Sådan opretter du drop-down lister ved hjælp af datavalidering i Microsoft Excel

Datavalidering giver dig mulighed for at gøre ting, der involverer komplicerede brugerdefinerede indstillinger, såsom at bede brugere om at vælge en mulighed fra en liste eller begrænse celler til bestemte datatyper. Det er en fordel, når du skal holde dine Microsoft Excel-data konsekvente og standardiserede.

I dag viser jeg dig, hvordan du opretter en rulleliste i en celle ved hjælp af datavalidering. Selvom jeg tager skærmbillederne ved hjælp af Excel 2016, er trinene de samme, hvis du bruger ældre versioner. Trinene er også de samme i moderne versioner af Excel i Microsoft 365-pakken (tidligere O365) .

Opret en datatabel og listen over muligheder

Først skal du oprette en grundlæggende datatabel. Du kan enten indtaste dine data manuelt eller kopiere og indsætte dem fra en anden kilde.

Dernæst skal vi indtaste en liste over muligheder for rullelisten. Du kan gøre det, når du definerer datavalideringen eller definerer en liste et andet sted på det samme regneark eller et andet regneark.

I dette eksempel vil vi vise mulighederne for rullelisten på et andet regneark, så klik på en af ​​regnearksfanerne nederst i Excel-vinduet.

Indtast hver indstilling i en kolonne (eller række), en mulighed for en celle. Gå derefter tilbage til arbejdsarket med dine data.

Slå datavalidering til for valgte celler til

I dette eksempel ønsker vi at tilføje rullelister til kolonnen Bedømmelse eller kolonne B . Vælg de celler, du vil tilføje rullelisterne til. I vores tilfælde valgte vi B2 til B10 .

Klik derefter på fanen Data .

Klik på knappen Datavalidering i afsnittet Dataværktøjer .

Tilføj en rulleliste til de valgte celler

Dialogboksen Datavalidering vises. På fanen Indstillinger kan du få Excel til at begrænse indtastninger i de valgte celler til datoer, tal, decimaler, tidspunkter eller en bestemt længde.

For vores eksempel skal du vælge Liste fra rullelisten Tillad for at oprette en rulleliste i hver af de valgte celler.

Vælg kilden til valgmulighederne for rullelisten

Nu skal vi angive kilden til mulighederne i hver rulleliste. Der er to måder, du kan gøre dette på. Den første metode involverer manuel indtastning af indstillingerne i boksen Kilde adskilt af kommaer. Dette kan være tidskrævende, hvis du har en lang liste af varer.

Tidligere i denne artikel oprettede vi en liste over elementer på et separat regneark. Vi skal nu bruge denne liste til at udfylde rullelisten i hver af de valgte celler. Denne anden metode er nem at administrere. Du kan også skjule arbejdsarket, der indeholder indstillingerne (højreklik på fanen regneark og vælg Skjul ), når du distribuerer projektmappen til dine brugere.

For at tilføje listen fra det separate regneark til din rulleliste skal du klikke på pil op i højre side af kildeboksen .

Dialogboksen Datavalidering skrumper ned til kun kildeboksen , og du kan få adgang til din projektmappe under dialogboksen. Klik på fanen for arbejdsarket, der indeholder rullelistens muligheder.

Vælg derefter de celler, der indeholder mulighederne. Regnearkets navn og celleområdet med indstillingerne føjes til boksen Kilde i dialogboksen Datavalidering .

Klik på pil ned i højre side af kildeboksen for at acceptere inputtet og udvide dialogboksen.

Tilføj en inputmeddelelse

Du kan tilføje en valgfri besked til rullelisten. Måske vil du vise en hjælpemeddelelse eller et tip. Det er en god idé at holde budskabet kort.

For at tilføje en meddelelse, der vises, når en celle, der indeholder rullelisten, er valgt, skal du klikke på fanen Input Message . Indtast derefter en titel og inputmeddelelsen i felterne.

Tilføj en fejlalarm

Et andet valgmulighedspunkt på rullelisten er en fejlmeddelelse, som ville blive vist, når en bruger forsøgte at indtaste data, der ikke matcher valideringsindstillingerne. I vores eksempel vises fejlmeddelelsen, når nogen indtaster en indstilling i cellen, der ikke matcher nogen af ​​de forudindstillede muligheder.

For at tilføje en fejlmeddelelse skal du klikke på fanen Error Alert . Standardindstillingen for stilen for fejladvarslen er Stop . Du kan også vælge Advarsel eller Information . I dette eksempel skal du acceptere standardindstillingen Stop på rullelisten Stil .

Indtast titel og fejlmeddelelse for fejlalarmen . Det er bedst at holde fejlmeddelelsen kort og informativ. Klik på OK .

Brug din nye rulleliste

Når du nu klikker på en celle, som du har tilføjet en datavalideringsliste til, vises en rulleliste, og du kan vælge en mulighed.

Hvis du har tilføjet en inputmeddelelse til rullelisten, vises den, når du vælger en celle, der indeholder rullelisten.

Hvis du prøver at indtaste en indstilling, der ikke matcher nogen af ​​de forudindstillede indstillinger, vises den fejlalarm, du har konfigureret, i en dialogboks.

Hvordan har du gjort brug af drop-down lister i Excel? Fortæl os det i kommentarerne. Se også vores andre Microsoft Office-tip  og vores selvstudie til oprettelse af rullemenuer i Google Sheets .