Kuidas aruandeid QuickBooks 2016-s redigeerida ja ümber korraldada

Võib-olla olete märganud, et kui QuickBooks kuvab aruande dokumendi akna, kuvab see ka rida nuppe: Kohanda aruannet, Kommenteeri aruannet, Jaga malli, Jäta meelde, Prindi, E-post, Excel jne. Selle tööriistariba all on mõned rippmenüüd, mis on seotud kuupäevadega, ripploend nimega Veerud ja ripploend Sorteerimisalus. (Kõik need loendid pole saadaval igas aruandedokumendi aknas.)

Te ei pea nende nuppude ja loendite pärast muretsema. Lugege järgnev arutelu läbi ainult siis, kui tunnete end mugavalt, lõdvestunult ja tõeliselt pehme, eks?

Muutmine

Kui klõpsate nuppu Kohanda aruannet, kuvab QuickBooks dialoogiboksi aruande muutmine. Selles dialoogiboksis saate muuta aruandes kuvatavat teavet ja teabe paigutuse viisi (vahekaart Kuva); aruande koostamiseks kasutatud andmed (vahekaart Filtrid); päise ja jaluse teave (ennustavalt vahekaart Päis/jalus); ning aruandes kasutatud trükitüüp ja suurus (vahekaart Fondid ja numbrid).

Dialoogiboks Muuda aruannet.

Aruande kommenteerimine

Saate aruandele lisada märkusi kommentaaridega (QuickBooks 2015 uus funktsioon). Selleks klõpsake nuppu Kommenteeri aruannet. Kui QuickBooks kuvab aruandeakna allosas kommentaaride paneeli, klõpsake selle teatatud väärtuse kõrval olevat nuppu, mida soovite kommenteerida, ja seejärel märkuste sisestamiseks paneelil Kommentaarid.

Kommentaaride salvestamiseks klõpsake kommentaaride paneelil nuppu Salvesta. Aruande ja kõigi lisatud kommentaaride salvestamiseks klõpsake aruandeakna vasakus ülanurgas nuppu Salvesta. Nendele salvestatud aruannetele hiljem juurde pääsemiseks valige Aruanded → Kommenteeritud aruanded. Pange tähele, et saate ka printida ja meilida kommentaaridega aruande, kasutades nuppe Prindi ja E-post, mis kuvatakse aruandeakna vasakus ülanurgas.

Aruande aken koos kommentaaride paneeliga.

Mallide jagamine

Kui töötate mitme kasutajaga QuickBooksi keskkonnas ja loote kohandatud aruande, saate seda aruannet teiste kasutajatega jagada. Selleks klõpsake nuppu Jaga malli. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Jagamall, andke jagatud aruandele nimi ja kirjeldage tekstiväljade Aruande pealkiri ja Kirjeldus abil. Seejärel klõpsake nuppu Jaga.

Meeldejätmine

Kui mängite ülejäänud nuppudega ringi, saate salvestada kõik loodud kohandatud aruande spetsifikatsioonid. Klõpsake lihtsalt nuppu Jäta meelde. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Aruande meeldejätmine, mis lihtsalt palub teil anda kohandatud aruandele nimi ja määrata meeldejäetud aruanne aruanderühmale.

Kui olete kohandatud aruandele nime andnud ja määranud, kuvab QuickBooks selle alati, kui valite Aruanded → Meeldejäetud aruanded ja seejärel klõpsate aruanderühma. Meeldejäetud aruannetele pääsete juurde ka aruandekeskuse ekraani ülaosast. Kui soovite oma eriaruannet kasutada, peate vaid valima selle loendist ja klõpsama nuppu Teata.

QuickBooks jätab koos aruandega meelde prindisuuna, nii et kui prindisuund ei ole selline, nagu soovite, peaksite seda esmalt muutma, valides Fail → Printeri seadistus. Valige suund, mida soovite meelde jätta, klõpsake nuppu OK ja seejärel jäta aruanne meelde.

Meili saatmine

Kui klõpsate nuppu E-post, kuvab QuickBooks käskude ripploendi, mis võimaldab teil saata kellelegi teisele meili teel Exceli töövihiku või aruande PDF-versiooni. Kui valite ühe käsu, mis ütleb, et soovite aruande meiliga saata, sõltub QuickBooksi tegevus sellest, kas QuickBooks näeb, et teil on meiliprogramm juba seadistatud ja installitud.

Kui QuickBooks sellist programmi ei näe, kuvab QuickBooks dialoogiboksi E-posti teabe redigeerimine. Kui QuickBooks sellist programmi näeb, käivitab QuickBooks meiliprogrammi ja lisab aruande uue sõnumi manusena.

Eksportimine

Kui klõpsate Exceli nuppu ja valite rippmenüüst valiku Loo uus tööleht, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Aruande saatmine Excelisse. Selle dialoogiboksi abil saate luua Exceli aruande, mis sisaldab sama teavet, mis aruandes näidatud. Valige raadionupp Loo uus tööleht, et luua uus Exceli töövihik aruande teabega ja raadionupp Uuenda olemasolevat töölehte, et lisada aruanne olemasolevasse Exceli töövihikusse.

Dialoogiboks Aruande saatmine Excelisse.

Samuti saate väljamõeldud olla, kui ekspordite komadega eraldatud väärtuste (CSV) faili (neid faile saab avada teiste elektrooniliste tabeliprogrammide ja andmebaasiprogrammidega) konkreetsesse Exceli töövihiku faili ja klõpsates nuppu Täpsemalt, et kuvada teine ​​dialoogiboks. mis võimaldab teil kontrollida eksporditud teabe vormindamist.

Sõbralik ettepanek ehk? Katsetage julgelt kõigi spetsiaalsete ekspordivõimalustega. Pidage lihtsalt meeles, et pärast QuickBooksi aruande uude tühja Exceli töövihikusse eksportimist saate seal teha ka kõike seda uhket tantsulist asja – erivormingut ja nii edasi.

Teised nupud ja karbid

Kui soovite näha, kuidas päise peitmine, ahendamine ja kuupäevad toimivad, nuudlege lihtsalt ringi. Sa ei saa midagi haiget teha.

Kui muudate aruande kuupäevi, klõpsake aruande värskendamiseks nuppu Värskenda. Aruannete värskendussuvandite määramiseks valige Redigeerimine → Eelistused. Seejärel klõpsake vasakpoolses loendis ikooni Aruanded ja graafikud ja vajadusel klõpsake vahekaarti Minu eelistused. Klõpsake ühte suvanditest Aruanded ja graafikud ja seejärel klõpsake nuppu OK.