Definition af Excel-dashboards og -rapporter

I Microsoft Excel 2007 er det ikke svært at bruge rapport og dashboard i flæng. Ofte omtales rapporter som dashboards, bare fordi de indeholdt nogle få diagrammer. Ligeledes er mange dashboards blevet kaldt rapporter. Alt dette kan virke som semantik, men det er nyttigt at rense Excel-luften lidt og forstå kerneegenskaberne for, hvad der anses for at være rapporter og dashboards.

Definition af rapporter

Rapporter er nok den mest almindelige anvendelse af business intelligence. En rapport kan beskrives som et dokument, der indeholder data, der bruges til at læse eller se. Det kan være så enkelt som en datatabel eller så komplekst som en subtotal visning med interaktiv boring, svarende til Excels Subtotal-funktionalitet.

Nøgleegenskaben ved en rapport er, at den ikke fører en læser til en foruddefineret konklusion. Selvom en rapport kan indeholde analyser, sammenlægninger og endda diagrammer, giver rapporter ofte slutbrugeren mulighed for at anvende sin egen vurdering og analyse på dataene.

For at tydeliggøre dette koncept viser figur 1 et eksempel på en rapport. Denne rapport viser nationalparkens overnatningsstatistikker efter periode. Selvom disse data kan være nyttige, er det klart, at denne rapport ikke styrer læseren i nogen foruddefineret vurdering eller analyse; det er blot at præsentere de aggregerede data.

Figur 1: Rapporter præsenterer data til visning, men leder ikke læserne til konklusioner.

Definition af dashboards

Et dashboard er en visuel grænseflade, der giver et hurtigt overblik over nøgleforanstaltninger, der er relevante for et bestemt mål eller forretningsproces. Dashboards har tre hovedattributter:

• Dashboards er typisk grafiske og giver visualiseringer, der hjælper med at fokusere opmærksomheden på nøgletrends, sammenligninger og undtagelser.

• Dashboards viser ofte kun data, der er relevante for målet med dashboardet.

• Fordi dashboards er designet med et specifikt formål eller mål, indeholder de i sagens natur foruddefinerede konklusioner, der fritager slutbrugeren fra at udføre sin egen analyse.

Figur 2 illustrerer et dashboard, der bruger de samme data som vist i figur 1. Dette dashboard viser nøgleoplysninger om nationalparkens statistikker over overnattende besøgende. Som du kan se, har denne præsentation alle de vigtigste egenskaber, der definerer et dashboard. For det første er det et visuelt display, der giver dig mulighed for hurtigt at genkende den overordnede tendens i statistikken for overnattende besøgende. For det andet kan du se, at ikke alle de detaljerede data er vist her; kun de vigtigste oplysninger, der er relevante for at understøtte målet med dette dashboard. Endelig, i kraft af sit mål, præsenterer dette dashboard dig effektivt med analyser og konklusioner om tendensen for overnattende besøgende.

Figur 2: Dashboards giver et hurtigt overblik over nøgleforanstaltninger, der er relevante for en bestemt målsætning eller forretningsproces.