Boost din Outlook-produktivitetsarbejdsgang med disse tips

For nybegyndere eller professionelle indeholder Microsoft Outlook mange funktioner, du kan bruge til at øge din produktivitet. Her er nogle vigtige tips til at forbedre din arbejdsgang og produktivitet ved at bruge Outlook til Mac, Office 365 eller webversioner.

Opsætningsregler

Regler kan hjælpe dig med at automatisere administrationen af ​​dine beskeder, uanset om det er blokering af uønsket e-mail eller flytning af specifikke beskeder til en mappe. For eksempel kan du få alle beskeder fra din chef flyttet til en bestemt mappe, så du aldrig går glip af dem. Med den fulde version af Outlook kan du oprette nogle ret komplekse regler.

Her er en simpel regel, hvor jeg flytter beskeder fra modtagermappen. Vælg en besked fra modtageren, klik på fanen Hjem , og klik på Regler > Opret regel .

Marker afkrydsningsfeltet Fra modtager, og marker derefter Flyt elementet til mappe." Vælg en eksisterende mappe, eller opret en ny. Vælg det, og klik på OK. Du kan køre reglen med det samme eller på et senere tidspunkt. Du kan opsætte regler for at modtage en advarsel, når du får en e-mail fra en bestemt modtager  eller beskeder med bestemte ord. Se, hvordan du flytter nye beskeder til en bestemt mappe .

Også avancerede regler blev tilføjet til Outlook.com for et par år siden.

Brug farvekategorier og flag

Brug funktionen Farve og kategorier til at hjælpe med at prioritere og fokusere på det, der er vigtigt. Vælg en besked, klik på kategoriser-menuen, og vælg derefter en passende farve. Du kan tilpasse disse farver til en bestemt betydning. Klik på Kategorier > Alle kategorier > vælg en farve og derefter Omdøb. Tastaturkommandoer kan også tildeles, så du hurtigt kan markere en besked.

Opfølgningsflaget kan også hjælpe dig med at huske beskeder, du skal se på, når du har tid. Når du markerer en e-mail-besked, vises den på din opgaveliste og opgavelister, så du kan huske at følge den.

Planlæg ved hjælp af forsinket levering

Outlook lader dig forsinke leveringen af ​​en e-mail til et bestemt tidspunkt på dagen. Denne funktion er praktisk, hvis du ved, at en modtager ikke kommer til din besked før et givet tidspunkt. Hvis du er klar over, at en bruger tjekker e-mail omkring kl. 03.00, skal du oprette en ny meddelelse og derefter klikke på knappen Forsink levering under Indstillinger . Foretag de relevante ændringer af leveringsmuligheder såsom Lever ikke før dato og klokkeslæt.

Opret en søgemappe

En søgemappe er en effektiv måde at triage dine beskeder på og bringe lidt fornuft til din indbakke. For eksempel kan du oprette en søgemappe for e-mails, du vil følge op, eller markere beskeder fra bestemte personer, grupper eller lister.

Klik på fanen Mappe , klik på Ny søgemappe, og vælg den type søgemappe, du vil oprette fra en af ​​grupperne. Vælg mailmappen, og klik på OK. Der oprettes en søgemappe i navigationsruden. Alle beskeder, jeg vælger at følge op, vil være tilgængelige der, når jeg har brug for dem.

Indstil filterniveau for uønsket e-mail

Junk Mail kan bremse, hvor mange produktive e-mails du kan modtage i løbet af dagen. Ved at bruge Outlooks Junk Mail Filter kan du minimere dets indvirkning. Klik på fanen Hjem, klik på Junk-menuen i gruppen Slet, og klik på Junk Email-indstillinger.

Jeg anbefaler at starte med Lav indstillingen først og se, hvordan det virker for dig. Hvis uønskede beskeder er for aggressive, kan du flytte til en højere mulighed. Hvis filteret fejlagtigt markerer en vigtig besked, vil jeg holde indstillingen Slet permanent umarkeret.

Opret sikkerhedskopier af PST-fil

Outlook er et system, og det kan også fejle. Vedligeholdelse af en sund sikkerhedskopi af din personlige mappe kan sikre en jævn genopretning i tilfælde af korruption, systemfejl eller ethvert andet uforudset problem.

Outlook-datafiler (.pst) oprettet ved hjælp af Outlook 2013 eller Outlook 2016 (eller nyere) gemmes på din computer i mappen Dokumenter\Outlook-filer . Hvis du har opgraderet til Outlook på en pc eller Mac, der allerede havde datafiler oprettet i Outlook 2007 eller tidligere, gemmes disse filer et andet sted i en skjult mappe på C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Den offline Outlook-datafil (.ost) gemmes også i C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . De fleste data forbliver på serveren; dog skal alle elementer, der er gemt lokalt, sikkerhedskopieres. For eksempel Kalender, Kontakter, Opgaver og alle mapper, der kun er markeret Lokal. For mere om oprettelse og sikkerhedskopiering af PST-mapper, tjek følgende artikler:

• Sådan opretter du en PST-mappe i Outlook
• Opret en PST-mappe i Outlook 2013
• Hvad er Outlook PST-mapper, og hvordan du bruger dem
• Reparer korrupt PST-mappe i Outlook

Du er muligvis også interesseret i, hvordan du finder den midlertidige OLK-mappe i Outlook .

Konfigurer Ikke til stede-svar

Uanset om du vil være ude af kontoret det meste af dagen eller på ferie i en måned, kan opsætning af et fraværende svar lade dine kontakter vide, at du ikke er tilgængelig. Brug af Out of Office Assistant  vil reducere en masse støj i din indbakke, når de forsøger at nå dig uden et øjeblikkeligt svar. Det vil også reducere arbejdet med at rydde op i din indbakke, når du vender tilbage. Klik på Filer > Info > Automatiske svar .

Vælg afkrydsningsfeltet Send automatiske svar, og definer derefter den periode, hvor du gerne vil have denne særlige besked sendt. Du kan også sende denne besked til kolleger i eller uden for organisationen.

Hvis du bruger Outlook til iOS, skal du trykke på Indstillinger, trykke på din Exchange-server og derefter trykke på Automatiske svar . Slå automatiske svar til, og skriv en personlig besked.

Håndtering af notifikationer

Outlook-skrivebordsmeddelelser kan være overvældende og distrahere dig. En mulighed du har er at deaktivere dem. For at slå dem fra skal du højreklikke på Outlook-ikonet i meddelelsesområdet på proceslinjen og derefter klikke på Vis ny mail-skrivebordsalarm. For ældre versioner af Outlook, tjek vores artikel om, hvordan du deaktiverer Outlook-skrivebordsalarmer .

Outlook Mobile Tips

Hvis du bruger den mobile version af Outlook, er her nogle tips, du kan bruge til at forblive produktiv på farten.

Skift mellem personlige og arbejdskalendere.

Tryk på fanen Kalender, tryk derefter på hamburgermenuen, og tryk derefter på din arbejds- eller personlige kalender.

Planlæg et Skype-opkald med Outlook til iOS

Tryk på Kalender, opret en ny selv, og indtast derefter et navn til begivenheden. Tryk på Personer, og tilføj derefter de personer, du gerne vil invitere. Stryg ned og aktiver Skype Call, tryk derefter på Skype Call-link, indtast en beskrivelse, og tryk derefter på Udført . Tryk på Gem for at fuldføre.

Send en tilgængelighed

Opret en ny besked, og tryk på kalenderbegivenheden.

Tryk på send tilgængelighed, vælg et passende tidspunkt og derefter Udført.

Send din besked.

Nylige opdateringer til Outlook til Windows eller Mac tilføjede nogle nye funktioner. Se vores artikel for at få flere oplysninger om, hvordan du kan bruge disse nye funktioner. Se også vores artikel med en  liste over Outlook-tastaturkommandoer til Mac-brugere.