Indsaml oplysninger med G Suites Forms-appen

Du bruger G Suites Forms-app, som navnet antyder, til at konstruere formularer, der indsamler oplysninger fra folk. Det kan være en formular, der gør det muligt for folk at tilmelde sig et arrangement, bestille et produkt eller en tjeneste, give feedback om noget, deltage i en undersøgelse eller teste deres viden med en quiz. Uanset indholdet af formularen, samler Forms-appen automatisk svarene, så du senere kan analysere dem.

En af de enkleste, men mest nyttige måder at samarbejde med andre på er at bede dem om information. Du kan f.eks. bede dine kunder om feedback om et produkt eller en tjeneste, eller du kan bede kolleger om feedback om en begivenhed, du var vært for. Vil du vide, hvad folk synes om et emne? Send dem en undersøgelse. Vil du måle, hvor meget folk ved om et emne? Giv dem en quiz.

"Lyder fantastisk," hører jeg dig tænke, men det lyder også som et væld af arbejde. Det ville det bestemt være, hvis du skal bygge de nødvendige former med dit eget øjenbryns sved. Heldigvis kan du bygge formularer svedfrit med Google Forms. Uanset om du ændrer en eksisterende skabelon eller konstruerer en formular fra bunden, gør Forms det nemmere, end du måske tror, ​​at udgive professionelt udseende feedbackformularer, registreringsformularer, evalueringer, undersøgelser, quizzer og meget mere.

Google Forms-webstedet

Når du føler dig klar til det, skal du bruge en af ​​følgende teknikker for at få formularhjemmesiden i syne:

• Overbevis din webbrowser til at tage dig til Google Forms .
• Hvis du er i en G Suite-app, der har Google Apps-ikonet (såsom Gmail eller Kalender), skal du klikke på Google Apps og derefter klikke på Formularer.

Hjemmesiden for formularer

Når du først kommer til Forms, ser du startsiden, som ligner siden vist her.

Hjemmesiden er dit Forms-springpunkt.

Tag en hurtig tur rundt på skærmen, så du ved, hvad der er hvad her (figuren påpeger funktionerne i listen, der følger):

• Hovedmenu: Klik på dette ikon for at åbne hovedmenuen, som giver dig adgang til andre G Suite-apps (såsom Docs og Sheets), Indstillinger og Drev. For at lukke menuen skal du klikke på et tomt sted uden for menuen.
• Søg: Søg i formularer til det element, du ønsker.
• Google-apps: Vis ikoner for alle Google-apps.
• Google-konto: Få adgang til din Google-konto.
• Start en ny formular: Vis nogle få skabeloner, som du kan bruge til at starte en ny formular. En skabelon er et dokument, der kommer med foruddefineret tekst, formatering og (nogle gange) billeder for at få dig godt i gang.
• Skabelongalleri : Klik her for at se den komplette liste over formularskabeloner.
• Seneste formularer: Dette er de tre formularer, du senest har arbejdet på.
• Åbn filvælger: Klik på dette ikon for at åbne en fil fra Drev eller uploade en fil fra din computer.

Opret en ny formular

Når du lander på formularens startside, vil du gerne oprette en ny formular. Du har to måder at bede Forms om at oprette et nyt dokument til dig:

• For at åbne en tom formular (det vil sige en formular uden foruddefineret tekst eller formatering), skal du klikke på Blank.
• For at åbne en formular, der har tekst og formatering, der er klar til at redigere, skal du enten vælge en af ​​skabelonfelterne vist i sektionen Start en ny formular eller klikke på knappen Skabelongalleri og derefter vælge en skabelon fra den lange liste af muligheder, som Forms viser.

Skærmen Unavngivet formular

Når du opretter en formular fra bunden, ender du på skærmen Unavngivet formular, vist i følgende figur, som indeholder følgende funktioner:

• Dokumentområde: Hvor du tilføjer, redigerer og formaterer din dokumenttekst.
• Startside for formularer: Tager dig tilbage til formularstartsiden.
• Formularnavn: Det navn, du har givet formularen. Når du starter en ny formular, står der i området Unavngivet formular .
• Tilpas tema: Giver dig mulighed for at ændre formularens overordnede udseende.
• Send: Sender formularen, når du er færdig.
• Mere: Viser en menu med kommandoer.
• Google-konto: Giver dig adgang til din Google-konto.
• Værktøjslinje: Giver hurtig adgang til nogle nyttige formularfunktioner.

En ny form og de funktioner, der omgiver den.

Lav en formular

Mens din nye formular venter på dit input, er her de generelle trin, du skal gennemgå for at bygge en arbejdsformular:

Indtast en titel til formularen.

Indtast en beskrivelse af formularen.

Erstat teksten Unavngivet spørgsmål med det spørgsmål, du vil stille.

Brug listen Spørgsmålstype (se den foregående figur) til at vælge formatet på spørgsmålet.
Der er ti spørgsmålsformater i alt, inklusive Multiple Choice (respondenter vælger et ud af en gruppe af mulige svar), afkrydsningsfelter (slå svar til og fra), rullemenu (vælg et svar fra en liste), Kort svar og Afsnit (et længere svar).

De svarkontroller, du ser, afhænger af spørgsmålsformatet. (For eksempel bruger Multiple Choice radioknapper.)

Hvis du vil genbruge spørgsmål, du har tilføjet til en tidligere formular, skal du ikke indtaste dem fra bunden. Klik i stedet på Importer spørgsmål, vælg formularen, der indeholder spørgsmålene, og klik derefter på Vælg.

Indtast teksten for den første svarmulighed, hvis det kræves af spørgsmålsformatet.

Tilføj flere muligheder efter behov for spørgsmålet.

Klik på ikonet Tilføj spørgsmål.

For længere formularer eller formularer, der dækker flere emner, hjælper det ofte at dele formularen op i flere sektioner. For at tilføje en sektion til din formular skal du klikke på ikonet Tilføj sektion.

Gentag trin 3-6 for det nye spørgsmål.

Gentag trin 7 og 8, indtil din formular er udfyldt.

Giv din nye formular en prøvekørsel ved at klikke på ikonet Mere og vælge Eksempel i menuen, der vises.

Lav en quiz

Hvis du vil have din formular til at være en quiz, skal du foretage et par justeringer:

• Klik på ikonet Mere, og vælg derefter Indstillinger i menuen, der vises, så du kan åbne dialogboksen Indstillinger. Vælg fanen Quiz, og klik derefter på knappen Gør dette til en quiz. Som standard viser Forms brugeren deres score umiddelbart efter, at de har indsendt quizzen. Hvis du foretrækker at gennemgå quizzen først, skal du klikke på indstillingen Senere, efter manuel gennemgang. Klik på Gem for at konvertere din formular til en quiz.

Hvis du starter din quiz fra bunden, er den nemmeste måde at gå ved at vælge den tomme quiz-skabelon i skabelongalleriet.

• For hvert spørgsmål ser du nu et svarnøglelink. Klik på Answer Key, indstil det antal point, du vil tildele spørgsmålet, vælg hvilken indstilling der er (eller muligheder er) det rigtige svar, og klik derefter på Udført.

Sådan tilføjer du formularsamarbejdspartnere

Hvorfor bygge en formular selv, når du kan lokke andre mennesker ind (og uden for) din organisation til at chip ind og hjælpe? Jeg kan ikke komme i tanke om en grund! For at få en eller flere samarbejdspartnere med om bord, skal du klikke på ikonet Mere og derefter vælge Tilføj samarbejdspartnere i menuen, der vises. I dialogboksen Delingsindstillinger, der falder forbi, har du to måder at lokke folk til at arbejde på din formular:

• Del et link: Under Hvem har adgang skal du klikke på Skift for at åbne dialogboksen Linkdeling, vælge hvem du vil dele formularen med, og derefter klikke på Gem. Kopier adressen, der vises i feltet Link til deling, og indsæt derefter adressen i en e-mail, en tekst, en webside eller hvor som helst.
• Inviter personer via e-mail: Brug tekstfeltet Inviter personer til at indtaste navnene eller e-mailadresserne på de personer, du vil invitere til at samarbejde. Hvis du vil inkludere en tilpasset besked i din e-mail, skal du klikke på Tilføj besked og derefter indtaste din besked i tekstfeltet. Klik på Send for at affyre invitationerne.

Send din formular

Når din formular (eller quiz) er udfyldt, og du har gennemset den med succes, er det tid til at gøre formularen tilgængelig for dens respondenter. Du har tre måder at gøre en formular tilgængelig på: e-mail, link og webside.

Faktisk er der en fjerde måde at dele din formular på: via sociale medier. Som påpeget i den følgende figur (se det følgende afsnit), kan du enten klikke på Facebook-ikonet eller Twitter-ikonet for at dele et link til din formular på disse websteder.

Sende en formular via e-mail

Hvis du kun vil have udvalgte personer i din organisation til at udfylde formularen, skal du sende formularen via e-mail ved at følge disse trin:

Klik på Send.

Klik på ikonet E-mail i sektionen Send via.

I dialogboksen Send formular skal du bruge e-mail-grænsefladen til at dele din formular via e-mail.

Brug feltet Til til at vælge hver person i din organisation, som du vil udfylde formularen.

Rediger emnelinjen, hvis det er nødvendigt.

Rediger meddelelsesfeltet, hvis du vil.

Klik på Send. Formularer sender e-mailen, som inkluderer en Udfyld formular-knap, som brugere klikker på for at gå til formularen.

Deling af et link til en formular

Hvis du vil dele din formular ikke kun via e-mail, men også via tekst, chat eller et hvilket som helst andet tekstmedie, skal du få et link til formularen og sende linket til dine peeps. Sådan gøres det:

Klik på Send.

Klik på link-ikonet i sektionen Send via. Dialogboksen Send formular viser linket til formularen.

Form adresser har tendens til at være ret lange. Hvis du foretrækker at sende en kortere version af adressen, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Forkort URL.

Klik på Kopier. Forms kopierer formularadressen til din computers udklipsholder.

Indsæt linket i det medie, du vil bruge til at dele formularen.

Klik på Luk (X).

Indlejring af formularen på en webside

Hvis du vil gøre din formular tilgængelig for alle, der har adgang til en bestemt webside, og du ved, hvordan (eller kender nogen, der ved, hvordan) du tilføjer HTML til siden, skal du følge disse trin for at indlejre formularens HTML-kode på siden:

Klik på Send.

Klik på ikonet Integrer HTML i sektionen Send via. Dialogboksen Send formular viser HTML-koden for formularen.

Brug tekstboksen Bredde og Højde til at angive dimensionerne for den ramme, der indeholder formularen.

Klik på knappen Kopier. Forms kopierer formularen HTML til din computers udklipsholder.

Indsæt HTML-koden i din websidekode.

Klik på Luk (X).

Tjek formularsvarene

Når dine respondenter udfylder din formular og klikker på Send, begynder de indsendte formularer at blive vist på formularens svarfane. Her ser du en oversigt over svarene, spørgsmål-for-spørgsmål-resultater og bruger-for-bruger-svar. Du får også et Opret regneark-ikon for at indlæse svarene i en Sheets-fil til dataanalyse. Sød!