Tilføjelse af nye kontakter! 2005

På det meget enkleste niveau er hovedformålet med ACT! er at tjene som et sted at gemme alle de kontakter, du interagerer med på daglig basis. Du kan tilføje og redigere alle dine kontakter fra vinduet Kontaktdetaljer, fordi det indeholder alle de oplysninger, der vedrører en bestemt post, og giver dig mulighed for at se alle dine kontaktfelter.

Du har sikkert masser af kontakter, som du gerne vil indtaste i din database, så spring lige ind og følg disse trin:

Hvis du ikke allerede er i vinduet med kontaktoplysninger, skal du gå dertil ved at klikke på kontaktikonet på ACT! Nav bar.

I vinduet Kontaktdetaljer kan du vælge mellem en af ​​tre måder at tilføje en ny kontakt til din database på:

• Vælg Kontakt → Ny kontakt.

• Klik på ikonet Ny kontakt på værktøjslinjen.

• Tryk på Indsæt-tasten på tastaturet.

Indledning af en af ​​de foregående kommandoer resulterer i en tom kontaktpost. Du er nu klar til at indtaste den nye kontakts oplysninger.

Begynd at indtaste oplysninger ved at klikke i feltet Firma og indtaste kontaktpersonens firmanavn.

HANDLING! skelner ikke mellem faktiske kontakter og tomme kontakter. Undladelse af at indtaste oplysninger eller gentagne gange tryk på Indsæt-tasten resulterer i adskillige tomme kontaktposter, som ikke er til nogen nytte og kun tjener til at tilstoppe databasen. Så selvom du er fri til at forlade enhver af ACT! felter tomme, skal du indtaste noget, så start med virksomhedens navn.

Du kan altid gå tilbage til en post senere og tilføje, ændre eller slette enhver information i ethvert felt.

Klik i det næste felt, hvor du vil indtaste oplysninger og begynde at skrive.

Du kan også bruge tabulatortasten til at gå videre til næste felt. Hvis du ved et uheld trykker på tabulatortasten én gang for ofte, kan du opleve, at du har rykket et felt for mange og havnet i det forkerte felt. Men tøv ikke: Tryk og hold Shift-tasten nede, og tryk derefter på Tab for at flytte din markør i den modsatte retning.

Fortsæt med at udfylde felter.

HANDLING! leveres med cirka 50 forprogrammerede felter, der afspejler de fleste brugeres behov. Mange af felterne er ret selvforklarende (og afspejler den type information, som du sandsynligvis forventer at finde i enhver adressebog): kontaktnavn, firmanavn, telefon, by, stat og postnummer. Disse er bekvemt placeret i den øverste halvdel af vinduet med kontaktoplysninger. Et par af felterne er lidt mindre tydelige:

• Adresse: Hvis du antager, at de tre felter ACT! sørger for, at adressen er beregnet til at gemme tre alternative adresser, tager du fejl! Det andet og tredje adressefelt er beregnet til rigtig lange adresser. Dette felt er et godt sted at inkludere et bygningsnavn, hvis det er en integreret del af adressen.

• Etiketter i 5160-stil, populært brugt til masseforsendelser, udskriver generelt fire linjer med information: firma, kontaktperson, adresse og by/stat/postnummer (alle på den fjerde linje). Hvis du skal bruge det andet og tredje adressefelt, skal du have større etiketter.

• ID/Status: ID/Status-feltet er i det væsentlige kategorifeltet, og det registrerer hver af dine kontakter i kategorier. Ved at bruge ID/Status-feltet behøver du ikke manuelt at opsætte en række forskellige databaser: en til dine venner, en til dine kunder, en til dine leverandører og så videre. ID/Status-feltet leveres forudindstillet med et par dusin af de mest almindeligt anvendte kategorier, inklusive venner, kunder, leverandører og konkurrenter, hvilket gør det nemt at søge efter hver af disse kategorier.

• Hilsen: Dette felt refererer til det navn, der kommer efter ordet Kære i et brev, som bruges i dine brevskabeloner. Som standard bruger ACT!, som er den venlige type, fornavnet. Skift gerne hilsenen til en mere formel.

• Hvis du foretrækker at bruge den mere formelle hilsen som standardindstillingen, skal du vælge Værktøjer → Præferencer og klikke på knappen Hilsningspræferencer, der er bekvemt placeret på fanen Generelt.

• Refereret af: Dette felt er et af de mest almindeligt oversete felter i databasen. Oplysninger indtastet i dette felt bruges i rapporten Kilde til henvisninger; manglende indtastning af henvisninger til oplysninger gør rapporten ubrugelig. Så hvad er den store sag? Antag, at du betaler for annoncering i to aviser - ville det ikke være rart at vide, hvilken der tiltrak flest kundeemner? Hvis du deltager på messer eller bruger meget tid og kræfter på dit websted, vil du så ikke gerne vide, om din indsats har resulteret i en ny forretning? Og hvis en eksisterende kunde sender dig masser af nye kundeemner, ville det så ikke være rart at hædre ham med en dejlig skinke til jul frem for den sædvanlige frugtkage?

• Bruger: Bemærk, at flere brugerfelter er i den nederste halvdel af vinduet med kontaktoplysninger. Disse felter indeholder oplysninger, der er specifikke for din virksomhed.

• Lad disse særlige felter være tomme, indtil du omdøber dem. Hvis du ikke gør det, kan du ende med at få forskellige slags data indtastet i ét felt.

  Du kan altid gå tilbage og tilføje, ændre eller slette feltdata til enhver tid!

Bliv ikke forskrækket, når ACT! formaterer automatisk nogle af dine markdata, når du indtaster oplysninger.

Tilføj dine data så ensartet som muligt.

Tilføj om nødvendigt flere poster til et felt.

Generelt er det den bedste praksis at begrænse dig til én vare pr. felt. Fra tid til anden oplever man dog en situation, hvor en kontakt falder i to kategorier. For eksempel kan JoAnne Chamar være både en ven og en kunde. I denne situation kan du bruge rullelisten til at indtaste mere end ét element i et felt.

Følg disse trin for at vælge flere kriterier, der skal inkluderes i et enkelt felt:

• en. Placer din markør i feltet.

• b. Markér dine ønskede valg.

• c. Klik på de ønskede poster i dialogboksen Rediger listeværdier.

• d. Klik et vilkårligt sted uden for dialogboksen for at lukke den.

  De forskellige poster vises i feltet adskilt af et komma.

Når du udfylder oplysningerne for hver ny kontakt, så glem ikke at klikke på de forskellige faner nederst i dit layout.

Du finder yderligere felter på lur på disse faner. Fanen Hjemadresse er det sted, hvor du registrerer personlige oplysninger om en kontakt. Du har måske et par andre faner, som du også kan vælge imellem.

Forskellige layouts viser forskellige faner. Hvis du ændrer dit nuværende layout, ser du sandsynligvis på et andet sæt faner.

Hvis du glemmer at klikke på disse faner i bunden af ​​vinduet med kontaktoplysninger, kan du bare overse nogle af de felter, som du skal bruge for at udfylde vigtige oplysninger. Så sørg for at klikke på disse faner!

Gem de nye kontaktoplysninger.

Teoretisk set behøver du ikke gemme nye kontaktoplysninger; det gemmes, hvis du gør et af følgende:

• Udfør enhver anden ACT! kommando, som omfatter alt fra tilføjelse af en note eller salgsmulighed til planlægning af en aftale.

• Gå videre til en anden post i databasen.

• Klik på knappen Gem (repræsenteret ved det lille disketteikon på værktøjslinjen).

• Tryk på Ctrl+S.