4 viisi, kuidas hoida QuickBooksis 2016 finantsdokumente korras

Teie QuickBooks 2016 andmete usaldusväärsus ja kasulikkus sõltub suurel määral sellest, kui korralikult ja korras te oma finantsdokumente hoiate. Selleks, et aidata teil või teie töötajatel seda paremini teha, kaaluge järgmise nelja tehnika kasutamist.

Tehnika nr 1: viige oma QuickBooksi pangakontod regulaarselt vastavusse

Kui võtate aega pangakonto vastavusse viimiseks, ei paranda te mitte ainult oma pangakonto kirjete (sealhulgas kontojääkide) täpsust; kuid kontrollite kaudselt ka hunnikut muid tehinguid, sealhulgas kogu tulu, mis konkreetsele pangakontole laekub. Ja kontrollite konkreetselt kontolt tasutud kulusid.

Kokkuvõtteks: viige oma pangakontod regulaarselt vastavusse.

Tehnika nr 2: värskendage laenukonto saldosid

Kui olete pangast raha laenanud, peaksite konto saldo üle kontrollima. Ja kui see ei ühti laenuandja aastalõpu kirjetega, peaksite kontojääki värskendama.

Laenukonto saldod lähevad tavaliselt aja jooksul "valesti", kuna maksete jaotus nende põhiosa ja intressi komponentideks on veidi nihkes. See viga hakkab aja jooksul lisanduma.

Laenukontode saldosid saate sageli parandada, lisades päevikukirje, mis "parandab" vigase kontojäägi ja seejärel viskab vajaliku deebet- või krediidikompensatsiooni laenuintressikulu kategooriasse.

3. meetod: kontrollige orbmakseid

Inimestel on üllatavalt lihtne sisestada kliendimakseid, kuid seejärel ei rakendata neid kunagi arvel. Kui see viga ilmneb, jätab ettevõte tulu kasumiaruandest välja ning alahindab oma tulusid ja kasumit. Nii et see on halb viga.

Kõik need orbmaksed leiate oma QuickBooksi failist, koostades kassapõhise bilansi. Kui kassapõhine saldo näitab saadaolevate arvete jaoks negatiivset väärtust, näitab see, et olete sisestanud maksed QuickBooksi, kuid pole kunagi makset arvele rakendanud.

Selle vea parandamiseks (või mitu korda vea parandamiseks, kui olete teinud mitu viga), peate lehitsema oma kliendimakseid või koostama tehingute aruande, et klient leiaks need, mida te pole rakendanud.

Tehnika nr 4: vaadake üle oma bilanss

Kas teate, kus raamatupidamisvead sageli kõige silmatorkavamalt ilmnevad? Teie bilansis.

Sel põhjusel kujundage harjumus regulaarselt bilanssi koostada. Otsige veidraid numbreid, näiteks deponeerimata raha, mille kogusumma on 40 000 dollarit (see tähendab, et QuickBooks arvab, et teil on kuskil kontoris 40 tuhat sularaha) või sularahajääk, mis on 11 000 dollarit (see tähendab, et olete oma arvelduskontot 11 miljoni võrra üle võtnud).

Naljakaid bilansinumbreid saate uurida, kui topeltklõpsate aruandeaknas paaritu väärtusel ja vaatate seejärel tehinguandmeid, mis annavad kokku ilmselt vale väärtuse.

Üks viimane punkt selle veakontrolli tehnika kohta: sageli pole hullu bilansiväärtust tekitav viga mitte valesti sisestatud tehing, vaid tehing, mis on välja jäetud.

Kui soovite tõesti bilansi puhastamise asjadesse süveneda, saate minu Evergreen Small Businessi ajaveebis lugeda palju pikemat bilansi puhastamise ülesannete loendit .