Sådan kommer du i gang med Zoom-møder

Udvikling af en grundlæggende forståelse af Zooms kernefunktionalitet vil hjælpe dig med at bruge tjenesten intelligent. Desuden minimerer det chancen for at begå en faux pas eller, endnu værre, at udsætte dig selv og andre for sikkerheds- eller privatlivsproblemer.

Zoom navngiver passende sin flagskibstjeneste Meetings & Chat, fordi den udfører begge funktioner - og beundringsværdigt at starte.

Zooms mødespecifikke roller

Ligesom i det virkelige liv gør forskellige mennesker forskellige ting i møder. Zoom genkender denne virkelighed ved at formalisere sine møderoller.

Rollerne i det følgende afsnit vedrører kun møder og chat. Det vil sige, at de adskiller sig fra de korrekte brugerkontoroller. Derudover overlapper følgende roller også i en grad med deres modstykker i Zoom Video Webinarer.

Vært

Zoom tildeler som standard den person, der starter eller planlægger mødet, rollen som vært. Sig, at Mary starter et møde. Meetings & Chat tildeler hende rollen som vært. Som sådan kan hun blandt andet udføre følgende opgaver:

• Begynd at streame live eller, hvis du har lyst, start mødet for alvor
• Afslut mødet
• Del hendes skærm med deltagere
• Uddelegere en anden deltager som medvært
• Start udbrud
• Aktiver venteværelser

Medvært

Afhængigt af størrelsen på dit møde, kan du vælge at udpege en medvært. For det meste kan disse folk udføre de samme opgaver, som værter kan med en hovedundtagelse: De kan ikke starte livestreaming. De kan dog livestreame, når værten har startet mødet.

Deltagere

Sig, at du ikke har planlagt mødet; du dukker bare op. I dette tilfælde refererer Zoom til dig som mødedeltager . Deltagerne kan udføre opgaver som f.eks

• Se listen over de andre deltagere i mødet
• Del deres skærme med værtens tilladelse
• Start og stop deres egen video
• Slå lyden fra og til

Sådan finder du dine personlige Zoom-oplysninger

Sig, at du er så heldig at sidde på dit eget private kontor på arbejdet. Hvis ja, så har din organisation faktisk reserveret plads til dig - uanset om du er på arbejde eller på ferie. For eksempel, hvis du rejser til Belize, låser du dit kontor. Ingen andre går ind i den uden dit samtykke. (Glem vagtpersonalet et øjeblik.)

Zoom omfavner det samme generelle koncept via det, det kalder et personligt mødelokale (PMR). Tænk på PMR som dit helt eget, unikke virtuelle mødested. Hvis Kramer vil ind i sin PMR og være vært for et møde, så skal han bruge en slags nøgle. Zoom refererer til denne nøgle som en brugers personlige møde-id (PMI).

Du ville ikke give dit hus eller kontornøgle til nogen Tom, Dick eller Harry. På samme måde bør du behandle din PMI med samme omhu. Når dårlige skuespillere kender din PMI, kan tingene gå dårligt. Specifikt, hvis du holder et møde, kan andre slutte sig til din PMR som ubudne gæster, med forbehold af følgende to undtagelser:

• Du låser mødet.
• Du aktiverer Zooms venteværelsesfunktion for individuelt at optage deltagere.

Følg disse trin for at se både din PMR og PMI:

I Zoom-webportalen, under overskriften Personlig, skal du klikke på Profil.

På højre side af skærmen ser du PMI. Som standard skjuler Zoom nogle få af sine tegn.

Klik på Vis. Zoom viser din PMI.

Zoom personligt møde-id.

(Valgfrit) Hvis du altid vil bruge din PMI til øjeblikkelige møder, skal du klikke på Rediger og derefter markere afkrydsningsfeltet Brug personligt møde-id til øjeblikkelige møder.

(Valgfrit) Hvis du gerne vil ændre dit PMI, skal du klikke på Rediger og indtaste dit nye PMI. Zoom sætter nogle begrænsninger omkring PMI'er. Hvis Zoom ikke kan lide din nye PMI, viser den en rød advarselsmeddelelse.

Klik på den blå Gem ændringer-knap.

Ved at give din PMR og/eller PMI ud med vilje maksimerer du chancen for, at andre styrter dine møder - eller Zoombombing , som børnene siger.

Hvis du ofte er vært for offentlige møder, bør du ændre dit PMI hver måned eller deromkring.

Sådan udvider du dine Zoom-møder

Før du er vært for et enkelt møde, kan du overveje at aktivere tre nyttige og underudnyttede Zoom-muligheder:

• Venterum
• Breakout værelser
• Lydtransskriptioner (hvis din organisations Zoom-plan tillader det)

Ved at bruge disse funktioner kan du få mere ud af dine møder.

Vente- og grupperum svarer kun til Meetings & Chat. De har intet at gøre med Zoom Rooms.

Aktivering af venteværelser for alle Zoom-brugere i din organisation

Tænk på sidste gang, du besøgte din læge. Du prammede ikke bare ind. Du sad tålmodigt eller utålmodigt i venteværelset, indtil personen i receptionen kaldte dit navn.

Zoom lader mødeværter følge den samme protokol. Hvis du er en kontoejer eller administrator, så kan du aktivere venteværelser for alle brugere, der falder ind under din organisations Zoom-konto. Følg disse anvisninger:

I Zoom-webportalen, under Admin-overskriften, skal du klikke på Account Management.

Klik på Kontoindstillinger.

Rul ned til Venterumssektionen, og skub skifteknappen til højre, så den bliver blå. Zoom beder dig bekræfte din beslutning.

Klik på den blå Tænd-knap. Zoom bekræfter, at den har opdateret dine indstillinger.

At følge disse trin betyder naturligvis kun, at medlemmer kan vælge at bruge venteværelser. Det vil sige, at administratorer ikke kan tvinge folk til at bruge dem.

Aktivering af grupperum under dine møder

John Keating underviser i poesi på Welton Academy i Middletown, Delaware. (Ja, jeg går hele Dead Poets Society her.) Han vil have, at hans klasse på 30 elever samtidig diskuterer Lord Byrons "She Walks In Beauty" i små grupper. Desværre er han nødt til at lede sin klasse via Meetings & Chat. Det er ikke muligt at oprette fem eller seks forskellige Zoom-møder.

Hvad skal man gøre?

Gå ind i grupperum, en af ​​de mest nyttige funktioner i Meetings & Chat. Værter kan adskille deltagere i et vilkårligt antal mindre konfigurationer under deres møder. Værten kan så falde ind til hver gruppe og i dette tilfælde bringe klassen sammen igen - alt sammen uden at forlade Zoom-mødet eller skulle starte et nyt. Hvis du tror, ​​at den funktion ville være gavnlig i mange omgivelser ud over klasseværelserne, så stol på dine instinkter. Endnu bedre, Zoom aktiverer denne funktion på alle planer, inklusive den grundlæggende.

For at aktivere grupperum for alle medlemmer i en organisation skal en administrator eller ejer følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under Admin-overskriften, skal du klikke på Account Management.

Klik på Kontoindstillinger.

Skub skifteknappen til højre under Breakout room-sektionen, så den bliver blå. Zoom beder dig bekræfte dit valg.

Klik på den blå Tænd-knap. Zoom bekræfter, at den har opdateret dine indstillinger.

Bemærk, at du kun skal aktivere grupperum én gang. Hvad mere er, kan du bruge dem i ro og mag.

På nuværende tidspunkt lader Zoom værter oprette op til 50 separate breakout-sessioner pr. møde.

Aktivering af mødelydtransskriptioner

Zoom lader kunder på deres Business-, Education- og Enterprise-planer oprette lydtransskriptioner af deres møder. Endnu bedre, Zoom viser disse transskriptioner, mens forskellige deltagere taler. Tænk på det som at se en film med undertekster.

For at aktivere denne indstilling for alle medlemmer i en organisation skal en Zoom-administrator eller -ejer følge disse trin:

I Zoom-webportalen, under Admin-overskriften, skal du klikke på Account Management.

Klik på Kontoindstillinger.

Klik på fanen Optagelse øverst på siden.

Marker afkrydsningsfeltet Lydtransskription under Avancerede cloud-optagelsesindstillinger.

Klik på den blå Gem knap.