Hvorfor oprette en gruppe med Google-grupper?

Med så mange andre G Suite- samarbejdsværktøjer til din rådighed, hvorfor besvære Google Grupper? Det enkle svar er, at når du opretter en gruppe og derefter tilføjer de forbundne medarbejdere til den gruppe, bliver samarbejdet pludselig meget nemmere.

Hvorfor? For nu kan du behandle gruppen som en enkelt enhed, hvilket betyder, at du kan kommunikere med alle i gruppen blot ved at kommunikere med selve gruppen. Her er nogle eksempler:

• Du kan sende e-mail til alle i en gruppe ved at sende e-mailen til gruppens e-mail-alias.
• Du kan invitere alle i en gruppe til en kalenderbegivenhed ved at føje gruppen til begivenhedens gæsteliste.
• Du kan bede alle i en gruppe om at samarbejde om en fil ved at dele den fil med gruppen.
• Du kan invitere en hel gruppe til et chatrum ved at gøre gruppen til et medlem af rummet.
• Du kan bruge gruppens online forum til at have gruppediskussioner.

Sikker på, ingen af ​​disse eksempler er en big deal, hvis du kun taler om 2 eller 3 ansatte. Men hvis en gruppe indeholder 20 eller 30 ansatte, eller 200 eller 300, så er det en reel tidsbesparelse at beskæftige sig med gruppen i stedet for alle disse individer.

Gruppens hjemmeside

Er du fascineret af grupper? Nysgerrig? Vil du bare have det overstået? Uanset din sindstilstand, kan du bruge en af ​​følgende teknikker til at tage dig selv til Gruppers hjemmeside:

• fløjt efter din yndlingswebbrowser, og bed den derefter om at indlæse Google-grupper .
• I en G Suite-app, der har Google Apps-ikonet (såsom Kalender eller Docs), skal du klikke på Google Apps og derefter klikke på Grupper.

Gruppernes hjemmeside, der materialiserer sig ud af æteren, vil ligne siden vist her.

Gruppernes hjemmeside.

Lad os undersøge skærmen, så du ved, hvad der er hvad:

• Hovedmenu: Giver et par almindeligt anvendte Groups-kommandoer.
• Hovedmenuikon: Klik på dette ikon for at skifte til Gruppens hovedmenu.
• Søgemenu: Vælg, hvad du vil søge efter.
• Søg: Søg efter den gruppe, du vil se eller deltage i.
• Google-konto: Få adgang til din Google-konto.

Gruppe roller

Når du arbejder med grupper, især hvis du opretter dine egne grupper, støder du konstant på ideen om, hvem der gør hvad i en gruppe, og hvilke tilladelser hver af disse roller har. Der er fire roller at overveje i enhver gruppe:

• Gruppeejere: Ejeren af ​​gruppen er den person, der har oprettet gruppen. Denne person kan dog også tildele ejerrollen til andre personer. Ejerrollen har følgende standardtilladelser:
  • Alle medlemstilladelser (se "Gruppemedlemmer" nedenfor).
  • Send originale beskeder og svar som gruppen (det vil sige ved at bruge gruppens e-mailadresse).
  • Tilføj eller fjern gruppemedlemmer, administratorer og ejere.
  • Moderat gruppeindhold.
  • Skift medlemsroller (f.eks. promover en administrator til en ejer).
  • Skift gruppeindstillinger.
  • Slet gruppen.
  • Eksporter gruppemedlemskaber og beskeder.
• Gruppeadministratorer: Managerrollen har følgende standardtilladelser:
  • Alle medlemstilladelser (se "Gruppemedlemmer" nedenfor).
  • Send originale beskeder og svar som gruppen (det vil sige ved at bruge gruppens e-mailadresse).
  • Tilføj eller fjern gruppemedlemmer og administratorer (men ikke ejere).
  • Moderat gruppeindhold.
  • Skift medlemsroller (forfrem f.eks. et medlem til en administrator; administratorer kan ikke promovere nogen til en ejer).
  • Skift gruppeindstillinger.
  • Eksporter gruppemedlemskaber og beskeder.
• Gruppemedlemmer: Alle i en gruppe har medlemsrollen som standard, hvilket betyder, at de har følgende tilladelser:
  • Se gruppens beskeder.
  • Send beskeder til gruppen.
  • Send private svar til forfatteren af ​​en besked.
  • Moderer postmetadata (såsom tildeling af emner).
  • Send filer til gruppen.
  • Se gruppens medlemsliste.
• Hele organisationen: Alle i din G Suite-organisation, selv folk, der ikke er medlemmer af gruppen, har som standard følgende tilladelser:
  • Se gruppens beskeder.
  • Send beskeder til gruppen.
  • Kontakt gruppeejerne.
  • Se gruppens medlemsliste.

Hvis du er en gruppeejer eller -administrator, kan du foretage ændringer i enhver af disse tilladelser ved at følge disse trin:

Vælg den gruppe, du vil arbejde med. Grupper åbner gruppen og viser de seneste samtaler.

Klik på fanen Gruppeindstillinger i hovedmenuen til venstre.

Klik for at aktivere til/fra Avanceret.

For hver af følgende tilladelsesindstillinger skal du klikke på den rolle, du vil tildele: Gruppeejere, Gruppeledere, Gruppemedlemmer eller Hele organisationen:

• Hvem kan se samtaler?
• Hvem kan poste?
• Hvem kan se medlemmer?
• Hvem kan kontakte gruppeejerne?
• Hvem kan se medlemmets e-mailadresser?
• Hvem kan redigere deres egne indlæg?
• Hvem kan svare privat til forfattere?
• Hvem kan vedhæfte filer?
• Hvem kan moderere indhold?
• Hvem kan moderere metadata?
• Hvem kan skrive som gruppen?
• Hvem kan administrere medlemmer?
• Hvem kan justere roller?

  Brug fanen Gruppeindstillinger til at tildele roller til hver tilladelse.

Klik på knappen Gem ændringer. Grupper anvender de nye roller på hver tilladelse, du har ændret.