Krediitkaarditehingud rakenduses QuickBooks 2021

QuickBooksi abil saate oma ettevõtte krediitkaarte jälgida samamoodi, nagu kasutate seda tšekiraamatu pidamiseks. Protsess on peaaegu sama, mõne kortsuga.

Muide, kuigi see artikkel räägib tõesti teie krediitkaartidelt raha võtmisest, räägime ka sellest, kuidas lahendada teie klientide krediitkaartidega maksmise keerulist probleemi.

Kuidas jälgida ettevõtte krediitkaarte rakenduses QuickBooks 2021

Kui soovite QuickBooksi abil krediitkaardikulusid ja saldosid jälgida, peate seadistama krediitkaardikonto – kui te pole seda QuickBooksi seadistuses veel teinud. (Võrdluseks, kasutate pangakontosid selliste asjade jälgimiseks nagu tšeki-, säästu- või väikerahakontole ja sealt välja voolav raha.)

Krediitkaardi konto seadistamine

Krediitkaardikonto seadistamiseks järgige ligikaudu samu samme, mida kasutate pangakonto seadistamisel:

1. Valige Loendid→ Kontoplaan.

Või klõpsake avakuval kontoplaani ikooni. QuickBooks kuvab kontoplaani akna, nagu näidatud.

Kontoplaani aken

2. Klõpsake kontoplaani akna vasakus alanurgas nuppu Konto ja seejärel valige rippmenüüst Uus.

QuickBooks kuvab esimese uue konto lisamise akna, mis kuvab lihtsalt valikute nuppude loendi, mis vastavad QuickBooksi lubatud erinevat tüüpi kontodele.

3. Valige suvand Krediitkaart.

Krediitkaardi valimine annab QuickBooksile teada, et soovite luua krediitkaardikonto. Olen kindel, et olete üllatunud. Klõpsake nuppu Jätka. QuickBooks kuvab teise uue konto lisamise akna, nagu näidatud.

Teine aken Lisa uus konto

4. Tippige konto nimi tekstiväljale Konto nimi.

Miks mitte seda õigesti teha? Liigutage kursor tekstiväljale Konto nimi ja sisestage seejärel oma krediitkaardi nimi.

5. Sisestage krediitkaardi kontole kaardi number. Nr tekstikast.

Kui loote üldise krediitkaardikonto rohkem kui ühe kaardi jaoks, jätke krediitkaardikonto välja. Nr tekstikast tühi. Kui olete asja juures, võite ka kaarti kirjeldada. Võib-olla soovite kirjutada Usury! tekstikasti Kirjeldus, olenevalt teie kaardi intressimäärast.

6. Klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.

QuickBooks kuvab uuesti kontoplaani akna. Nüüd kuvatakse aknas täiendav konto: äsja loodud krediitkaardikonto.

Krediitkaardikonto valimine, et saaksite seda kasutada

QuickBooksile teatamiseks, et soovite krediitkaardikontoga töötada, kasutage kontoplaani akent. Valige Loendid → Kontoplaan. Pärast akna kuvamist topeltklõpsake krediitkaardikontot, mida soovite kasutada. QuickBooks kuvab krediitkaardiregistri, et saaksite alustada tehingute salvestamist.

Alternatiivina kontoplaani aknale saate klõpsata avakuva panganduse alal ikooni Sisesta krediitkaarditasud. Või võite valida Pangandus → Sisesta krediitkaarditasud.

Krediitkaarditehingute sisestamine

Kui valite käsu Pangandus→Kasuta registrit ja valite krediitkaardikonto, kuvab QuickBooks krediitkaardiregistri. See joonis näitab Frequent Flyer Cardi nimelise krediitkaardikonto registrit. See näeb välja nagu kontrollregister, kas pole?

Krediitkaardi register

Krediitkaardiregister töötab nagu tavaline registriaken, mida kasutate arvelduskonto jaoks. Sisestate tehingud registri ridadele. Tasu salvestamisel värskendab QuickBooks krediitkaardi saldot ja järelejäänud krediidilimiiti.

Krediitkaarditasu salvestamine

Krediitkaarditasu registreerimine sarnaneb tšeki või pangakonto väljavõtmise registreerimisega. Illustratsiooni huvides oletame, et küsisite oma lemmik Mehhiko restorani La Cantina eest burritod ja margaritad 75 dollari väärtuses. Selle tasu salvestate järgmiselt.

1. Valige Pangandus → Sisesta krediitkaardi tasud.

Ilmub aken Sisesta krediitkaardi tasud, nagu näidatud.

Krediitkaardi tasude sisestamise aken

2. Valige rippmenüüst Krediitkaart krediitkaart, millelt kulud debiteerisite.

Klõpsake välja Krediitkaart kõrval olevat allanoolt ja seejärel valige rippmenüüst kaart.

3. Märkige väljale Ostetud ettevõtte nimi, mille eest maksite krediitkaardiga.

Liigutage kursor reale Ostetud alates ja klõpsake allanoolt. Näete nimede menüüd. Valige menüüst üks.

Kui te pole kunagi varem selles suurepärases restoranis einestanud, valige Add New; seejärel lisage ettevõtte nimi.

4. Valige sobiv valikunupp, et näidata, kas tehing on ost või krediit.

Valige ostu/tasu valiku nupp, kui soovite ostu salvestada (seda te enamasti teete ja mida see näide teile näitab). Valige nupp Tagasimakse/krediit, kui soovite oma kontole krediiti salvestada (näiteks kui tagastasite midagi).

5. Sisestage väljale Kuupäev maksekuupäev.

Liigutage kursor reale Kuupäev (kui kursorit seal veel pole) ja tippige kuupäev, kasutades vormingut KK/PP/AAAA. Näiteks 1. juuliks 2021 sisestage kas 07012021 või 01.07.21 . Kui sisestate selle tasu kaks või kolm päeva pärast seda, ärge sisestage tänast kuupäeva. sisestage tasumise kuupäev. Selle kuupäeva kasutamine muudab igakuise väljavõtte saamisel oma kirjete vastavusse viimise krediitkaardiettevõtte andmetega.

6. Tippige tasu summa väljale Summa.

Liigutage kursor reale Summa ja sisestage tasu kogusumma. Märkus. Ärge tippige dollarimärki, vaid tippige kümnendkoha märkimiseks punkt.

7. (Valikuline) Sisestage memo kirjeldus tekstikasti Memo.

Liigutage kursor tekstiväljale Memo ja tippige konkreetne põhjus, miks üksuse eest tasute. Sel juhul võite sisestada "Advokaat/CPA lõunasöök" või midagi sellist.

Oota. Tead mida? Lubage mul olla tõsisem. Ära tee hetkekski nalja, eks? See memokarp on hea koht ärieesmärgi dokumenteerimiseks tasu eest, mis on maksuseaduse nõue, kui registreerite reisi-, söögi- või meelelahutusettevõtte krediitkaarditasu.

8. Täitke vahekaart Kulud.

Ettevõtluskulude kirjendamiseks kasutate vahekaarti Kulud.

Liikuge vahekaardi Kulud veergu Konto, klõpsake allanoolt ja valige menüüst Kulukonto (tõenäoliselt Travel & Ent:Meals for a Business South). Kui sisestate siia nime, mida QuickBooks veel ei tea, palub see teil luua kulukonto.

QuickBooks täidab automaatselt veeru Summa, kui sisestate summa väljale Summa. Sisestage midagi veergu Memo ja määrake see kulu kliendile: töökoht ja klass, kui soovite. Kui soovite kulu klassile määrata, peate klassi jälgimise sisse lülitama.

9. Täitke vahekaart Üksused.

Kuna see tasu on restoranis söömise eest, siis tasu ei täpsustata. Kui võtaksite tasu laokaupade eest, nagu saematerjal, paberivarud jne, peaksite siiski täitma vahekaardi Artiklid.

Kui teil on hankija juures ostutellimus (PO), mille sisestasite reale Ostetud, ütleb QuickBooks teile seda. Klõpsake nuppu Vali ostutellimus, et näha hankijaga sõlmitud tasumata ostutellimuste loendit.

10. Salvestage tasu, klõpsates nuppu Salvesta ja uus või nuppu Salvesta ja sulge.

Tasu kantakse krediitkaardiregistrisse. See joonis näitab, kuidas krediitkaardiregister välja näeb pärast käputäie tasude sisestamist.

Krediitkaardi registreerimine mõne tehinguga

Juba sisestatud tasude muutmine

Võib-olla salvestate krediitkaarditasu ja mõistate siis, et salvestasite selle valesti. Või poleks te pidanud seda üldse salvestama, sest te ei maksnud ärilõuna eest. (Keegi teine ​​maksis selle eest pärast üht neist sõbralikest vaidlustest, kes peaks arve maksma. Teate, millist tüüpi vaidlusi ma mõtlen: "Ei, ma nõuan." "Vastupidi, ma nõuan." Saate pildi.)

Peate sisenema krediitkaardiregistrisse ja muutma või kustutama tasu, järgides neid samme:

1. Valige Loendid→ Kontoplaan.

Näete kontoplaani akent.

2. Topeltklõpsake krediitkaardikontot, millel on vigane tasu.

Nagu võlu, ilmub ekraanile krediitkaardiregister.

3. Valige krediitkaarditehing, mida soovite kustutada või muuta.

See on lihtne. Lihtsalt liigutage kursor tehingule.

4. Tühistage, kustutage või muutke tehing järgmiselt.

• • Krediitkaarditehingu tühistamiseks valige Redigeeri → Tühista krediitkaardimakse ja seejärel klõpsake nuppu OK.
  • Tehingu kustutamiseks valige Redigeeri → Kustuta krediitkaarditasu. QuickBooks kuvab teatekasti, mis küsib, kas soovite tõesti tehingu kustutada. Klõpsake nuppu OK.
  • Tehingu muutmiseks klõpsake akna ülaosas asuval lindil nuppu Redigeeri tehingut. Naasete aknasse Sisesta krediitkaardi tasud. Tehke seal oma muudatused ja seejärel klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge. Samuti saate teha muudatusi krediitkaardiregistris ja kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta.

Krediitkaardi väljavõtte vastavusse viimine ja arve tasumine

Sa sobitada, või tasakaalu, krediitkaardi konto samamoodi te tasakaalu pangakonto. Pärast seda, kui olete konto tasakaalu saavutanud ja klõpsate nuppu Viige kohe, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Makse sooritamine, küsides, kuidas soovite arvet maksta. Tasuda saab tšekiga või sisestada hiljem tasumisele kuuluva arve. (Teine võimalus on võlgnevuste meetod.)

Kui otsustate arve tasuda tšeki kirjutamisega, lähete otse tšeki kirjutamise aknasse ja vahekaart Kulud on teie eest täidetud. Sisestage kaardi väljaandja nimi, kuupäev jne. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge. Makse registreeritakse nii tšekiregistris kui ka krediitkaardiregistris, kuna võtate krediitkaardi kohustuste kontolt tšeki kogusumma.

Kui valite makse sisestamise arvena, mis tuleb tasuda hiljem, avate arvete sisestamise akna. Täitke kõik täpselt nii, nagu oleksite kirjutamise kontrollide aknas. Kui klõpsate nuppu Salvesta ja uus, salvestatakse tehing võlgnevuste registrisse ja krediitkaartide registrisse.

Kuidas on lood deebet- ja sularahaautomaatidega?

Deebet- ja sularahaautomaadid ei ole üldse krediitkaardid. Deebetkaardi või sularahaautomaadi kasutamine sarnaneb rohkem tšeki kirjutamisega kui miski muu. Selle asemel, et tšeki kirjutamisega raha välja võtta, võtate raha välja deebetkaardiga (mida ma edaspidi seda tüüpi kaarti nimetan).

Kuigi deebetkaarditehing näib mõnikord (vähemalt teie sõpradele ja kaupmeestele, kelle juures ostlete) krediitkaarditehinguna, peaksite deebetkaarditehingut käsitlema samamoodi nagu tšekki. Lühidalt, siin on see, mida peate tegema.

• Kui maksate midagi deebetkaardilt, registreerige tehing täpselt nagu tavaline tšekk. Võimalik, et soovite sisestada tehingu numbri tšeki numbrina või memo reale, et saaksite tehingut jälgida.
• Kui võtate sularaha välja deebetkaardiga, märkige tehing tavalise väljamaksena (või kandke väikesularahakontole), nagu oleksite läinud panka väljamakselehega.
• Kui teete deebetkaardiga sularahaautomaadi sissemakse, registreerige tehing samamoodi nagu tavadeposiit.

Kuidas on lood klientide krediitkaartidega?

Tahan enne teid rääkida ühel ebamugaval teemal ja lõpetan meie arutelu krediitkaartidega töötamise kohta. Siin räägin ma sellest, kuidas hallata klientide krediitkaardimakseid.

Olgu, kui te seda veel ei tea, kuigi teie kliendid armastavad teile tõenäoliselt krediitkaartidega maksta, valmistavad klientide krediitkaardid teile peavalu. Põhjus on selles, et teie kaupmeespank või krediitkaardi töötleja koondab klientide krediitkaarditasud ja seejärel – võib-olla iga päev või võib-olla iga paari päeva tagant – deponeerib teie pangakontole suure hunniku sularaha. Sularaha on hiljutiste krediitkaarditasude summa, millest on lahutatud tasu (mis loodetavasti on tagasihoidlik).

See kõik kõlab piisavalt kahjutult, kuid siin on näide selle toimimisest. Kliendid A, B ja C tulevad sisse esmaspäeval ja kulutavad vastavalt 5, 10 ja 15 dollarit. Seejärel tulevad teisipäeval kliendid D, E ja F ning kulutavad vastavalt 10, 50 ja 30 dollarit. Kolmapäeval ei müü te krediitkaarti kasutavale inimesele midagi, küll aga näete krediitkaardifirma poolt oma pangakontol 105 dollari suurust deposiiti.

Probleem on selles, et vaatate viimase kahe päeva krediitkaarditehinguid ja teate, et nende kogusumma on 120 dollarit, kuna see on kogusumma, mille müüsite klientidele A, B, C, D, E ja F. Mis siis on 105 dollariga? Kas puuduv 15 dollarit on teenustasu? Oh ei, oota. Võib-olla helistas klient A oma krediitkaardiettevõttele ja blokeeris selle esimese 5-dollarilise tasu. Või äkki oli see klient B?

Kui aktsepteerite krediitkaarti, teate, kuidas see toimib, eks? See on kuninglik peavalu.

Ma arvan, et teil on selle hullumeelsusega toimetulemiseks ilmselt kaks mõistlikku lähenemisviisi:

• Hea raamatupidaja viis: saate registreerida klientide krediitkaardimakseid tavapärasel viisil - nii, nagu QuickBooks ootab. Good Accountant's Way loob ilusaid ja täpseid dokumente, kuid tohutute raamatupidamisprobleemide hinnaga. Kas olete huvitatud lisateabest? Suurepärane! Kasutage käsku QuickBooks Help, et otsida QuickBooksi veebiabist krediitkaardimakse salvestamise teemat .
• Halva raamatupidaja viis: saate lihtsalt registreerida müügikviitungitehinguid, kui krediitkaardiettevõte deponeerib teie pangakontole netotasud. Teisisõnu, kasutades varasemas lõigus toodud näidisnumbreid, selle asemel, et registreerida klientide A, B, C, D, E ja F üksikuid tehinguid müügi ajal, saate salvestada 105-dollarise tehingu, kui krediitkaardifirma teeb sissemakse. 105 dollarit teie pangakontole. Kui teate krediitkaardifirma teenustasu, saate selle ka päevikukirje abil registreerida. (Tõenäoliselt soovite selles osas abi küsida oma raamatupidajalt.)

Ma peaksin sulle veel midagi ütlema. Halva raamatupidaja tee ei ole tõenäoliselt õigustatud, välja arvatud juhul, kui olete suures mahus (nt jaemüügikaupluses) ja kui kasutate perioodilist laoseisu või kui te ei müü varusid. Kui teil on vaid käputäis krediitkaarditehinguid – näiteks üks iga paari päeva tagant – või kui proovite kasutada pidevat laoseisu, peaksite kasutama hea raamatupidaja meetodit.