Hvad er Trello og hvorfor du skal bruge det til projektledelse

Er du involveret i mange arbejdsprojekter eller selvstændig, så er effektiv projektledelse meget. Hvis du ikke planlægger din tid og kræfter, så vil du ende med at fritte det væk på Facebook og gå glip af deadlines som følge heraf (jeg taler af erfaring). Industrien for onlineprojektstyringsværktøjer er meget konkurrencedygtig, men den, der ser ud til at vinde frem for alle andre, er Trello .

Trello er elsket af dem, der er besat af at styre deres tid og projekter, og det er let at se hvorfor. Ikke alene er Trello billig og overkommelig, men også ekstremt enkel at bruge. Ved at bruge en meget visuel tilgang til tids- og projektstyring kan du flytte rundt på kort, så du med et øjeblik kan se, hvad der skal gøres, og hvornår.

Et nærmere kig på Trello

Trello er blevet beskrevet af nogle som "Post-it notes om steroider." På skærmen laver du "lister" som en stor tavle på væggen. Så på hver liste er "kort", som Post-it-sedler. På hvert kort er der en separat opgave.

Efterhånden som du går videre med opgaven, kan du bruge musen til at trække kortet fra at sige "i gang" til "færdig" (eller hvilken som helst formulering, du foretrækker).

De fire hovedtræk ved Trello

Vi vil se på hver funktion lidt mere detaljeret om et øjeblik. Men her er de fire vigtigste ting at fokusere på, hvis du ser på skærmbilledet ovenfor.

• Hvert kort kan farvekodes med en streg. Hver farve kan for eksempel referere til en anden klient.
• Ikonet, der viser gravatar/billede af brugeren, viser, hvem der deltager i det pågældende kort. Du kan invitere folk til et kort, så de kan give feedback og opdateringer. Eller hvis du vil tildele dem den opgave. Hvis en opgave er tildelt, kan der tilføjes en forfaldsdato og en påmindelse sendes, når forfaldsdatoen er tæt på. Når kortet er opdateret, får alle på det pågældende kort besked.
• Baggrunden for hvert Trello-bræt kan tilpasses. Trello giver dig baggrunde, eller du kan uploade dine egne. Da jeg var en Lego-fanatiker, uploadede jeg denne Lego. Men hvis du er en virksomhed, kan du tilpasse din Trello-tavle med firmalogoet.
• Kort kan flyttes til andre tavler, kopieres til andre tavler eller arkiveres, når de er færdige.

Start af en ny bestyrelse

Det første skridt er at tilføje en ny bestyrelse. Tryk på + knappen i øverste højre hjørne af skærmen (når du er logget ind). Vælg derefter " Opret tavle " fra rullelisten.

Du vil derefter blive bedt om at give bestyrelsen et navn, et privatlivsniveau og en baggrund. Hvis du allerede har oprettet et hold, kan du vælge at tildele bestyrelsen til det hold.

Et hurtigt ord om privatlivsniveauer : Hvis tavlen efterlades offentlig, vil den blive indekseret af søgemaskiner og tilgået af enhver, der finder den på Google. Det blev for nylig afsløret, at ansatte hos Uber brugte Trello til at liste følsomme firmaadgangskoder, som derefter blev samlet op af Google.

Så vær forsigtig, og hvis du skal bruge Trello til adgangskoder, skal du indstille privatlivsniveauet til Privat . Selvom til adgangskoder, bør du virkelig bruge en adgangskodeadministrator .

Tilføjelse af en ny liste

Når du har din nye bestyrelse, er det tid til at starte en ny liste. Du kan lave det som du vil, men jeg laver normalt mine tavler med lister på forskellige stadier af en proces. Så " afventer",  " i gang " , og så videre. Eller du kan have lister til projekter, der har flere opgaver, såsom " indrette huset ", " opnå verdensfred" og " erobre det ydre rum ."

For at tilføje en ny liste, klik på  Tilføj en liste.

Indtast derefter titlen på listen og gem den.

Skyl og gentag for eventuelle andre lister, som brættet har brug for (hvis nogen).

Tilføjelse af et nyt kort

Nu er det tid til at tilføje et nyt kort, og der er forskellige elementer til et kort, der gør det kraftfuldt.

Lav et nyt kort

Klik på Tilføj et kort på den relevante liste.

Indtast nu den opgave, du vil tilføje. Gem det ved at klikke på den grønne Tilføj  knap.

Gentag som før for andre opgaver, du skal tilføje (hvis nogen).

Men det er kun begyndelsen på, hvad du kan tilføje til et kort, som du kan se, hvis du klikker på det for at åbne det.

Tildeling af andre brugere

For det første, hvis du har oprettet et team, og andre er blevet inviteret til at få adgang til bestyrelsen, kan du tildele nogen til en bestemt opgave. Eller bare tag dem, så de bliver sløjfet ind i samtalen på det kort.

For at tilføje nogen til kortet skal du klikke på Medlemmer  og klikke på gravataren for den person, du vil tilføje. På samme måde kan de fjernes fra et kort ved at klikke på gravataren igen.

Tilføjelse af noter og vedhæftede filer

Uanset om det er til gavn for din egen hukommelse eller for at rådgive andre, kan det blive nødvendigt at efterlade noter. Du kan gøre det øverst i noten og efterlade klikbare links derinde.

Under notesektionen er et område til upload af vedhæftede filer. Dette kan være alt fra et dokument til en zip-fil til et billede. Hvis et billede, vil billedet blive vist på kortet

Tilføjelse af forfaldsdato

Hvis en opgave har en deadline, kan du tildele den en forfaldsdato. Så får du påmindelser, når datoen nærmer sig, og hvornår datoen er passeret.

Tilføjelse af farvede etiketter

Jeg tilføjer farvede etiketter til min arbejdsliste for at vise, hvilket arbejde der skyldes hvilke kunder. Så rød er for eksempel til Luckytemplates.

Du kan redigere etiketterne for at sige, hvad du vil, og du kan tilføje så mange, du vil, til et kort.

Tilføjelse af kommentarer

Hvis andre personer har adgang til dine kort, begynder de i sidste ende at efterlade kommentarer. Du kan bruge @ til at tagge personer i specifikke kommentarer, og de vil modtage en notifikation fra Trello.

Flytte, kopiere, se og arkivere kort

Der er også fire andre handlinger, du kan udføre på et kort.

Bevæge sig

Hvis du har flere brædder, kan du flytte kort mellem et bræt og et andet. Så hvis jeg ville flytte et kort fra Luckytemplates-brættet til et af mine egne personlige boards, ville denne mulighed flytte kortet sammen med alle kommentarer, vedhæftede filer osv.

Kopi

Dette er det samme som  Flyt- indstillingen, bortset fra at kortet ikke bliver flyttet helt. Lige kopieret. Jeg bruger dette hele tiden til at kopiere mine Luckytemplates-opgaver til mit eget private arbejdsbord.

Holde øje

Hvis en anden har et kort på et bræt, kan du vælge at se det og få besked om nye kommentarer uden egentlig selv at deltage. Også kendt som "lurker mode" (nå, det kalder jeg det).

Arkiv

Der er ikke sådan noget som "slet" i Trello. I stedet for at fjerne et kort, en liste eller en tavle, "arkiverer" du det. Det vil så forsvinde, men det kan nemt bringes tilbage, hvis du får brug for det igen senere.

Andre anvendelser til Trello

Trello har så mange anvendelsesmuligheder, hvis du tænker på det og tænker sideværts. Til det formål har Trello en side kaldet "Trello Inspiration ." Det giver dig skabeloner og utallige brugsideer.

Integrering af Trello med andre apps ved hjælp af IFTTT.

Jeg er stor fan af IFTTT (If This Then That), og de har et stort antal automatiserede scripts til Trello . Tjek dem ud.

Konklusion

Dette har kun lige ridset overfladen af, hvad Trello kan gøre for at gøre dit liv mere organiseret. Bruger du Trello? Hvis ja, hvad bruger du det til?