Arvete salvestamine rakendusega QuickBooks 2003

Kui arve laekub, tuleb see esimese asjana kirja panna. Arveid saate registreerida läbi arvete sisestamise akna või võlgnevuste registri. Kui kavatsete jälgida arveid kulude ja artiklite kaupa, peate kasutama akent Sisesta arved.

Arve salvestamiseks dialoogiboksi Arvete sisestamine kaudu toimige järgmiselt.

1. Valige Tarnijad –> Sisesta arved.

Teise võimalusena valige Navigaatorite loendist Tarnijad ja klõpsake seejärel ikooni Sisesta arved. Kahtlemata märkate, et selle akna ülemine pool näeb välja nagu tšekk – see on sellepärast, et suur osa siia sisestatud teabest jõuab tšekile, mille arve tasumiseks kirjutate. (Kui näete vormi ülaosas sõna Krediit, mitte Arve, klõpsake vasakus ülanurgas nuppu Arve valik. Seda ekraani saate kasutada ka hankijate krediidi sisestamiseks.)

2. Valige selle teenusepakkuja nimi, kellele maksate.

Kui soovite maksta selle arve hankijale, kes on juba hankijate loendis, klõpsake lihtsalt tarnija rea ​​lõpus allanoolt ja valige hankija. (QuickBooks täidab seejärel automaatselt arvete sisestamise akna nii palju teavet, kui ta mäletab.) Kui see müüja on aga uus, palub QuickBooks teil kiiresti lisada või seadistada müüja kohta teavet – aadress, krediidilimiit, maksetingimused, ja nii edasi. Esitate selle teabe aknas Uus tarnija.

Kui teil on valitud müüja juures üks või mitu täitmata ostutellimust, küsib QuickBooks, kas soovite saada ostutellimuse vastu. Klõpsake Jah, kui te seda teete, või Ei, kui te seda ei tee. Kui otsustate saada ostutellimuse vastu, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Ava ostutellimused. See lihtsalt loetleb teie salvestatud avatud ostutellimused. Kui valite vastuvõtmiseks ühe või mitu ostutellimust, täidab QuickBooks teie eest nende tellimuste üksused ja summad, mida saate vajadusel muuta.

Ostutellimuse loomiseks, mis on lihtsalt hankijatelt tellitud kaupade kirje, valige Tarnijad –> Loo ostutellimused. Kui QuickBooks kuvab akna Loo ostutellimused, kirjeldage oma tellimust. Prindite ja redigeerite ostutellimusi samamoodi nagu arveid ja kreeditarve.

3. Valige maksetingimused, mis kirjeldavad arve tähtaega.

Avage real Tingimused rippmenüü ja valige maksetingimused (kui hankija seadistamise ajal teavet pole seal veel).

4. (Valikuline) Sisestage arve kirjeldamiseks memo.

Saate sisestada märkuse väljale Memo. Teie sisestatud märge kuvatakse A/P registris.

5. Liigutage kursor alla vahekaardi Kulud veergu Konto ja sisestage kulukonto nimi.

Võimalik, et soovite sisestada juba kontoplaanis oleva kulukonto nime. Kui see nii on, klõpsake allanoolt, et näha kõigi oma kontode loendit. Tõenäoliselt peate kulukontodele jõudmiseks loendit allapoole kerima (kiire viis loendis allapoole liikumiseks on alustada konto nime tippimist – liigute loendis otse alla). Klõpsake kontol, mida see arve esindab (tõenäoliselt on see Supplies või midagi sellist).

Kui teil on vaja selle arve jaoks luua uus kulukonto kategooria, valige loendi ülaosast. Näete dialoogiboksi Uus konto. Täitke andmed ja klõpsake nuppu OK.

Mis saab siis, kui raha, mille te selle arve tõttu välja maksate, saab jagada kahe, kolme või nelja kulukonto vahel? Lihtsalt klõpsake äsja sisestatud konto all. Ilmub allanool. Klõpsake seda, et sisestada teine ​​kulukonto, veel üks ja soovi korral veel üks.

6. Vajadusel liikuge tabeldusklahviga veergu Summa ja muutke numbreid.

Kui jagate selle arve mitme konto vahel, veenduge, et veerus Summa olevad numbrid annavad kokku arve kogusumma.

7. (Valikuline) Sisestage selgitus- või tarkussõnad veergu Memo.

8. (Valikuline) Määrake kulu kliendile: töökoht.

Kui plaanite nende kulude hüvitamist või kui soovite lihtsalt oma kulusid töökoha järgi jälgida, sisestage klient, kes teile hüvitab. Vajadusel sisestage iga konto jaoks summa. Klientide leidmiseks võite kasutada allanoolt ja seejärel neil klikkida.

9. (Valikuline) Määrake kulu klassile.

Kulusid saate jälgida ka klasside kaupa, tehes kanded veergu Klass. Pange tähele tavalist allanoolt ja klõpsake seda, et näha klasside loendit. (Te ei näe klassi veergu, kui te pole QuickBooksile öelnud, et soovite klasse kasutada.)

Kui soovite, et QuickBooks jälgiks kulusid klasside kaupa, saate selle seadistada. QuickBooksi seadistamiseks kulude jälgimiseks valige Redigeeri -> Eelistused. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Eelistused, klõpsake ikooni Raamatupidamine, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja seejärel märkige ruut Kasuta klasside jälgimist.

Kui soovite, klõpsake kulude kokkuvõtmiseks nuppu Arvuta ümber.

10. Kasutage vahekaarti Artiklid, et registreerida arvel olevad erinevad kaubaartiklid.

Klõpsake vahekaarti Üksused. Sisestage ostetud kaubad ja nende eest makstud hinnad.

Kui saate pärast arve osalist täitmist aru, et arve eest tasutakse tõepoolest ostutellimus, klõpsake nuppu Vali ostutellimus, mis kuvatakse arve sisestamise akna vahekaardil Artiklid.

Klõpsake rippmenüüs Tarnija teile arve saatnud hankija nime. Avatud ostutellimuste loendis klõpsake vasakpoolses veerus, et panna linnuke selle ostutellimuse (või tellimuste) kõrvale, mille eest maksate. Piisavalt lihtne? Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK ja QuickBooks täidab teie eest automaatselt vahekaardi Üksused.

11. Liikuge veergu Üksus ja sisestage üksuse nimi.

Pange tähele selles veerus olevat allanoolt. Üksuste loendi kuvamiseks klõpsake seda. Kas üksus, mille eest maksate, on selles loendis? Kui jah, klõpsake sellel üksusel. Kui ei, valige loendi ülaosast ja täitke aken Uus üksus.

12. Täitke vahekaardil Üksused ülejäänud üksuste read.

Siin saate sisestada kõik ostetavad kaubad. Veenduge, et vahekaardil Artiklid kuvatakse täpselt ostetavad kaubad, nende kulud ja kogused. Kui soovite, klõpsake üksuste kokkuvõtmiseks nuppu Arvuta uuesti.

13. Salvestage arve.

Arve kirje salvestamiseks ja seejärel teise arve sisestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja uus. Või klõpsake nuppu Salvesta ja sulge, et salvestada oma arve, kuid mitte tasuda teist arvet.