Dokumentide säilitamine QuickBooksis 2012

Mõnikord küsivad inimesed, kui kaua nad peaksid säilitama vanu QuickBooksi aruandeid, arvete koopiaid ja muud raamatupidamisteavet. Kahjuks ei ole sellele tegelikult kõigile sobivat vastust. Siin on aga mõned asjad, millele mõelda:

• Mõelge, kas tehingu teine ​​pool soovib teavet kunagi saada. Näiteks kui vaidlete pidevalt müüjaga selle üle, kas olete mõne arve tasunud, on mõttekas hoida neid müüja arveid ja maksedokumente nii kaua, kuni vaidlus kestab.

  See tähendab, et müüja arveid ja makseid dokumenteerivat paberitööd ei pea tingimata alles hoidma, kui teil pole probleeme.

• Kaaluge maksuarvestuse nõudeid. Seaduse järgi (paljud inimesed seda ei mõista) on ettevõttel kohustus pidada raamatupidamisdokumente, et esitada oma kasumid, kahjumid, tulud ja mahaarvamised siseriiklikule tuluteenistusele. See tähendab, et kõik , mida vajate oma kasumi arvutamiseks või arvutuste põhjendamiseks, tuleks säilitada.

  Siiski on aegumistähtaeg, mis kulgeb tavaliselt kolm aastat alates viimasest deklaratsiooni esitamisest. See tähendab, et enamikul juhtudel ei pea te säilitama pabereid, mis on vanemad kui kolm aastat pärast sellega seotud tagastamist.

  Teisisõnu, kui teil on 2007. aasta andmed ja te esitasite 2007. aasta maksudeklaratsiooni 15. märtsil 2008, 16. märtsiks 2011, siis ei peaks (enamasti) kogu seda vana paberimajandust alles hoidma. Aegumistähtaeg näeb ette, et teil peaks olema võimalik vanad asjad ära visata.

  Ettevaatust on vaja, sest sellel kolmeaastasel aegumistähtajal on käputäis erandeid:

  • Kui olete olnud tõesti lohakas ja oma lohakuse tõttu jätnud välja brutotulu, mis ületab 25 protsenti teie tootlusest, on aegumistähtaeg kuus aastat.

  • Kui deklaratsiooni ei esitata või esitatakse petturlik deklaratsioon, ei kehti aegumistähtaja.

  • Tulumaksuta osariigid (nagu Washington) kasutavad teistsuguseid reegleid ja võivad kasutada pikemat aegumistähtaega. Näiteks Washington ütleb, et aegumistähtaeg kestab neli aastat, mitte kolm aastat.

• Mõelge vanadele kirjetele, mida võite tulevikus maksudeklaratsiooni kirje arvutamiseks vaja minna. Need tuleb alles hoida. Näiteks kui ostsite tehase 30 aastat tagasi, hoidke neid ostudokumente kuni 3 (või 6) aastani pärast tehase müümist.

• Võtke arvesse, et mõnes tööstusharus kehtivad muud dokumentide säilitamise reeglid või eeskirjad. Näiteks kui olete arst, säilitate oma vanu patsiendiandmeid – ja see võib hõlmata patsiendi raamatupidamisandmeid – kauem kui kolm aastat. Need muud dokumentide säilitamise reeglid on tööstusharuti erinevad. Uurige, millised reeglid kehtivad teie valdkonna jaoks.

Kuidas mõistate neid ebamääraseid ettepanekuid? Tehke ligikaudne oletus selle kohta, kui kaua peaksite teie arvates asjadest kinni pidama.

Võib-olla võiksite kaks korda mõelda, kas lihtsalt finantsdokumente välja visata. Võib-olla soovite kõigepealt dokumendid purustada. Muide, mõned suured kassatarvete poed pakuvad mõistliku hinnaga kauplustes purustamisteenust.