Redigering af dokumenter med IBM Workplace Services Express

Normalt kan du redigere dine egne dokumenter i IBM Workplace Services Express (WSE), og afhængigt af dokumentbibliotekets adgangsindstillinger kan du muligvis også redigere dine holdkammeraters dokumenter. Nogle gange kan du dog slet ikke redigere dokumenter, heller ikke de dokumenter, du selv har oprettet.

Du kan nemt se, om du kan redigere et dokument, fordi når du åbner det, kan du enten se knappen Rediger eller ikke.

Her er nogle grunde til, at du muligvis bliver forhindret i at redigere et dokument:

• Dokumentbiblioteket er muligvis ikke konfigureret til at lade dig redigere nogen af ​​dokumenterne på grund af selve bibliotekets natur.

• Dokumentet er låst - enten redigerer en anden på dit team det, eller nogen låser det manuelt for at forhindre yderligere ændringer.

Forudsat at du kan redigere et bestemt dokument - fordi du har den korrekte adgang, og dokumentet ikke er låst - dækker de følgende afsnit et par af de yderligere ting, du kan gøre med dokumentet ud over at redigere dets faktiske indhold.

Redigering af et dokuments egenskaber

Den vigtigste del af et dokument er selvfølgelig dets indhold. Men der er mere i et dokument, hvad angår WSE.

Du kan redigere dokumentets egenskaber - de felter, som WSE sporer om hvert dokument - såsom dokumentets navn, beskrivelse og så videre. Dette indhold om et dokument kaldes nogle gange metadata. Dokumentegenskaber kan være meget vigtige for at sikre, at andre teammedlemmer kan finde dokumentet, især når de søger efter det. Jo flere oplysninger du medtager i ejendomsfelterne, jo mere sandsynligt vil det være, at andre brugere kan få adgang til og bruge indholdet i dokumentet.

Følg disse trin for at redigere et dokuments egenskaber, uanset om det blev oprettet med Office eller en WSE-editor:

1. Find og åbn det dokument, du vil ændre, og klik på knappen Rediger.

Formularen Rediger dokument vises.

2. Brug formularen Rediger dokument til at ændre dokumentets titel, beskrivelse eller foretrukne sprog.

3. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Udgiv, Send til godkendelse eller Gem som privat udkast, alt efter hvad der er relevant.

Dokumentet gemmes og lukkes.

Udskiftning af et dokument

Nogle gange skal du muligvis udskifte et dokument, en lås, et lager og en tønde. Dette er ikke noget, du gør ofte, men nogle gange har du en fil på din lokale harddisk, som du skal uploade i stedet for et dokument, der allerede er i biblioteket. Det er overflødigt at sige, at det eksisterende dokument er erstattet - permanent - så fortsæt med forsigtighed. Du kan ikke erstatte et dokument, der er blevet gemt som en afventende kladde.

Brug disse trin til at erstatte et eksisterende dokument i et dokumentbibliotek med et fra din computer:

1. Find og åbn det dokument, du vil erstatte.

2. Klik på knappen Erstat.

Formularen Erstat dokument vises.

3. Klik på knappen Gennemse, og vælg den fil på din harddisk, som du vil uploade som erstatning.

4. Klik på knappen Udgiv, Send til godkendelse eller Gem som privat udkast, alt efter hvad der er relevant.

Det nye dokument vises i dokumentbiblioteket, og det gamle forsvinder.

Flytning eller kopiering af et dokument

Selvom trinene til kopiering og flytning af et dokument er næsten de samme, er resultaterne naturligvis forskellige. Når du kopierer et dokument, ender du med to identiske versioner af dokumentet i to forskellige mapper. Når du flytter et dokument, tages dokumentet ud af dets oprindelige mappe og deponeres i den mappe, du angiver.

Brug disse trin til at kopiere eller flytte et dokument i et dokumentbibliotek:

1. Find og åbn dokumentet.

2. Vælg Flere handlinger –> Kopier eller Flere handlinger –> Flyt.

Formularen Kopier til mappe (eller Flyt til mappe) vises.

3. Vælg den destinationsmappe, hvor du vil placere det kopierede eller flyttede dokument.

4. Klik på OK.

Dokumentet kopieres eller flyttes til dets nye placering.