Sådan opretter du personlige masse-e-mails ved hjælp af Mail Merge til Gmail

Skal du sende den samme e-mail til mange mennesker med personligt indhold til hver enkelt? Måske vil du hilse hver enkelt modtager med deres navn, bruge deres postadresse eller inkludere deres medlemsnummer.

Brevfletning er en funktion, der giver dig mulighed for at oprette flere kopier af breve og e-mails, som du kan sende til dine kontakter. Hvert brev eller e-mail kan indeholde både standard og tilpasset personligt indhold. De oplysninger, du bruger til at tilpasse hvert brev eller e-mail, er taget fra din datakilde som en kontaktliste.

Hvis du bruger Gmail som din primære e-mail-klient, er der ingen indbygget funktion til brevfletning. Der er dog en mailfletning-tilføjelse tilgængelig til Google Sheets, der linker til din Gmail-konto. Vi viser dig, hvordan du bruger tilføjelsen Mail Merge til Gmail med vedhæftede filer til at personliggøre en gruppe af de samme e-mails og sende dem.

Installer Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on

Inden du installerer og bruger Mail Merge-tilføjelsen, skal du logge ind på den Gmail-konto, du vil bruge.

Installer derefter Mail Merge-tilføjelsen til Google Sheets.

Klik på Fortsæt i dialogboksen Lad os komme i gang for at give Mail Merge-tilføjelsen tilladelse til at køre.

De forskellige tilladelser, der kræves af tilføjelsen, er angivet. Klik på Tillad for at give Mail Merge-tilføjelsen tilladelse til at få adgang til din Gmail-konto.

Brevfletning – Kom godt i gang-vejledningen vises. Klik på X for at lukke dialogboksen.

Opret fletteskabelonen

Mail Merge-tilføjelsen åbner et nyt Unavngivet regneark i Google Sheets på en ny fane.

Gå til Tilføjelser > Brevfletning med vedhæftede filer > Opret fletskabelon .

Der oprettes en tom brevfletningsskabelon i regnearket Unavngivet , der indeholder de obligatoriske kolonner, såsom Fornavn , Efternavn og E-mailadresse .

Importer eller indtast dine kontakter

Nu skal du tilføje de kontakter, du vil bruge, til dette regneark. For at gøre det skal du gå til Tilføjelser > Brevfletning med vedhæftede filer > Importer Google-kontakter .

Import af dine kontakter er den hurtigste måde at tilføje dem på. Men du kan også manuelt indtaste oplysningerne for modtagerne i regnearket.

Hvis du har bestemte grupper af modtagere, sender du batch-e-mails til; du vil måske oprette grupper i dine Google-kontakter.

Vælg gruppen, der indeholder de e-mail-adresser, du vil bruge, fra rullelisten, og klik på Importer kontakter . Dialogboksen lukkes ikke automatisk, så klik på X i øverste højre hjørne af dialogboksen.

Tilføj en vedhæftet fil til en kontakt

Et af de elementer, du kan tilpasse i hver e-mail, er den vedhæftede fil. Du kan vedhæfte en anden fil til hver e-mail ved at bruge et link til filen på din Google Drev-konto.

For at gøre dette skal du åbne en ny fane og logge ind på Google Drev. Upload derefter den fil, du vil vedhæfte til e-mailen. Du kan trække filen til browservinduet for at uploade den.

Højreklik derefter på den uploadede fil og klik på Hent link, der kan deles .

I pop op-dialogboksen skal du sørge for, at skyderen Linkdeling på er slået til (grøn).

Hvis linkdeling allerede er aktiveret, kopieres URL'en automatisk, når du vælger Hent link, der kan deles . Hvis du ikke så en besked om, at linket blev kopieret til udklipsholderen, skal du vælge URL'en i dialogboksen og kopiere den.

Gå tilbage til Mail Merge-regnearket og indsæt URL'en i kolonnen Filvedhæftede filer for den person, du vil sende denne fil til. Du kan sende en anden fil til hver kontakt på din liste.

Du kan også inkludere flere URL'er for vedhæftede filer, adskilt af kommaer.

Planlæg dato og klokkeslæt for at sende e-mailen

Kolonnen Planlagte data giver dig mulighed for at angive en dato og et klokkeslæt for at sende e-mailen, som kan være forskellig for hver person.

For at planlægge en e-mail skal du indtaste den ønskede dato og klokkeslæt ved hjælp af formatet dd/mm/ååå tt:mm i kolonnen Planlagt dato for den ønskede kontakt.

Lad cellerne i kolonnen Planlagt dato være tomme for at sende e-mails med det samme, når de er konfigureret.

Tilføj tilpasset indhold

Udover de standardfelter, der er inkluderet i brevfletningsskabelonen, kan du tilføje andre brugerdefinerede felter. Måske vil du tilføje oplysninger som hver enkelt modtagers e-mailadresse og medlemsnummer. Du kan tilføje kolonner til regnearket for at gemme disse oplysninger.

For vores eksempel vil vi tilføje noget simpelt. Vi ønsker at bruge modtagerens efternavn i hver e-mail, efter deres titel (Mr., Ms. eller Mrs.). Så vi vil tilføje en titelkolonne .

For at tilføje en kolonne til brevfletningsregnearket skal du flytte musen over kolonneoverskriften i den sidst udfyldte kolonne. Klik på pil ned-knappen, der vises, og klik derefter på Indsæt 1 til højre .

Klik i den blå overskriftscelle og skift navnet på kolonnen til et passende navn. Du vil bruge dette navn i din e-mail-kladde i Gmail for at indsætte værdien i hver e-mail senere.

Indtast derefter den relevante værdi for hver kontakt i cellerne under kolonnenavnet.

Opret e-mail-kladden i Gmail

Nu er det tid til at oprette den e-mail-kladde, du vil sende til dine kontakter til dine brevfletningsregneark, og bruge variable felter til at tilpasse hver e-mail.

Åbn en ny fane, og log ind på den samme Gmail-adresse, som du brugte til brevfletningsregnearket. Opret en ny e-mail, og skriv emnet og brødteksten i e-mailbeskeden. Du kan også tilføje rich text-formatering og inline-billeder til din e-mail-kladde.

For at inkludere variable felter i e-mailen, f.eks . Titel og Efternavn , skal du indsætte feltnavnene ved hjælp af {{feltnavn}}- notationen. For eksempel tilføjede vi {{Title}} {{Last Name}} til vores e-mail. Du kan også tilføje variable felter til emnelinjen. Hvis du har tilføjet vedhæftede fil-URL'er til brevfletningsregnearket, behøver du ikke tilføje dette variabelfelt til e-mailen. De vil automatisk blive inkluderet i e-mails.

KLIK IKKE på Send .

Konfigurer brevfletningen

Vend tilbage til brevfletningsregnearket og gå til Tilføjelser > Brevfletning med vedhæftede filer > Konfigurer brevfletning .

Indtast oplysningerne for e-mail-meddelelsen, såsom afsenderens fulde navn , CC-adresse og BCC-adresse . Hvis afsenderens e-mail-adresse er forskellig fra den Gmail-adresse, du loggede ind som, skal du vælge e-mailadressen fra rullelisten. Den loggede e-mailadresse bruges også som svar-til-adresse , men du kan ændre det.

Klik på Fortsæt .

Send en test-e-mail

Vælg Brug en eksisterende Gmail-kladdemeddelelse som skabelon fra den første rulleliste. Vælg derefter den kladde, du vil bruge, på rullelisten Vælg Gmail-udkast .

Det er en god idé at teste din brevfletning, så klik på Send en test-e-mail .

Du modtager test-e-mailen på den konto, du loggede på som på brevfletningsregnearket. Variable feltværdier fra den første kontakt på din importerede liste bruges. Eventuelle vedhæftede fil-URL'er, du tilføjede, tilføjes nederst i meddelelsen. Du kan enten downloade filen fra linket eller gemme filen på din Google Drev-konto.

Kør brevfletning

Gå tilbage til brevfletningsregnearket, og klik på Kør brevfletning for at begynde at sende e-mails. Hvis du tilføjede datoer og klokkeslæt til kolonnen Planlagt dato for nogen eller alle kontaktpersonerne, sendes e-mails derefter. E-mails til kontakter uden planlagt dato og klokkeslæt vil blive sendt med det samme.

Når brevfletningen er fuldført, skal du klikke på Udført .

Omdøb brevfletningsregnearket

Brevfletningsregnearket gemmes automatisk som standardnavnet Unavngivet regneark . Hvis du vil bruge dette regneark igen, vil du måske give det et bedre navn.

For at ændre navnet på brevfletningsregnearket skal du klikke på navnet i øverste venstre hjørne af regnearket.

Indtast et nyt navn. Dette nye navn vises på regnearket.

Det nye navn, du indtastede, bruges også som filens navn på din Google Drev-konto. Nu kan du bruge denne brevfletning igen og ændre den efter behov.

Brevfletning er også en indbygget funktion i Word til Windows , Word til Mac og Outlook 2013 eller 2016 på Windows .

Bruger du brevfletning? Har du fundet andre måder at lave brevfletning på i Gmail eller måder at lave mailfletning på i andre mailtjenester? Fortæl os dine oplevelser i kommentarerne.