Sådan reducerer du filstørrelsen på en PowerPoint-præsentation

De bedste PowerPoint-præsentationer er dem, der er dynamiske og interessante for deres tilsigtede målgrupper. Det betyder typisk, at du bruger billeder, videoer og andre visuelle elementer til at få dine pointer igennem.

Desværre, jo større præsentationen og jo flere elementer du bruger, jo større er filen. Hvis din PowerPoint-præsentationsfil er for stor, er her nogle trin, du kan tage for at reducere den samlede filstørrelse.

Komprimering af PowerPoint-billeder

Det største problem med enhver PowerPoint-præsentation er ikke teksten – det er billederne. Flere billeder betyder en større fil, men du kan tage nogle skridt for at reducere problemet.

Reduktion af billedstørrelser i Office-dokumenter vil reducere den samlede filstørrelse, og den bedste måde at gøre dette på er ved at komprimere dine billeder. Ulempen ved dette er en reduktion i billedkvaliteten. PowerPoint tilbyder dog flere komprimeringsmuligheder, så du kan beslutte at bruge billeder af bedre kvalitet, selvom billedkomprimeringen vil blive reduceret som et resultat.

For at starte skal du åbne din PowerPoint-præsentation. Vælg et billede, og tryk derefter på Format > Komprimer billeder på båndlinjen.

Dette vil åbne  boksen Komprimer billeder- indstillinger. Der er fem forskellige billedopløsningsmuligheder, inklusive en ekstra Brug standardopløsningsindstilling for at lade dine billeder være intakte.

Hver opløsning måles i pixels pr. tomme , hvor jo større tal, jo bedre kvalitet (og jo større filstørrelse). For maksimal komprimering skal du vælge  E-mail (96 ppi).

Hvis du foretrækker kun at komprimere et enkelt billede, skal du lade  afkrydsningsfeltet Anvend kun på dette billede være markeret. Hvis du vil komprimere alle billederne i din PowerPoint-præsentation på én gang, skal du sørge for at fjerne markeringen af ​​denne mulighed.

Tryk på  OK for at komprimere dit billede (eller billeder), når du er klar.

Når du har gemt din PowerPoint-præsentation ( Filer > Gem ), bør filstørrelsen reduceres. Indvirkningen af ​​billedkomprimering på filstørrelsen vil afhænge af antallet af billeder i din præsentation, såvel som deres originale kvalitet.

Komprimering af video i PowerPoint

Komprimering af andre medietyper, såsom videofiler, er det næste trin i at reducere din PowerPoint-filstørrelse. Især videofiler kan øge dine PowerPoint-filer massivt, hvis de er indlejret i din præsentation.

Heldigvis tilbyder PowerPoint en indbygget metode til at komprimere og konvertere videofiler. For at gøre dette skal du åbne din præsentation i PowerPoint og derefter trykke på Filer > Info > Komprimer medier . I rullemenuen skal du vælge den kvalitet, du ønsker at bruge til dine indlejrede videofiler.

Du kan vælge mellem Full HD (1080p), HD (720p) og Standard (480p) videokvalitet.

Hvis videofilerne understøttes, vil PowerPoint automatisk komprimere mediefilerne, hvilket reducerer deres overordnede kvalitet i processen. Klik på  Filer > Info > Komprimer medier > Fortryd for at fortryde processen, hvis kvaliteten er reduceret for meget.

Hvis du er tilfreds med processen, skal du gemme dit dokument ( Filer > Gem ).

Gemmer i PPTX-filformatet

De fleste PowerPoint-brugere er bekendt med PPT, PowerPoint-filformatet. Mange ældre PowerPoint-præsentationer gemmes og distribueres stadig i dette ældre format.

Desværre er PPT-filformatet forældet. Erstatningen, PPTX, bruger komprimering til at reducere filstørrelsen på PowerPoint-præsentationer betydeligt. At gemme dine dokumenter i PPTX-formatet, samt konvertere eksisterende PPT-filer til PPTX, kan have stor indflydelse på den samlede filstørrelse.

For at konvertere din PPT-fil til PPTX skal du åbne PPT-filen i PowerPoint. Derfra skal du klikke på  Filer > Info > Konverter .

Dette åbner  dialogboksen Gem som og vælger automatisk PPTX-filformatet. Bekræft filnavnet for din nye PPTX-præsentation, og tryk derefter på Gem  for at bekræfte. 

De yderligere fordele ved komprimering, som en PPTX-fil tilbyder i forhold til det originale PPT-format, burde hjælpe med at reducere filstørrelsen. Virkningen af ​​at gemme din PowerPoint-præsentation som en PPTX-fil vil dog afhænge af din originale præsentationsfil.

Deaktivering af indlejrede skrifttyper

De fleste PowerPoint-brugere vil bruge standard systemskrifttyper til deres præsentation, men hvis du opretter en temapræsentation, kan du beslutte at integrere tredjepartsskrifttyper i din PowerPoint-fil. Disse indlejrede skrifttyper ser måske flotte ud, men de kan øge din PowerPoint-filstørrelse betydeligt.

Medmindre du er sikker på at inkludere dem, bør du deaktivere muligheden for indlejrede skrifttyper i PowerPoint. For at gøre dette skal du klikke på  Filer > Indstillinger for at åbne PowerPoint-indstillingsmenuen.

I  menuen PowerPoint-indstillinger skal du trykke på fanen Gem .

Under  afsnittet Bevar troskab ved deling af denne præsentation skal du klikke for at deaktivere  afkrydsningsfeltet Integrer skrifttyper i filen .

Når indstillingen ikke er markeret, skal du klikke på OK for at gemme indstillingen og derefter trykke på Filer > Gem for at gemme dokumentet. Når de er gemt, skal alle indlejrede skrifttypefiler fjernes.

Dette er dog en indstilling, der kun bør påvirke et lille antal PowerPoint-brugere og muligvis kun reducere din PowerPoint-filstørrelse, hvis du bruger et betydeligt antal brugerdefinerede skrifttyper.

Fjernelse af skjulte PowerPoint-data

Hvert PowerPoint-dokument, du opretter, har yderligere oplysninger vedhæftet, herunder hvem der har skrevet det og andre skjulte metadata. Hvis du forsøger at optimere din PowerPoint-filstørrelse, bør fjernelse af disse oplysninger hjælpe med at reducere filstørrelsen, selvom virkningen bør være relativt lille.

For at gøre dette skal du åbne din PowerPoint-præsentation og derefter klikke på  Filer > Info > Kontroller for problemer > Inspicer dokument .

I  vinduet Document Inspector skal du sikre dig, at afkrydsningsfeltet Dokumentegenskaber og personlige oplysninger er markeret, og tryk derefter på  Inspect .

Når dokumentinspektøren har scannet din PowerPoint-præsentation, skal du klikke på  knappen Fjern alle for  indstillingen Dokumentegenskaber og personlige oplysninger .

Dette vil fjerne alle personlige metadata fra din PowerPoint-præsentation, hvilket reducerer filstørrelsen med en lille mængde.

Oprettelse af bedre PowerPoint-præsentationer

Du behøver ikke at gå på kompromis med kvaliteten for at skabe PowerPoint-præsentationer af høj kvalitet. Hvis PowerPoint-filstørrelser bekymrer dig, skal du komprimere dine mediefiler og bruge PPTX-filformatet.

Hvis du vil droppe PowerPoint helt, kan du overveje at bruge Microsoft Sway i stedet.