5 QuickBooksi raamatupidamise juhtelemendid

Siin on kiire kokkuvõte viiest võimsast tehnikast, kuidas minimeerida probleeme, mis tekivad, kui teie QuickBooksi andmetega töötavad erineva oskuste ja usaldusväärsusega inimesed.

• Võrrelge regulaarselt tegelikke varude loendeid laoarvestuse kirjetega. Üks asi, mida saate teha nii varude kadude minimeerimiseks kui ka täpsete raamatupidamisdokumentide säilitamiseks, on regulaarselt võrrelda oma varude füüsilisi loendeid raamatupidamisdokumentides näidatud andmetega. Kõige väärtuslikumate ja lihtsamini varastatavate esemete sagedane kokkulugemine saavutab kaks asja:

  • Varude kokkutõmbumine tuvastatakse kiiresti.

  • Ettevõtte omanik saab varude kahanemist minimeerida, tuvastades kõige sagedamini varastatud varude tüübi või isegi siis, kui varusid kõige sagedamini varastatakse.

• Pangakontode vastavusse viimine. Teine asi, mida ettevõtete omanikud peaksid minu arvates tegema, on oma pangakontod vastavusse viima. Sageli juhtub töötajate vargus raamatupidamistöötajate poolt, kui töötajad mõtlevad välja, kuidas kirjutada ettevõtte pangakontole tšekke, mida omanik ei näe. Üks kindel viis fiktiivse ja pettusega tehingu leidmiseks on lasta omanikul pangakonto väljavõte vastavusse viia. Lisaks ilmnevad kõik ebaühtlased ja kahtlased tehingud, kui ettevõtte omanik vaatab tšekke tähelepanelikult.

• Võimaluse korral eraldage raamatupidamine füüsilisest vahi alt. Väikeettevõttes ei ole alati lihtne eraldada mõne tegevuse arvestust selle tegevuse füüsilisest hooldusest või füüsilisest vastutusest. Näiteks on raske eraldada varude arvestust füüsilisest hoidmisest või juurdepääsust sellele varule. Näiteks võib kaupluse müüja sigarette hõlpsalt varastada ja ka sigarettide kassamüügi kaudu varude arvestust korrigeerida. Sellegipoolest toimub sisseehitatud vigade kontroll kõikjal, kus saate füüsilise hooldusõiguse raamatupidamisest eraldada. Raamatupidamist pidav isik kontrollib kaudselt füüsiliste hoidjate poolt vara eest hoolitsemist.

• Koolitage töötajaid QuickBooksi kasutama. Peaksite töötajaid koolitama QuickBooksi kasutama, kui teil on mis tahes suurusega ettevõte, kahel peamisel põhjusel: keegi, kes teab, kuidas QuickBooksi kasutada, teeb väiksema tõenäosusega tahtmatuid vigu ja räpane raamatupidamisdokument varjab töötajate vargusi.

• Sulgege oma QuickBooksi fail. Siin on viimane tehnika, mida tasub kaaluda. Kuigi te ei pea QuickBooksis eelarveaastat sulgema, võite siiski soovida seda teha, et säilitada oma andmete terviklikkus. Tee nii: Valige käsk Redigeeri→Eelistused, valige Raamatupidamine, valige vahekaart Ettevõtte eelistused ja seejärel klõpsake nuppu Sulgemiskuupäev Määra kuupäev/parool. Kui QuickBooks küsib, määrake sulgemiskuupäev ja parool. Pärast selle teabe esitamist keelab või piirab QuickBooks kasutajatel tehinguid muuta või sisestada enne sulgemiskuupäeva.