Dokumentide säilitamine QuickBooksis

Kui kaua peaksite säilitama vanu aruandeid, arvete koopiaid ja muud raamatupidamisinfot? Kahjuks pole neile küsimustele ühest vastust, mis sobiks kõigile. Siin on aga mõned asjad, millele mõelda:

• Mõelge, kas tehingu teine ​​pool soovib teavet kunagi saada. Näiteks kui vaidlete pidevalt müüjaga selle üle, kas olete mõne arve tasunud, on mõttekas hoida neid müüja arveid ja maksedokumente nii kaua, kuni vaidlus kestab.

  See tähendab, et müüja arveid ja makseid dokumenteerivat paberitööd ei pea tingimata alles hoidma, kui teil pole probleeme.

• Kaaluge maksuarvestuse nõudeid. Seaduse järgi (paljud inimesed seda ei mõista) on ettevõttel kohustus pidada raamatupidamisdokumente, et esitada oma kasumid, kahjumid, tulud ja mahaarvamised siseriiklikule tuluteenistusele. See tähendab, et kõik , mida vajate oma kasumi arvutamiseks või arvutuste põhjendamiseks, tuleks säilitada.

  Siiski on aegumistähtaeg, mis kulgeb tavaliselt kolm aastat alates viimasest deklaratsiooni esitamisest. See tähendab, et enamikul juhtudel ei pea te säilitama pabereid, mis on vanemad kui kolm aastat pärast sellega seotud tagastamist. Teisisõnu, kui teil on 2009. aasta andmed ja te esitasite 2009. aasta maksudeklaratsiooni 15. märtsil 2010, 16. märtsiks 2013, siis ei peaks (enamasti) kogu seda vana paberimajandust alles hoidma.

  Aegumistähtaeg näeb ette, et teil peaks olema võimalik vanad asjad ära visata. Hoiatus on õige, sest sellel kolmeaastasel aegumistähtajal on käputäis erandeid:

  • Kui olete olnud tõesti lohakas ja oma lohakuse tõttu jätnud välja brutotulu, mis ületab 25 protsenti teie tootlusest, on aegumistähtaeg kuus aastat.

  • Kui deklaratsiooni ei esitata või esitatakse petturlik deklaratsioon, ei kehti aegumistähtaja.

  • Tulumaksuta osariigid (nagu Washingtoni osariik) kasutavad teistsuguseid reegleid ja võivad kasutada pikemat aegumistähtaega. Näiteks Washingtoni osariigis öeldakse, et aegumistähtaeg kestab neli aastat, mitte kolm aastat.

• Mõelge vanadele kirjetele, mida võite tulevikus maksudeklaratsiooni kirje arvutamiseks vaja minna. Need kirjed tuleb säilitada. Näiteks kui ostsite tehase 30 aastat tagasi, hoidke neid ostudokumente kuni 3 (või 6) aastani pärast tehase müümist.

• Võtke arvesse, et mõnes tööstusharus kehtivad muud dokumentide säilitamise reeglid või eeskirjad. Näiteks kui olete arst, säilitate oma vanu patsiendiandmeid – ja see võib hõlmata patsiendi raamatupidamisandmeid – kauem kui kolm aastat. Need muud dokumentide säilitamise reeglid on tööstusharuti erinevad. Uurige, millised reeglid kehtivad teie valdkonna jaoks.

• Võtke arvesse konfidentsiaalse teabe liiga kaua säilitamise ohtu. Lõpuks, kuigi võite mõtiskleda kõigi eelnevate punktide üle ja järeldada, et peaksite oma finantsdokumente pidevalt säilitama, pidage meeles, et see lähenemisviis tekitab ka riske. Mida rohkem finantsdokumente arhiveerite, seda lihtsam on mõnel juhul see teave kaotsi minna või varastada.

  Te ei tahaks näiteks hoida nii paljude aastate andmeid, et peaksite lihtsalt kraami hoidmiseks rentima linna halvas osas ladu.

Kokkuvõtteks, kuidas mõistate neid ebamääraseid ettepanekuid? Tehke ligikaudne oletus selle kohta, kui kaua peaksite teie arvates asjadest kinni pidama.

Kui te ei tee midagi kriminaalset, petturlikku või lohakat, visake kõik, mis on üle viie aasta vana. Eraldage dokumendid, mille saate aastate kaupa kastidesse visata. Märgistage kastid aastanumbriga. Samuti märkige kastidele märge, nagu "Viska 2016. aastal ära", et teaksite, millal saate need asjad välja visata.

Võib-olla võiksite kaks korda mõelda, kas lihtsalt finantsdokumente välja visata. Ärge visake välja oma isiklikke dokumente ega loomulikult mingeid kliendiandmeid: esmalt purustage dokumendid.

Muide, mõned suured kontoritarvete poed pakuvad mõistliku hinnaga kauplustes hakkimisteenust.