Køre en rapport i ACT! 2005

Følgende trin gælder for alle ACT! rapporter. Dialogboksen er den samme for alle rapporter. Afhængigt af den rapport, du kører, kan nogle af mulighederne dog være utilgængelige og derfor vises nedtonede.

At køre en ACT! rapporter, skal du blot følge disse trin:

1. Udfør et opslag eller vis den eller de kontaktposter, som du vil inkludere i rapporten.

Alle veje i ACT! føre - eller i det mindste gå forbi - opslaget. Før du kører en rapport, skal du beslutte, hvilken kontaktperson eller gruppes data, du vil inkludere i din rapport. For eksempel kan du køre en historieoversigtsrapport for en enkelt kontaktperson eller en kontaktrapport for alle kontaktpersoner i en stat eller region. Du kan inkludere data fra den aktuelle kontakt eller gruppepost, den aktuelle kontakt eller gruppeopslag eller fra alle kontakter eller grupper.

2. Sorter kontakterne, før du kører rapporten, hvis du ønsker, at kontakterne i rapporten skal vises i en bestemt rækkefølge.

Ønsker du, at kontakterne skal vises alfabetisk efter firmanavn eller efternavn? Hvis du har adskillige kontakter med efternavnet Smith, vil du så sortere dem efter virksomhed eller stat? Du skal træffe disse beslutninger, før du kører en ACT! rapport.

Sorter dine kontakter på en af ​​to måder: Sorter efter op til tre kriterier ved at vælge Rediger –> Sorter, eller sorter din kontakt efter et kriterium ved at klikke på den relevante kontaktoverskrift i kontaktlisten.

3. Vælg menuen Rapporter, og vælg derefter navnet på den rapport, du vil køre. (For at køre en rapport, der ikke vises i menuen, skal du vælge Rapporter –> Andre kontaktrapporter og vælge den relevante rapport.)

Dialogboksen Definer filtre åbnes. Fanen Generelt er identisk for alle ACT! rapporter, du opretter.

4. I rullelisten Send rapportens output til skal du vælge et output til rapporten:

• Eksempel: Vælg indstillingen Eksempel, hvis du overhovedet er tøvende med dine rapporteringsmuligheder. En forhåndsvisning af rapporten vises på skærmen. Efter at have vist rapporten, udskriv den eller kør den igen, hvis den ikke ser præcis ud, som du havde tænkt dig, at den skulle se ud.

• Rich-Text-fil: Gemmer rapporten som en RTF-fil, som du kan åbne i Word.

• HTML-fil: Gemmer rapporten som en HTML-fil. Vælg denne mulighed, hvis du vil bruge rapporten på dit websted.

• PDF-fil: Gemmer rapporten som en PDF-fil, der kan læses i Adobe reader.

• Tekstfil: Gemmer rapporten som en TXT-fil, som du kan læse med en bred vifte af software, inklusive Excel.

• Printer: Hvis du er helt sikker på, at din rapport udskrives korrekt første gang, så gå efter det! Denne indstilling sender rapporten direkte til din standardprinter.

• E-mail: Sender den gemte rapport som en vedhæftet fil til en e-mail. Den vedhæftede fil har en .rpt-udvidelse og kan kun læses af modtagere, der har ACT! installeret på deres computere.

5. Angiv de kontakter, der skal medtages i rapporten, i området Opret rapport til.

Valgene er selvforklarende. Du skal enten køre rapporten for den aktuelle kontaktperson, det aktuelle opslag eller alle kontaktpersoner.

Hvis du har sorteret kontakterne, skal du vælge alternativknappen Current Lookup, selvom du vil inkludere alle kontaktpersoner i databasen. Hvis du ikke vælger denne mulighed, vises kontakterne i rapporten ikke i den sorteringsrækkefølge, du har angivet.

6. Marker afkrydsningsfeltet Ekskluder 'My Record' for at udelukke oplysninger fra din My Record i rapporten.

Denne mulighed er ikke tilgængelig for alle rapporter.

7. I området Brug data administreret af skal du vælge Record Manager for de kontakter, du medtager i din rapport.

• Alle brugere: Indeholder kontaktposter, der administreres af alle brugere af databasen.

• Udvalgte brugere: Indeholder kontaktposter, der administreres af udvalgte brugere af databasen. Hvis du er den eneste bruger af databasen, vises kun dit navn på listen.

8. På fanerne Aktiviteter, Noter og/eller Historik skal du foretage de relevante valg.

• På fanen Aktiviteter skal du vælge typen af ​​aktiviteter og det tilsvarende datointerval for de aktiviteter, der skal inkluderes i din rapport.

• På fanen Note og historik skal du vælge den type historik og det tilsvarende datointerval, som du medtager i din rapport.

• I området Brug data administreret af skal du vælge de brugere, hvis oplysninger du vil inkludere i rapporten.

9. Klik på fanen Mulighed, hvis du kører en salgsrapport.

• I området Salgsmuligheder skal du vælge, om du vil inkludere salgsmuligheder, lukkede/vundne salg og/eller mistede salg i din rapport.

• I rullemenuen Inden for datointerval skal du angive datointervallet for de salgsmuligheder, der skal medtages i rapporten.

• I området Brug data administreret af skal du vælge at inkludere oplysninger fra alle brugere eller udvalgte brugere af din database.

10. Klik på OK.

HANDLING! kører rapporten. Hvis du ikke er tilfreds med resultaterne, skal du køre den samme rapport endnu en gang ved at bruge andre kriterier, eller prøve at køre en anden rapport.