Sådan får du vigtige e-mails til at skille sig ud i Outlook

Næsten hver kontormedarbejder skal på et eller andet tidspunkt håndtere en uhåndterlig e-mail-indbakke. Heldigvis kan Microsoft Outlook-brugere drage fordel af forskellige funktioner designet til at få vigtige e-mails til at skille sig ud.

Disse omfatter betinget formatering og farvekategorier for at tilføje forskellige skrifttyper og farver til dine e-mails. Sådan bruger du disse funktioner i Outlook.

Brug af betinget formatering i Outlook

Betinget formatering giver dig mulighed for at angive formateringsregler for Outlook-e-mails. Du kan indstille forskellige farver, skrifttyper og stilarter til dine e-mail-beskeder, som de vises i din indbakke. For at komme i gang skal du oprette en ny betinget formateringsregel.

I Outlook skal du klikke på  Vis > Vis indstillinger i kategorien Aktuel visning . Klik på Betinget formatering i  vinduet Avancerede visningsindstillinger .

Oprettelse af en ny betinget formateringsregel

Outlook bruger allerede regler for betinget formatering til specifikke scenarier, som du kan se i vinduet med indstillinger for betinget formatering . Ulæste e-mails vil for eksempel blive vist med blå tekst ved hjælp af Segoe UI-skrifttypen.

For at tilføje din egen betingede formateringsregel skal du klikke på knappen Tilføj .

Giv din regel et passende navn, og klik derefter på  Skrifttype for at indstille dine formateringsindstillinger som skrifttype, farve og størrelse.

Klik på  OK  for at bekræfte dine skrifttypeindstillinger.

Når formateringsstilen for din regel er indstillet, skal du klikke på  knappen Betingelse .

Herfra kan du indstille reglen til automatisk at gælde for e-mails, der indeholder bestemte søgeord, eller på e-mails sendt til eller fra bestemte e-mailadresser.

Formatering efter e-mailadresse

For at tilføje en regel, der gælder for e-mails fra en bestemt afsender, skal du skrive e-mail-adressen i feltet Fra og adskille flere e-mail-adresser med et semikolon. Du kan anvende dette på alle e-mails sendt fra et enkelt websted ved at skrive @domain.com og erstatte domain.com med det korrekte domænenavn.

Du kan også gøre dette for e-mails, du sender, i stedet for at modtage, ved at skrive e-mailadressen i feltet Send til i stedet.

Formatering efter søgeordssøgning

For at anvende din betingede formateringsregel på e-mails, der indeholder ord, skal du skrive søgeordet (eller nøgleordene) i feltet Søg efter ordene .

Vælg indstillingen Kun emnefelt i rullemenuen nedenfor for kun at søge i emnefeltet efter dine valgte søgeord, eller feltet Emne og meddelelsestekst for at søge i hele e-mailen.

Avancerede betingede formateringsregler

Du kan oprette yderligere komplekse formateringsregler på fanerne Flere valg og Avanceret . Herfra kan du anvende din nye regel på e-mails efter deres læsestatus, vigtighed, opfølgningsflag, størrelse og mere.

Hvis du f.eks. vil indstille din regel til kun at gælde for ulæste e-mails, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Kun elementer, der er på fanen Flere valg , og derefter vælge indstillingen Ulæst i rullemenuen.

På  fanen Avanceret kan du oprette specifikke søgninger efter din regel ved hjælp af næsten alle tilgængelige Outlook-data. Ved at klikke på indstillingen Felter får du hundredvis af muligheder at vælge imellem. De mest almindelige felter er angivet under kategorien Ofte brugte felter .

Klik på  Tilføj til liste for at tilføje dette avancerede søgekriterium til din formateringsregel. Eksemplet nedenfor viser en avanceret søgning efter alle e-mails, der indeholder "Ben" i  emnefeltet .

Når du er tilfreds med din regel, skal du klikke på  OK for at bekræfte og derefter på  OK for at lukke  vinduet med indstillinger for betinget formatering .

Brug af e-mail-kategorier

Selvom det er muligt at kategorisere Outlook-e-mails ved hjælp af søgemapper , er en anden måde at fremhæve dine vigtige e-mails på at anvende en kategori. Kategorier har et separat navn og farvemærke, så du kan se dem separat.

Et grøn-gul-rød farvesystem kan hjælpe dig med at prioritere de vigtigste e-mails, for eksempel. Som standard tilbyder Outlook kategorier i blå, grøn, orange, lilla, rød og gul. Du kan redigere disse eller oprette dine egne ved at bruge alternative farver og navne.

Oprettelse eller redigering af kategorier

For at oprette en ny kategori eller for at redigere en eksisterende, skal du klikke på Hjem > Kategoriser > Alle kategorier .

Klik på  Ny for at oprette en ny kategori. Vælg din kategorifarve fra rullemenuen, og giv den et navn i boksen Navn ovenfor.

Klik på  OK for at gemme din kategori.

Manuel anvendelse af en kategori på Outlook-e-mails

For manuelt at anvende en kategori på en Outlook-e-mail skal du vælge den i Outlook-mappevisningen. Klik på Hjem > Kategoriser , og klik derefter på din kategori.

Din kategori vil blive vist som en farvet firkant i standard Outlook-mappevisningen over modtagelsestidspunktet og -datoen. Navnet på din kategori vises under e-mail-emnet i e-mail-visningen.

For at se e-mails efter kategori skal du klikke på  Vis > Kategorier og rulle til den relevante sektion for din kategori.

Automatisk anvendelse af Outlook-kategorier

Du kan også bruge Outlook-regler til automatisk at anvende kategorier på bestemte e-mails. For at gøre det skal du klikke på Filer > Info > Administrer regler og advarsler .

På  fanen E-mail-regler i menuen Regler og advarsler  skal du klikke på knappen Ny regel .

Vælg  Anvend regel på beskeder, jeg modtager, før du klikker på  Næste .

Vælg søgekriterierne for din farvekategoriregel. Hvis du f.eks. vil anvende reglen på e-mails fra en bestemt e-mailadresse eller et bestemt domænenavn, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Fra personer eller offentlig gruppe .

I  trin 2- området nedenfor skal du klikke på kriterierne igen (understreget med blåt). Indtast din e-mailadresse eller dit domænenavn ud for  Fra- indstillingen nederst.

Hvis Outlook kan finde e-mailadressen i din eksisterende postkasse, skal du vælge den på listen, der vises, og derefter klikke på  OK . Hvis det ikke kan, skal du klikke på  Annuller . Reglen oprettes uanset. Klik på  Næste for at fortsætte.

Du kan indstille handlingen for din regel på næste trin. Klik for at aktivere muligheden " Tildel til kategorikategorien " i afsnittet Trin 1 .

Vælg den kategori, der skal tildeles denne regel, ved at klikke på en kategori i  afsnittet Trin 2 nedenfor, før du klikker på OK og derefter  på Næste.

Den næste fase giver dig mulighed for at vælge eventuelle undtagelser fra denne regel. Vælg disse som ovenfor, eller klik på  Næste for at fortsætte.

På den sidste fase, giv et navn til din farvekategoriregel, og vælg derefter  afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i "Indbakke" for efterfølgende at anvende den på alle dine eksisterende e-mails.

Klik på  Udfør for at oprette og køre reglen. Farvekategorien vil blive anvendt på dine e-mails i henhold til de kriterier, du har valgt.

Gå ikke glip af dine vigtige Outlook-e-mails

Brug af farvekategorier og betingede formateringsregler er en fantastisk måde at få de vigtige e-mails, du sender og modtager, til at skille sig ud i Outlook. Glem ikke at øge din Outlook-produktivitet yderligere ved at bruge yderligere Outlook-regler og opfølgningsflag til at holde styr på e-mailkæder og vigtige opgaver.

Du kan også bruge Quick Parts i Outlook til hurtigt at tilføje almindelige udsagn til dine e-mail-svar.