Sådan deler du indhold med Zoom-mødedeltagere

Skærmdelings- og annoteringsværktøjer har eksisteret i årtier. Faktisk, hvis Zoom havde undladt at inkludere disse værdifulde funktioner, ville mange mennesker med rette betragte dem som grelle udeladelser, inklusive din virkelig.

Møder og chat er mere end opgaven. Du kan dele din skærm med andre og endda give dem mulighed for at styre din computers mus og tastatur. Hvad mere er, kan du tillade andre at markere din skærm – og omvendt.

Del din skærm med andre

Som mødets vært kan du nemt dele din skærm med deltagere ved at følge disse trin:

Under dit møde skal du trække musen til bunden af ​​skærmen. Zoom viser mødemenuen.

Klik på ikonet for skærmdeling. Zoom viser alle din computers aktuelt åbne programmer, som du kan se her.

Valg af en skærm til at dele med mødedeltagere.

Hvis du bruger flere skærme og programmer, så forvent en bred vifte af valgmuligheder.

Klik på den specifikke skærm, desktop eller applikation, som du vil dele med mødedeltagere. Du kan også vælge Zooms whiteboard eller din tablet eller smartphone, hvis du har tilsluttet dem til din computer via kabler.

(Valgfrit) Hvis du vil dele din computers lyd og/eller optimere din skærmdelingssession til afspilning af videoer, skal du markere de tilsvarende afkrydsningsfelter i nederste venstre hjørne af skærmen.

Klik på fanen Avanceret øverst på skærmen for at gøre følgende:

• Del en del af din skærm
• Del kun musik eller computerlyd
• Indhold fra et andet eksternt kamera

Klik på den blå Del-knap i nederste højre hjørne.

Zoom tilføjer både en grøn meddelelse om skærmdeling og en rød Stop Share-indikator nederst i mødemenuen, som vist.

Zoommenu, der angiver aktiv skærmdeling.

Zoom placerer også et grønt kabinet omkring den specifikke skærm, som du deler, som en subtil påmindelse.

Bare fordi en anden mødedeltager kan styre din skærm, betyder det ikke, at du er prisgivet hans nåde. Det vil sige, at du stadig kan flytte musen, skrive dit tastatur og udføre andre normale computerfunktioner.

Forstå præcis, hvad du deler

Zooms robuste skærmdelingsmuligheder kan forvirre nybegyndere og endda erfarne brugere. For at eliminere denne forvirring, se den første figur i denne artikel. Hvorfor viste Zoom alle disse skærme?

For at besvare dette spørgsmål skal jeg give nogle baggrundsoplysninger om, hvordan jeg arbejder. Min nuværende computeropsætning inkluderer en MacBook Pro og en ekstern ASUS-skærm. På det tidspunkt, hvor jeg delte min skærm, kørte jeg ni forskellige programmer på min computer. Sammenlagt forstår du nu, hvorfor Zoom tilbød mig så mange forskellige delingsmuligheder. (Når det kommer til skærmdeling, diskriminerer Meetings & Chat ikke.) For nemheds skyld fremhæver jeg kun fire af dem:

• Desktop 1: Hvis jeg vælger denne mulighed (A), deler jeg alle programmer, der kører på min MacBook Pro's skærm. Sig, at jeg trykker på Kommando+Tab på min Mac for at skifte til et andet program. (PC-brugere bruger Alt+Tab til at gøre det samme.) Fordi jeg tidligere valgte Desktop 1, ville alle deltagere fortsætte med at se alt på min Macs skærm. Bemærk, at Zoom placerer en stor hvid "1" på venstre side af min skærm for at minde mig om, at jeg ville dele dette skrivebord.
• Desktop 2: Hvis jeg vælger denne mulighed (B), deler jeg alle programmer, som jeg har fastgjort til min eksterne skærm. Når jeg trykker på skifte til et andet program, fortsætter deltagerne med at se alt, hvad jeg viser den skærm. Bemærk, at Zoom placerer en stor hvid 2 på venstre side af min eksterne skærm for at minde mig om, at jeg ville dele dette skrivebord.
• Zooms whiteboard: Valg af denne mulighed (C) betyder, at jeg kun deler mit Zoom whiteboard med mødedeltagere
• Microsoft Word: Valg af denne indstilling betyder, at jeg kun deler Microsoft Word (D) under mit møde. Som et resultat, når jeg skifter til en webbrowser eller Spotify, sætter Zoom automatisk skærmdeling på pause for alle mødedeltagere, fordi jeg effektivt har flyttet Word til baggrunden. Det vil sige, at det ikke længere er det aktive program på min computer.

Der er intet absolut ved Zooms skærmdelingsmuligheder. Dine specifikke valg afhænger af din hardware og de programmer, du kører. Et simpelt eksempel vil illustrere min pointe.

Samir arbejder hos Initech og bruger en Microsoft Surface og tilslutter ikke en ekstern skærm til den. Han er i gang med både et Microsoft Word-dokument og et Excel-regneark. Denne figur viser en rå mockup af Samirs skærm.

Mockup af et program, der kører på en medarbejders stationære computer.

Det er tid til Samirs ugentlige møde med sin chef Bill. Samir deler kun Microsoft Word med ham. I specifikt dette tilfælde er udtrykket skærmdeling lidt af en misvisende betegnelse . Med andre ord deler Samir ikke hele sin computers skærm. I stedet deler han kun ét specifikt program: Word.

Hvis Samir ville dele Excel med Bill, så skulle han afslutte sin nye skærmdelingssession og starte en ny. Selvfølgelig, hvis Samir delte hele sit skrivebord, så kunne han samtidig have delt begge programmer med Bill fra starten.

At dele et skrivebord med mødedeltagere kan være meget anderledes end at dele et specifikt program.

Når du deler dit skrivebord, kan du som standard ikke dele selve Zoom-applikationen. Du kan ændre denne indstilling ved at følge disse trin:

Start Zoom desktop-klienten.

Klik på ikonet Indstillinger i øverste højre hjørne. Zoom viser dine indstillinger.

Klik på Del skærm i venstre side.

Marker afkrydsningsfeltet Vis zoomvinduer under skærmdeling.

Udfør forskellige opgaver, mens du deler din skærm

Selvfølgelig kan du gøre mere end blot at dele din skærm. Zoom giver dig mulighed for at udføre følgende relaterede funktioner under en eksisterende skærmdelingssession:

• Sæt din skærmdelingssession på pause
• Stop helt med at dele din skærm
• Del en anden af ​​dine skærme med brugere

For at udføre disse indstillinger skal du følge den af ​​følgende anvisninger, du kan lide:

• Hvis du midlertidigt vil stoppe med at dele din skærm, skal du klikke på knappen Pause Share. Zoom viser en meddelelse, der lyder: "Din skærmdeling er sat på pause."
• Hvis du vil dele en anden skærm med mødedeltagere, skal du klikke på knappen Ny deling.
• Når du vil stoppe med at dele din skærm, skal du klikke på den røde Stop Del-knap under mødemenuen i midten.

De, der ikke udviser forsigtighed, når de deler deres skærme, risikerer at blive forlegne og endda miste deres job

Lad mødedeltagere styre din skærm

Peter arbejder inden for IT, og han hjælper Bob med at diagnosticere et problem på sidstnævntes computere. Af mange grunde vil Peter måske fjernstyre Bobs skærm:

• Det er bare en mere effektiv måde at arbejde på.
• Peter ønsker ikke at blive ved med at gø ordrer til Bob. (Denne grund er min personlige favorit til at give andre mulighed for at styre min skærm.)
• Bob er ligeglad med at kende de nøjagtige trin, der kræves for at løse det. Han vil bare have, at Peter tager sig af det for ham.

Sig, at du vil have en mødedeltager til at styre din computer. Følg disse trin for at lade enhver nuværende mødedeltager køre (som børnene siger:

Under dit livemøde skal du trække musen eller markøren til bunden af ​​Zoom. Zoom viser mødemenuen.

Klik på ikonet Del skærm.

Når du har delt din skærm, skal du klikke på fjernbetjeningsikonet.

(Valgfrit) Vælg indstillingen Accepter alle anmodninger automatisk.

For at lade en bestemt person styre din computer, følg de samme trin, men vælg i stedet Giv mus/tastaturkontrol til: og klik på navnet på den deltager, som du vil give kontrol over din computer.

Informer andre i mødet om, at de kan styre din skærm, hvis de anmoder om adgang.

Sig, at du ikke automatisk vil acceptere alle anmodninger. Når du ser en deltagers anmodning om at overtage kontrollen, skal du klikke på den blå Godkend-knap for at give hende kontrol over din skærm.

Anmod om kontrol af en værts skærm

Følgende trin gælder for mødedeltagere, der gerne vil anmode om kontrol over værtens skærm:

Flyt din computers markør til toppen af ​​Zoom desktop-klientvinduet. Når du gør det, præsenterer Zoom menuen Visningsindstillinger.

Klik på menuen Visningsindstillinger, og vælg Anmod om fjernbetjening fra den menu, der vises. Zoom angiver, at du anmoder om kontrol over værtens skærm.

Klik på den blå Request-knap.

Zoom viser din anmodning om at overtage kontrol på værtens skærm.

På dette tidspunkt skal værten godkende din anmodning.

Genvind kontrollen over din computer

Hvis du er værten og vil genoptage kontrollen over din computer, skal du følge disse trin:

Vend tilbage til Zoom-mødet. Med andre ord, styr musen og tabulatoren over fra hvilket som helst andet program eller skærm, du delte.

Hold musen over mødemenuen

Klik på den røde Stop Share-knap.

Sådan kommenterer du din skærm

Zoom lader mødedeltagere gøre meget mere end blot at dele deres skærme med hinanden. Med et par klik kan du kommentere andres skærme. På den måde kan du give specifik feedback, komme med indsigtsfulde forslag eller lokalisere et problem på en måde, som ord alene ofte ikke klarer.

Brug af en dedikeret tavle

Odds er, at du har set en fysisk tavle på et tidspunkt på arbejdet. Ved hjælp af markører kan folk i rummet skitsere et vilkårligt antal diagrammer på tørslettetavler. De kan dokumentere forretningsprocesser, redesigne organisationsdiagrammer, modellere logoer, skrive kode eller næsten alt muligt andet.

Hvorfor skulle Zoom være anderledes?

Når du har gjort det, viser Zoom sin tavle i den følgende figur.

Zoom whiteboard med annotationsmenu.

Følgende tabel viser tavlens menupunkter og beskriver, hvad de gør.

Zoom-anmærkningsindstillinger

Sig, at du mister overblikket over Zooms annoteringsværktøjsmenu. Bare klik på knappen Anmærk i mødemenuen. Zoom bringer igen sine annoteringsværktøjer frem igen.

Zooms annoteringsværktøjer er kun tilgængelige under skærmdelingssessioner.

Når du har startet den fælles tavle, vil andre måske tilføje deres egne noter til den. Hvis du er deltager og vil tilføje noter til en fælles tavle, skal du følge disse trin:

Fra skrivebordsklienten skal du flytte din computers markør til toppen af ​​Zoom-skrivebordsklientvinduet.

Fra menuen Visningsindstillinger, der vises, skal du vælge Anmærk.

Du kan nu tilføje alle annoteringer til den whiteboard, du ønsker.

Bemærk, at alle i mødet kan kommentere på samme tid.

Annotering af en skærm

Zoom tvinger ikke mødeværter og deltagere til at bruge en dedikeret tavle til at lave anmærkninger. Alle i mødet kan markere en almindelig skærm og programmet, der kører på den. Mulighederne her er ubegrænsede, men her er et almindeligt eksempel.

Geno er ved at udvikle en ny version af et websted til sin klient Jerry. Geno inviterer Jerry til et Zoom-videomøde og følger disse anvisninger:

Del din skærm med andre.

Klik på knappen Anmærk i mødemenuen.

Herfra kan du finde designelementer og ændringer på en langt mere specifik måde, end blot ord ville tillade. For at vende tilbage til det forrige eksempel, kan Jerry nu vise Geno præcis, hvor han vil flytte et billede eller logoet i overskriften.

Påberåber andre mødemuligheder

Værter kan påberåbe sig et par andre muligheder for at styre deres møder.

Følg disse trin for at aktivere disse muligheder:

Start Zoom desktop-klienten.

Start et møde, og aktiver din video.

Klik på deltagerikonet i den sorte mødemenu nederst på skærmen. Zoom viser en ny skærm i højre side.

Klik på knappen Mere i nederste højre hjørne.

Zoom præsenterer de selvforklarende valg i følgende tabel.

Yderligere mødemuligheder for værter