Sådan planlægger du et fremtidigt Zoom-møde

Som tidligere præsident Dwight D. Eisenhower engang klogt bemærkede: "Planer er værdiløse, men planlægning er alt." I forbindelse med Zoom giver det mening at indkalde til et spontant møde under visse omstændigheder, især når tekstbaseret kommunikation bare ikke fungerer. Taget til det ekstreme ville enhver persons arbejdsliv dog være uoverskueligt og endda direkte kaotisk, hvis hun ikke i det mindste kunne prøve at planlægge sine dage.

Til dette formål gør Zoom det nemt at planlægge fremtidige møder med andre og spore deltagerregistrering. Hvad mere er, ved at planlægge møder låser du op for yderligere funktioner, der kan gøre dine møder mere værdifulde for alle involverede.

Sådan planlægger du et Zoom-møde

Følg disse trin for at planlægge et møde med en enkeltperson eller en gruppe mennesker på forhånd:

Klik på Hjem-ikonet øverst på skrivebordsklienten.

Klik på den blå tidsplan-knap. Zoom viser vinduet Planlæg møde.

Planlægning af et fremtidigt Zoom-møde.

Tilpas dit mødes indstillinger. Du kan ændre den

• Emne og beskrivelse
• Dato
• Start- og sluttidspunkt
• Møde-id
• Audio og video muligheder
• Integration med tredjeparts kalenderværktøjer, såsom Microsoft Outlook og Google Kalender
• Avancerede muligheder, herunder om du har tildelt alternative værter

  Hvis du vælger Generer automatisk for møde-id'et, betyder det, at Zoom producerer og distribuerer et unikt engangsnummer. Du vil med andre ord ikke bruge din PMI til dette møde.

Når du er færdig, skal du klikke på den blå tidsplan-knap. Du har nu planlagt dit møde. Zoom viser en mødebekræftelse med alle relevante oplysninger, såsom den, der er vist her.

Visning af et planlagt Zoom-møde.

Fra mødebekræftelsen kan du udføre følgende handlinger ved at klikke på de relaterede knapper:

• Åbn: Åbner kalenderen i din computers standard kalenderprogram.
• Luk: Lukker vinduet.
• Kopier invitationen: Sender mødeoplysningerne til din udklipsholder. Herfra kan du indsætte det i en e-mail, eller hvor du vil.

Se dine planlagte møder ved at klikke på Møder-ikonet øverst i Zoom-skrivebordsklienten.

Selvom du kun kan være vært for ét møde ad gangen pr. enhed, kan du planlægge så mange, du vil, på forhånd.

Zoom giver også brugere mulighed for at planlægge møder via webportalen og gennem forskellige browserudvidelser.

Sådan redigerer du dit planlagte møde

Sig, at du har planlagt dit møde. Efter at have tænkt over det, beslutter du dig dog for, at du gerne vil foretage et par ændringer. Selvfølgelig kan du ødelægge dit møde og skabe kaos med andres kalendere. En bedre måde involverer dog at redigere dit eksisterende møde - noget som Zoom giver dig mulighed for nemt at gøre ved at følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under overskriften Personlig, skal du klikke på Møder.

Klik på navnet på det møde, du vil redigere. Zoom præsenterer grundlæggende oplysninger om dit planlagte møde.

Klik på den hvide knap Rediger dette møde i nederste højre hjørne af siden.

Foretag de ændringer, du kan lide. Du kan ændre følgende:

• Emne
• Dato og start- og sluttidspunkt
• Møde-id
• Audio og video muligheder
• Avancerede muligheder, herunder om du har tildelt alternative værter

Klik på den blå Gem knap.

Indsaml deltagerinput gennem afstemninger

Bruce har planlagt et kommende møde med medlemmer af hans E Street Band. Under opkaldet ønsker han at bede om alles feedback. Selvfølgelig vil deltagere både være i stand til at ringe ind og indtaste tekstbaserede kommentarer i chatvinduet. Denne type ustrukturerede data er ofte værdifulde, men at samle dem er typisk rodet og tidskrævende, især med større grupper. Strukturerede data er langt nemmere at indsamle og analysere. Til dette formål er en bedre måde i mange tilfælde at gennemføre en meningsmåling - en der straks viser resultater.

Zoom reserverer afstemninger til kunder på premium-planer.

Aktivering af polling på kontoniveau

For at aktivere polling for alle medlemmer i en organisation skal en administrator eller ejer følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under Admin-overskriften, skal du klikke på Account Management.

Klik på Kontoindstillinger.

Under Afstemningssektionen skal du klikke på til/fra-knappen i højre side af siden. Den bliver blå. Zoom viser et nyt vindue, hvor du bliver bedt om at bekræfte dit valg.

Klik på den blå Tænd-knap. Zoom bekræfter, at den har opdateret dine indstillinger.

Du skal kun aktivere afstemninger én gang på kontoniveau.

Oprettelse af en afstemning til dit planlagte møde

Når du har aktiveret afstemninger, kan du oprette en eller flere afstemninger til et kommende møde:

I Zoom-webportalen, under overskriften Personlig, skal du klikke på Møder.

I venstre side af siden, under Kommende møder, skal du klikke på det møde, som du vil planlægge en afstemning til.

Rul ned i bunden af ​​siden og klik på den hvide Tilføj knap ved siden af ​​ordene Du har ikke oprettet nogen afstemning endnu.

Indtast titlen på dit spørgsmål i det vindue, der vises.

(Valgfrit) Marker afkrydsningsfeltet Anonym, hvis du vil skjule deltagernes svar.

Indtast navnet på dit spørgsmål.

Angiv, om spørgsmålet er enkelt- eller flervalgsspørgsmål ved at markere det relaterede afkrydsningsfelt.

Indtast de mulige svar i tekstboksene.

(Valgfrit) For at fortsætte med at tilføje spørgsmål skal du klikke på + Tilføj et spørgsmål og gentage trin 4 til 8.

Når du er færdig med at opsætte din afstemning, skal du klikke på den blå Gem knap.

Du kan nu se afstemningen, som denne figur viser.

Gemt afstemning til fremtidigt Zoom-møde.

Bemærk, at Zoom knytter afstemninger til specifikke brugeres PMI'er, en mindre, men vigtig pointe. Sig, at Hank skal arrangere et møde med de andre DEA-agenter på sit kontor. Han afvejer sine to muligheder:

• Brug af sit PMI: Hvis han går denne vej, så kan han få adgang til alle de afstemninger, han har oprettet under sit PMI.
• Giver Zoom mulighed for automatisk at generere et engangs møde-id-nummer: Hvis Hank vælger denne mulighed, gælder hans afstemning kun for det specifikke møde. Som et resultat ville han ikke være i stand til at genbruge dem eller overføre dem til et andet møde.

Uanset hvad, på et tidspunkt under mødet kan værter starte deres afstemninger.

Gør hvad du vil, men jeg ville ikke lade overførbarheden af ​​meningsmålinger drive din beslutning om at bruge dit PMI eller ej.

Sådan håndteres mødetilmelding

Selvom det er valgfrit, giver det en række åbenlyse fordele at kræve, at deltagerne tilmelder sig fremtidige møder, herunder at tælle antallet af hoveder på forhånd. Ud over det kan en virksomhed eller din leder påbyde deltagelse i bestemte møder.

Kræver, at andre tilmelder sig dit møde

Brandt holder et vigtigt afdelingsdækkende møde og vil gerne sikre, at alle medarbejdere deltager. Som sådan kræver han registrering ved at følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under overskriften Personlig, skal du klikke på Møder.

Klik på navnet på det møde, hvis registreringsoplysninger du gerne vil se.

Klik på den hvide knap Rediger dette møde.

Rul ned til ordet Registrering, og marker afkrydsningsfeltet Påkrævet.

Klik på den blå Gem knap. Zoom returnerer dig til hovedmødesiden.

(Valgfrit) Til højre for registreringslinket skal du kopiere den unikke URL eller klikke på Kopier invitation for at se mere detaljerede oplysninger om mødet.

Distribuer linket eller mødeoplysningerne til alle mødedeltagere, som du vælger.

Tilmelding til et fremtidigt møde

Brandt leder en stab på ti. Han har krævet, at disse folk skal tilmelde sig hans månedlige møde. Yderligere har han distribueret linket til deltagere, måske endda via Zoom Meetings & Chat. Når andre klikker på den webadresse, vil de se en formular, der ligner den, der vises her:

Zoom møde tilmeldingsformular.

Visning af registrantdata

Efter at deltagerne har udfyldt og indsendt en møderegistreringsformular, gemmer Zoom deres oplysninger. Du kan få adgang til det ved at følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under overskriften Personlig, skal du klikke på Møder.

Klik på navnet på det møde, hvis registreringsoplysninger du gerne vil se.

Rul ned til fanen Registrering og til højre for Administrer deltagere, klik på Vis.

Zoom viser et vindue, der ligner det viste.

Visning af møderegistrerede.

Klik på knappen Rediger for at tilpasse dine registreringsmuligheder endnu mere.