10 võtit väikeettevõtte dokumentide haldamise tehnoloogia kasutamiseks

Väikeettevõtete omanikud kõikjal on oma dokumentide haldamiseks omaks võtnud tehnoloogia, olgu selleks kohtumiste ajastamine, kirjavahetuse loomine, äritoimingute registreerimine, palgaarvestuse töötlemine, varude jälgimine või muu. Kuigi ettevõtted ei ole muutunud paberivabaks, on nad tunnistanud tehnoloogia kasutamise eeliseid organiseeritud hoidmiseks. Kui olete endiselt aheldatud paberi kasutamisega, võib olla aeg kasutada järgmisi kümmet klahvi, et asendada paber elektrooniliste failidega.

Kasutage Outlooki kohtumiste, ülesannete ja projektide jälgimiseks

Igal pool kaasas olev paberkalender on abiks, kuid kas olete proovinud kasutada tarkvaraprogrammis kalendri funktsiooni? Arvutipõhise kalendriga saate kohtumise sisestada ühe korra ja määrata seda korduma iga päev, kord nädalas, kaks korda nädalas või kuus ning saate määrata automaatseid meeldetuletusi – ülesandeid, mida te ei saa oma paberkalendris teha. Siin on veel üks boonus: tarkvaraga, nagu Outlook, saavad kõik teie töötajad kalendreid jagada.

Skannige visiitkaarte ja kandke nende teave Outlooki kontaktiloenditesse

Kas olete väsinud sellest, et peate telefoninumbri või e-posti aadressi leidmiseks oma Rolodexi või tohutu virna visiitkaarte läbi ajama? Noh, võite loobuda sellest õudusunenäo mis tahes versioonist, millega silmitsi seisate. Kuidas? Käivitage iga visiitkaart skanneri kaudu, mis sisaldab tarkvara, et teisendada kaardil olev teave Outlooki kontaktide loendisse. Seejärel leiate otsitava teabe toiminguga Otsi.

Teisendage dokumendid Adobe .pdf-failideks

MS Wordis on failide salvestamise võimalus kui. pdf-id. Protsess on valutu. Avatud Wordi dokumendi puhul valige tüübina FileSave AsSave ja klõpsake paremas servas rippmenüü noolt. Kerige loendis alla, tõstke esile PDF ja klõpsake nuppu Salvesta (kasti allservas valiku Tühista kõrval).

Mis on pdf-ide puhul erilist? Te ei pea enam muretsema selle pärast, kas kellelgi on teie faili lugemiseks õige tarkvaraversioon. Iga Adobe Readeriga arvuti saab avada mis tahes .pdf-faili.

Samuti saate skannida kirju, arveid, reklaame – mis tahes dokumente, mis sobivad teie skanneriga – ja salvestada need PDF-failidena. Enne dokumendi skannimist veenduge, et määraksite skanneri .pdf-failitüübi.

Looge sageli kasutatavate dokumentide meistrid

Kui kasutate sageli sisuliselt sama tähte, kuid väikeste muudatustega, hoidke oma arvutis selle põhifaili. Seejärel, kui vajate dokumenti, avage põhidokument, tehke muudatused ja printige dokument. Ärge unustage faili salvestada teise failinimega, et põhifaili ei muudetaks.

Kasutage arvete ja ostutellimuste koostamiseks raamatupidamistarkvara

Te ei pea enam arveid või ostutellimusi täis kappides pöidlaga. Kasutage nende dokumentide koostamiseks raamatupidamistarkvara, näiteks QuickBooks või Sage 50. Võimalik, et peate printima ja kliendile dokumente postitama, kuid tegelik fail jääb alles – mitte ruumi risustavatesse kartoteekappidesse –, vaid teie arvutisse, kus arve leidmiseks piisab mõne klahvivajutuse tippimisest.

Automatiseerige ajakaarte, projekti arveid ja palgaarvestust

Tööajakaartide sisestamise ja töötlemise saate asendada elektroonilise sisselülitamise ja palgaarvestuse töötlemisega. Mõelge säästetud ajale ja välditud vigadele. Üks tööandja ütleb, et tema firma kärpis ajakaardi tarkvara abil palgaarvestust 6 tunnilt 45 minutile. Nüüd on see suur saavutus.

Ja kui usaldusväärsus on teie ettevõtte jaoks probleem, võite osta tarkvaraprogrammi, mis nõuab, et iga töötaja paneks tööaja alguses ja lõpetades sõrme skannerile! See sõrmejälgede võtmine kõlab nagu ulmefilm, kas pole?

Jälgige laoseisu elektrooniliselt

Kui teie väikeettevõte hõlmab laoseisu, on tehnoloogia kasutamine ainus viis. Optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara võimaldab teie ettevõttel pidada täpset laoseisu arvestust, täita tellimusi kiiremini, saata tellimusi sujuvalt ja arveldada täpselt, sest kõike jälgib arvuti. Saate hallata kõiki neid protsesse, kasutades arvutiekraanil silte ja numbreid.

Salvestage ostud ja varade tooteandmed arvutustabelisse või andmebaasi

Seadmete või muude varade ostmisel registreerige ostu ja toote üksikasjad arvutustabelisse või andmebaasi. Kui kogu teave on teie käeulatuses, saate müüjaga ühendust võtta mis tahes probleemidega või kiiresti oma varad finantsaruande jaoks kokku võtta või vastata pangalt varade teabe päringule.

Tee maksuajast käkitegu

Kui kõik või suurem osa teie kirjetest on arvutis, on maksude koostamine palju lihtsam ja täpsem kui andmete paberkandjal dokumentidest arvutisse ülekandmine.

Kõigi oma arvete või ostutellimustega raamatupidamistarkvaraprogrammis käivitate lihtsalt aruande ja — voila! —tarkvara annab teile aasta arvete või ostutellimuste kogusumma. Sama kehtib ka palgaarvestuse, varude ja varade kohta. Vajadusel saate taastada kõike, mille olete süstemaatiliselt arvutisse salvestanud.

Varunda failid

Väikeettevõtte kirjete haldamise tehnoloogia kasutamise lisaeelis on see, et saate neid varundada – näiteks salvestada need teises kohas asuvasse arvutisse või mälupulgale.

Miks see nii oluline on? Arvuti kõige väärtuslikum vara on selles hoitavad andmed. Hoidke nendest andmetest lisakoopia, et te ei peaks kunagi silmitsi seisma kaotatud kirjete pärast. Harva teavitatakse teid sellest, et murdvaras kavatseb teie arvuti varastada, tulekahju sulatab selle või see lihtsalt sureb.