Oprettelse af en rapport med Crystal Reports 10

Når du starter Crystal Reports 10, vil du generelt gøre en af ​​tre ting: oprette en rapport, ændre en rapport eller køre en rapport mod dataene i din database. Rapporter tager data fra en database, behandler dem, formaterer dem og sender dem derefter til en printer, computerskærm eller websted.

Crystal Reports leveres med en prøvedatabase, du kan bruge til praksis. Det er en Microsoft Access-database for et fiktivt firma ved navn Xtreme Mountain Bikes Inc.

Den xtreme.mdb database indeholder en række database tabeller, der er repræsentative for tabellerne en rigtig cykel producent kunne opretholde. Tabellerne er fyldt med eksempeldata, som du kan manipulere og vise med Crystal Reports. Du kan bruge disse eksempeldata som grundlag for din første rapport.

For at oprette en rapport skal du vide et par ting:

• Hvilke tabeller i databasen indeholder de data du ønsker

• Hvilke dataelementer du ønsker i disse tabeller

• Hvilke manipulationer af data skal udføres for at give dig den information, du ønsker

• Hvordan du vil have din rapport formateret

• Om brugerne af din rapport henter den fra en sort-hvid printer, en farveprinter, en lokal computerskærm eller et websted

Med henblik på denne introduktion (og for nu), forestil dig, at du allerede ved alle disse ting.

Start af Crystal Reports 10

Du har sikkert valgt Crystal Reports, fordi du har en database, der indeholder oplysninger, der er vigtige for dig. Efter al sandsynlighed ændrer dataene i den database sig med tiden, og du vil gerne være i stand til at følge med i dens nuværende status. Du kan hente den information, du ønsker, ved at lave SQL-forespørgsler, men det ville være for meget som arbejde. Det er langt bedre at oprette en rapport med Crystal Reports og derefter køre rapporten, når du ønsker den seneste status for de relevante oplysninger. Du skal kun oprette rapporten én gang, men du kan køre den mange gange og få de seneste resultater for hver efterfølgende kørsel. Du behøver ikke at lære SQL eller nogen anden metode til at trække data ud af databaser. Rapporter oprettet med Crystal Reports er nemme at bygge, nemme at læse og nemme at forstå. Hvad kunne være bedre?

Det første skridt til at oprette en rapport er at starte Crystal Reports fra Windows Start-menuen. Når du gør det, vises hovedvinduet i Crystal Reports, der viser dialogboksen, der byder dig velkommen til Crystal Reports.

Du opfordres til at vælge mellem tre muligheder. Du kan oprette et Crystal Reports-dokument ved hjælp af rapportguiden eller ved at starte med en tom rapport. Alternativt kan du åbne en rapport, der allerede eksisterer, enten for at ændre den eller for at køre den.

Selvom Rapport Wizard kan være en tids- og arbejdsbesparelse, begrænser den rapportens form. Så dette kapitel tager dig lige til sagen og viser dig, hvordan du opretter en rapport på din måde, startende fra en tom rapport i stedet for at bruge rapportguiden.

Brug af indstillingen Blank rapport

For at oprette en rapport fra bunden, start med den tomme rapportindstilling, følg disse trin:

1. Start Crystal Reports.

Dialogboksen Velkommen til Crystal Reports vises.

2. Vælg indstillingen Som en tom rapport, og klik derefter på knappen OK.

Dialogboksen Databaseekspert vises, som viser mulige steder at finde kilden til dine data.

3. I ruden Tilgængelige datakilder skal du klikke på plustegnet til venstre for mappen Opret ny forbindelse for at udvide den.

Dette er den mappe, du vælger, når du opretter en rapport fra bunden. Når du har oprettet forbindelse til en database, husker Crystal Reports, hvor den er.

4. Dobbeltklik på den databasetype, der matcher din datakilde.

Crystal Reports genkender en række forskellige databasetyper. Du skal vælge den rigtige. Hvis du ikke ved, hvilken type der er korrekt, så spørg en person, der er bekendt med datakilden. For at følge eksemplet skal du dobbeltklikke på Access/Excel (DAO). Dialogboksen Access/Excel (DAO) vises, som spørger, hvordan du opretter forbindelse til din datakilde.

5. Klik på ellipseknappen (...) til højre for boksen Database Name.

Access- og Excel-filerne på dit system vises. Dette eksempel bruger en Access-databasefil ved navn xtreme. Dette er måske ikke så nemt, som det lyder - filen var placeret på D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Du skal muligvis gennemse for at finde denne fil på dit system.

6. Klik på knappen Udfør.

Database Expert dukker op igen, med xtreme-databasen tilsluttet.

7. Udvid noden Tabeller, og dobbeltklik derefter på den tabel, som du vil basere din rapport på.

Træet i ruden Tilgængelige datakilder består af en række noder, hvoraf nogle forgrener sig fra andre. Hver datakilde har fire af disse noder, der forgrener sig fra sig: Tilføj kommando, tabeller, visninger og lagrede procedurer.

8. For at følge eksemplet skal du udvide noden Tabeller og derefter dobbeltklikke på Produkt.

Hvis du gør det, kopieres produkttabellen fra ruden Tilgængelige datakilder til ruden Valgte tabeller.

9. Klik på knappen OK for at lukke Database Expert.

En tom rapport fylder vinduet.

Fanen Design (på venstre kant) viser fem sektioner af rapporten:

• Rapporthoved: Vises kun øverst i rapporten og er det første, en seer ser.

• Sidehoved: Vises under rapporthovedet og øverst på alle de andre sider i rapporten.

• Detaljer: Rapportens faktiske indhold.

• Rapportsidefodsektion: Vises efter de sidste detaljerede oplysninger i rapporten.

• Sidefod: Vises nederst på hver side i rapporten.