ülesandeid loendivaates, nagu siin näidatud, klõpsates lehe Töö paremas ülanurgas nuppu Loendivaade (nupu Loo projekt all).

Leht Töö loendivaates.

Sellest vaatest on teile saadaval täiendavad filtrid. Lisaks kliendi, meeskonnaliikme ja töötüübi (projekt, ülesanne või klienditaotlus) filtreerimisele saate filtreerida ka oleku järgi ja määrata teile huvipakkuva kuupäevavahemiku. Ja saate endiselt redigeerida mis tahes projekti või ülesannet; varem näidatud projekti redigeerimise paneeli kuvamiseks klõpsake lihtsalt projekti või ülesande real suvalist kohta.

Kuidas töötada kalendrivaates

Kalendrivaates kuvatakse mis tahes valitud kuupäeval tasumisele kuuluvad ülesanded. Kalendris näete igal kuupäeval tasumisele kuuluvate ülesannete arvu. Kui klõpsate kuupäeval, kasutab QBOA kalendrivaate paremat poolt, et kuvada sellel kuupäeval tähtaegu.

Kalendrivaade esitab projekti ülesanded tähtpäevade järgi.

Suhtle meeskonnaliikmetega tööteemadel

Riskides öelda välja ilmselge, on suhtlemine meeskonnakeskkonnas töötades ülimalt oluline. QBOA võimaldab teil saata e-posti teel teatisi mitmesuguste toimingute kohta, mis on seotud lehel Töö kuvatavate projektide ja ülesannetega. Teatiste määramiseks, mida QBOA oma meeskonnale saadab, klõpsake lehe Töö ülaosas linki Teatised, et kuvada dialoogiboksi Ettevõtte sätted vahekaart Teatised.

Seadistage meeskonnaliikmetele tööga seotud meiliteatised.

Klõpsake jaotise E-posti paremas ülanurgas oleval pliiatsil, et lülitada sisse ja välja meiliteatised erinevate lehel Töö tehtavate toimingute kohta. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja seejärel QBOA-sse naasmiseks nuppu Valmis.

Iga meeskonnaliige kontrollib, milliseid teateid ta saab. Vaikimisi saab iga meeskonnaliige vaikimisi märguandeid uute ülesannete ja tähtaegade kohta, kuid ülejäänud märguannete seadistamiseks peab iga meeskonnaliige sisse logima oma isiklikule QBOA kontole ja muutma neid sätteid.

Kui teie organisatsioon kasutab Slacki, koostöötööriista, mis aitab teie meeskonnal ühendust luua, saate Slacki integreerida QBOA-ga. Lisage rakendus QBOA-sse, klõpsates lehel Töö nuppu Ühenda kohe. Kui peitsite varem Slacki reklaami, klõpsake dialoogiboksi Ettevõtte sätted vahekaardil Teavitused nuppu Ühenda töö Slackiga.

Slack pakub tasuta versiooni, mis sobib väikestele meeskondadele, kes soovivad Slacki proovida; tasuta versioonil on mõned piirangud. Slack pakub ka kahte tasulist versiooni: Standard ja Plus; nende versioonide maksumus sõltub aktiivsete Slacki kasutajate arvust kuus.