Heade raamatupidamiskontrollide säilitamine rakenduses QuickBooks 2012

Kui tutvustate oma QuickBooks 2012-sse mitut raamatupidamissüsteemi kasutajat, suureneb vajadus raamatupidamise kontrollimise järele. Omades juurdepääsu raamatupidamissüsteemile, võivad kasutajad kas kogemata raamatupidamissüsteemi vigu sisestada või kahjuks võivad mõned kasutajad ettevõtet tahtlikult petta.

Nendel põhjustel on mõned QuickBooksi raamatupidamiskontrolli tehnikad tahtmatute vigade minimeerimiseks ja varguse võimaluse minimeerimiseks:

• Võrrelge regulaarselt tegelikke varude loendeid laoarvestuse kirjetega. Varud kahjuks vähenevad. Inimesed – mõnikord töötajad, kuid sageli ka pseudokliendid, näiteks poevargad – varastavad inventari.

  Seetõttu on üks asju, mida peate tegema nii varude kadude minimeerimiseks kui ka täpsete raamatupidamisdokumentide säilitamiseks, võrrelda regulaarselt oma varude füüsilisi loendeid raamatupidamisdokumentides näidatud andmetega.

  Väikeses esmatarbekaupluses võib näiteks tekkida soov võrrelda tubakavarusid igapäevaselt, õlle- ja veinivarusid iganädalaselt ning kõiki muid toidukaupu igakuiselt või aastapõhiselt. See lähenemisviis kõige väärtuslikumate ja lihtsamini varastatavate esemete sagedasele loendamisele saavutab kaks asja:

  • Varude kokkutõmbumine tuvastatakse kiiresti.

  • Ettevõtte omanik saab varude kahanemist minimeerida, määrates kindlaks varude tüübi, mida kõige sagedamini varastatakse või isegi siis, kui varusid kõige sagedamini varastatakse.

• Pangakontode vastavusse viimine. Üks asi, mida ettevõtete omanikud peaksid tegema, on oma pangakontode vastavusse viimine. Sageli juhtub töötajate vargus raamatupidamistöötajate poolt, kui töötajad mõtlevad välja, kuidas kirjutada ettevõtte pangakontole tšekke, mida omanik ei näe. Üks kindel viis fiktiivse ja pettusega tehingu leidmiseks on lasta omanikul pangakonto väljavõte vastavusse viia.

  Kui omanik viib pangaväljavõtte vastavusse, saab ta võrrelda panga raamatupidamisarvestust konto kohta ettevõtte QuickBooksi raamatupidamisdokumentidega. Kõik ilmsed lahknevused saab parandada – see tähendab, et QuickBooksi raamatupidamiskirjed on täpsemad. Lisaks ilmnevad kõik ebaühtlased ja kahtlased tehingud, kui ettevõtte omanik vaatab tšekke tähelepanelikult.

• Võimalusel eraldage raamatupidamine füüsilisest vahi alt. Väikeettevõttes on raske alati eraldada mõne tegevuse arvestust selle tegevuse füüsilisest hooldusest või füüsilisest vastutusest. Näiteks on raske eraldada varude arvestust füüsilisest hoidmisest või juurdepääsust sellele varule.

  Näiteks võib kaupluse müüja hõlpsasti sigarette varastada ja sigarettide kassamüügi kaudu ka varude arvestust korrigeerida. Sellegipoolest toimub sisseehitatud veakontroll kõikjal, kus saate füüsilise hooldusõiguse raamatupidamisest eraldada.

  Võite küsida oma CPA-lt abi, et leida viise, kuidas eraldada varade füüsiline hoidmine raamatupidamis- ja raamatupidamiskohustustest. Ja sa peaksid seda tõesti tegema. Kahjuks on töötajate vargused väga levinud.

• Koolitage töötajaid QuickBooksi kasutama. Kui teil on mis tahes suurusega ettevõte, peaksite koolitama töötajaid QuickBooksi kasutama kahel peamisel põhjusel.

  • Keegi, kes teab, kuidas QuickBooksi kasutada, teeb vähem tõenäoliselt tahtmatuid vigu. Seega, kui saate, on mõistlik mõnele töötajale abi, koolitust või mõlemat pakkuda. Need ressursid võimaldavad inimestel mugavamalt ja täpsemalt kasutada QuickBooksi funktsioone, et luua finantsteavet, mis võimaldab teil oma ettevõtet paremini hallata.

  • Korralikud raamatupidamisdokumendid maskeerivad töötajate vargusi. Sageli on üks asi, mida näete, kui töötaja vargus juhtub, tõesti sassi läinud raamatupidamisdokumendid. Seega ei tähenda koolitus mitte ainult täpsemaid raamatupidamisdokumente, vaid ka seda, et teil on vähem tõenäoline, et teil on vargusi või omastamist soodustav keskkond.

• Sulgege oma QuickBooksi fail. Kui läbite raamatupidamise põhimõtete kursuse, saate teada, et sulgemine tähendab raamatupidamisprotseduuride kogumit, mille keegi läbib tulude ja kulude kontode nullimiseks.

  QuickBooksis tähendab sulgemine midagi muud. Kuid soovite siiski sulgeda QuickBooksi faili, et säilitada oma andmete terviklikkus. Tee nii: Valige käsk Redigeerimine→Eelistused, valige Raamatupidamine ja seejärel vahekaart Ettevõtte eelistused ning seejärel klõpsake nuppu Sulgemiskuupäev Määra kuupäev/parool. Kui QuickBooks küsib, määrake sulgemiskuupäev ja parool.

  Pärast selle teabe esitamist keelab QuickBooks kasutajatel tehingute muutmise või sisestamise enne sulgemiskuupäeva või piirab seda. (Ainult parooli omavad inimesed saavad teha muudatusi või sisestada tehinguid, mille kuupäev on lõppkuupäevast varasem.)