Andmete importimine MYOB-i

Kas teadsite, et saate importida andmeid MYOB-i teistest rakendustest? Näiteks võib-olla on teie arvutis kusagil mujal klientide nimede ja aadresside loend (võib-olla Wordi failis, andmebaasifailis või Excelis) ja soovite selle teabe MYOB-i importida. Siit saate teada, kuidas importida kliendi või tarnija andmeid ühe silmapilguga.

Oma andmete korrastamine

Andmete importimise esimene etapp on kliendi või tarnija loendi muutmine MYOB-ile arusaadavas vormingus.

Kui teie kliendi või tarnija andmed on praegu tekstitöötlusprogrammis või andmebaasis, proovige enne teabe MYOB-i importimist need andmed arvutustabelisse tuua.

Näiteks kui teie andmed on salvestatud andmebaasi (nt Microsoft Access), saate tavaliselt salvestada need andmed Excelis avatavas vormingus.

Kasutage arvutustabelitarkvara (nt Excel) ja paigutage teave korralikult veergudesse.

Korrastage oma andmed nii, et kõik nimed oleksid üksteise järel loetletud, kõik aadressid on loetletud üksteise järel ja nii edasi. Eraldage aadressidega tänav, linn, osariik ja sihtnumber nelja eraldi veergu.

Sisestage loendi ülaossa rida (kui te pole seda veel teinud), mis märgistab veerud.

Näiteks nimi, telefon 1, telefon 2, kontakt ja nii edasi. Seda rida nimetatakse teie päisereaks.

Salvestage see arvutustabel tabeldusmärgiga eraldatud failina.

Näiteks Excelis avage menüü Fail, klõpsake nuppu Salvesta nimega ja seejärel valige failitüübiks Tabulaatoriga eraldatud. Tab-Delimited failivorming muudab MYOB-tarkvara lugemise lihtsaks.

Teie andmete importimine

Nüüd, kui olete oma andmed korrastanud, olete valmis selle teabe MYOB-i importima. Hoia kõvasti, siit läheb:

Valige MYOB-i menüüst Fail Import/Export Assistant.

Valige Impordi andmed ja klõpsake nuppu Edasi.

Valige andmetüübiks Kaardid ja Kaartide tüübiks Kliendikaardid või Tarnijakaardid.

Klõpsake nuppu Sirvi, liikuge kausta, kuhu andmed salvestasite, ja valige fail, mida soovite importida. Klõpsake nuppu Edasi.

Viibige seadetega ja klõpsake nuppu Edasi.

Asjad lähevad praegu üsna tehniliseks. Kuid ärge kunagi kartke! Öelge MYOB-ile, et teie andmed on eraldatud tabeldusmärkidega, et esimene rida sisaldab päiseid, et kui andmed on juba olemas, soovite neid värskendada ja sobitada kaardid perekonnanimega. (Allpool olev ekraanipilt näitab, kuidas need seaded välja näevad.)

Klõpsake nuppu Automaatne sobitamine, et MYOB väljad automaatselt sobitaks, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Teise võimalusena saate välju käsitsi sobitada, tõstes esmalt esile vasakpoolse impordivälja ja klõpsates seejärel paremal asuvat sobivat impordivälja. Tehke seda ükshaaval, kuni iga vasakpoolne väli on sobitatud parempoolse väljaga.

Kui küsitakse, tehke failist varukoopia.

Miks vaeva näha varundamisega? Kui ajate importimisel väga sassi (mis juhtub mõnikord esimest korda), saate varunduse taastada ja uuesti alustada.

Klõpsake nuppu Impordi ja imestage, kui lõbu algab.

Mõnikord võtab importimine piinavalt kaua aega, mõnikord vaid paar sekundit. Import on aga lõppenud, kui kuvatakse rõõmustav sõnum, mis teavitab teid teie edust (või ebaõnnestumisest). Kui importimine ebaõnnestus, lugege sõnum hoolikalt läbi!

Veaotsing, kui asjad lähevad valesti

Kaardi andmete importimine oma MYOB-i ettevõtte faili peaks olema lihtne, kuid paljud gremlinid võivad teile veateate saata. Kui pärast andmete importimist kuvatakse teade, et importimisel esines vigu või hoiatusi, järgige vealogi kuvamiseks viipa.

• Kui importimisel jäi kirje vahele, tähendab see, et midagi oli nii halvasti, et MYOB ignoreeris seda klienti või tarnijat täielikult.

• Kui saate hoiatusteate, tähendab see, et ilmnes väike probleem ja MYOB on tagasi lükanud osa kliendi või tarnija andmetest (näiteks võib-olla on MYOB lisanud kliendi nime, kuid mitte aadressi või telefoninumbrit).

Vealogis kuvatakse kõigi probleemsete kirjete loend koos veakoodiga iga kirje alguses. Esialgu tunduvad need veakoodid arusaamatu kõnepruugina (viga -7 näiteks ei tähenda asjatundmatule suurt midagi). Selle aruande ülaosas on aga loend iga veateate tähendusest.

Kui olete tuvastanud, millised kirjed ei imporditud õigesti ja miks, saate teha ühe kahest liigutusest. Kui see mõjutab ainult mõnda kaarti, avage oma ettevõtte fail ja parandage need kaardid ükshaaval. Teisest küljest, kui suurem osa importimisest ei töötanud, on kõige parem taastada varukoopia, parandada imporditav fail ja proovida uuesti.