9 gode zoomtip

Denne liste giver nogle hurtige råd om at komme i gang med Zoom , maksimere dens fordele og minimere de problemer, du oplever med den. Nej, de følgende sider repræsenterer ikke en udtømmende liste over, hvad man skal gøre og ikke skal gøre, men jeg har sammenfattet mine forslag til en snackbar liste.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Prøv før du køber

Næsten alle populære softwareleverandører har taget freemium-forretningsmodellen til sig i et eller andet omfang. Zoom er ingen undtagelse fra denne regel. Som sådan kan enhver begynde at bruge Meetings & Chat og mange af dets funktioner inden for få minutter og uden omkostninger. Medarbejdere kan låse op for yderligere godbidder, når deres arbejdsgivere opgraderer deres planer med nyttige tilføjelser.

Overvej Grohl Records, et fiktivt firma, der er nyt for Meetings & Chat. Jeg kan se Grohls begrundelse for at sparke dækkene, især i lille skala. For eksempel køber Grohl nogle få licenser til medarbejdere i sin salgsafdeling. Af en eller anden grund kæmper sælgerne og kunderne dog med Meetings & Chat. (Husk, at ingen teknologi har en succesrate på 100 procent.) Efter et par måneder kan Grohl derefter søge efter et andet videokonferenceværktøj med minimale omkostninger og afbrydelser.

Overvej at opgradere din virksomheds eksisterende zoomplan

For at være sikker tilbyder Zooms Basic Meetings & Chat-plan robuste funktioner og generøse grænser for opkaldslængde, antallet af mødedeltagere og mere. Masser af enkeltpersoner og virksomheder finder denne plan tilstrækkelig til deres relativt begrænsede behov. Jeg bebrejder dem ikke, hvis de vælger at drage fordel af virksomhedens gratis Møder & Chat-tilbud, især i vanskelige økonomiske tider.

Af to grunde kommer der et punkt for de fleste virksomheder, når opgradering bare giver mening. Zooms ekstra funktioner mere end retfærdiggør ofte deres nominelle omkostninger. Virksomheder på basisplanen kan ikke bruge roller, brugergrupper og chatgrupper. De mangler også evnen til at optage møder til skyen, modtage mødetransskriptioner og stramme op på sikkerheden. Selvom mange Zoom-brugere af havevarianter måske ikke fuldt ud forstår betydningen af ​​disse funktioner, gør it-folk, der er deres salt værd, det bestemt.

Hvis det argument ikke får dig til at påvirke, så vil denne måske gøre det. Ved at opgradere ophører du med at være Zoom-bruger og bliver Zoom-kunde. Tro mig: Forskellen er mere end et spørgsmål om semantik.

Til sammenligning, hvis du betragter dig selv som en Facebook-kunde, så tager du desværre fejl - medmindre du betaler det sociale netværk for at annoncere på det. Google Hangouts, Facebooks nye Messenger Rooms og andre gratis videokonferencealternativer kan virke sexede. Bare husk dog, at hvis du ikke betaler noget for en virksomheds produkt, så er dens produkt dig. Du er blot et middel til et mål.

Tag sikkerhed alvorligt

Jeg vil være den første til at indrømme, at mange af Zooms sikkerheds- og privatlivsrelaterede funktioner tilføjer friktion. Det vil sige, at de tilsammen gør det sværere at logge ind, kommunikere og samarbejde. For eksempel tager det tid at aktivere 2FA, ligesom det at skulle finde og indtaste en sekscifret verifikationskode, når du logger ind på Zoom-webportalen. Ditto for at aktivere mødeventerum og kræve mødeadgangskoder.

Zoom tvinger ikke sine brugere og kunder til at aktivere mange af disse funktioner, inklusive de foregående tre. Afhængigt af din rolle i organisationen, har nogen over dig muligvis allerede indstillet disse muligheder globalt, hvilket i sidste ende har gjort det til dit valg om at aktivere dem.

Messing: Du og dine kolleger gør klogt i at tage fejl af forsigtighed. Din virksomhed og personlige kommunikation er alt for vigtig til at gøre noget andet. Desværre har alt for mange mennesker historisk set handlet, som om hackere aldrig ville bekymre sig om dem, kun for at finde deres følsomme beskeder og billeder på 4chan eller Dark Web.

Hovsa.

For at parafrasere Cher: "Hvis de kunne skrue tiden tilbage..."

Hold Zoom opdateret

I midten af ​​1990'erne udgav softwareleverandører typisk nye versioner og opgraderinger en gang hvert år eller deromkring via snail mail ikke mindre. Installationen involverede indsættelse af disketter eller cd'er i din computer. Den manuelle proces kan tage en time eller mere.

I dag er det en meget anden historie. Softwareleverandører udgiver rutinemæssigt nye versioner, opgraderinger og patches med lynets hast. (Denne tendens har gjort det udfordrende at skrive For LuckyTemplates- bøger, men det er en samtale for en anden dag.)

Nederste linje: Det er Zoom-brugere og -kunders pligt at holde sig ajour med softwareopdateringer. Ignorer de røde badges på dine enheder på egen risiko.

Opret en personlig zoomkonto

Chuck er partner hos HHM, et prestigefyldt advokatfirma med base i Albuquerque, New Mexico. HHM har købt en Zoom-licens, og Chuck bruger Zoom ofte til at holde videokonferencer med kunder, når han skal arbejde hjemmefra.

Kunne Chuck bruge HHMs Zoom-konto til afgjort ikke-HHM-anliggender, såsom når han holder videochat med sin ekskone Rebecca og hans bror Jimmy? Selvfølgelig, og han kan endda slippe af sted med det. Alligevel ville det påtage sig ham at oprette en separat Zoom-konto til hans personlige brug.

Zoom-administratorer og -ejere kan nemt køre en række forskellige medlemsbrugsrapporter. Historisk set har mange firmaer opsagt ansatte for at bruge virksomhedens ejendom og tjenester til deres egne personlige formål. Jeg er ingen arbejdsadvokat, men du vil næppe finde en sympatisk dommer, hvis du bruger Zooms tjenester på denne måde.

Mål to gange og klip én gang

Sig, at du er ved at nudle med Zoom-funktionalitet, som du ikke er bekendt med. Måske er det et stort gruppemøde eller dit første Zoom-webinar. I begge tilfælde er en prøvekørsel i din bedste interesse.

Eksempel: I april 2020 holdt jeg et webinar for min alma mater Carnegie Mellon University om fjernarbejde. Det gik glat af flere grunde.

For det første, efter at jeg indvilligede i at lave webinaret, fik jeg forbindelse til webinarets emcee Melissa Turk. I løbet af et par uger udvekslede vi to grundlæggende oplysninger via Slack og Google Docs. (Hun deler min modvilje mod uophørlige e-mail-tråde.)

Det andet og mest relevante her, et par dage før showtime, holdt vi et prøvewebinar i 30 minutter i Zoom. (Turks viden om Zoom-webinarer er omfattende.) Vi udarbejdede logistikken for lyd, video og skærmdeling og knæk på forhånd, ikke foran hundredvis af deltagere.

Udvikle en beredskabsplan for vigtige møder

Bedre at have og ikke have brug for end at have brug for og ikke have.

— FRANZ KAFKA

Sig, at du vil bruge Zoom til at interviewe til dit drømmejob. Måske pitcher du en kundeemne på din egen virksomheds produkter og tjenester. Af gode grunde forventer du ikke nogen tekniske problemer. Når alt kommer til alt, i din erfaring, har Meetings & Chat været bemærkelsesværdigt pålideligt for et så populært værktøj.

Ville du dog satse dit liv på, at dit opkald vil finde sted uden hændelser?

Mere specifikt, hvad sker der, hvis du mister strømmen? Hvad hvis Zoom ikke er tilgængelig, eller opkaldsforsinkelsen er overraskende høj? Hvad med, hvis en nøgleopkaldsdeltager ikke kan finde ud af Zoom eller hendes computer går ned? Hvad laver du? Tænk hurtigt. Uret tikker.

Efter hundredvis af Zoom-opkald har jeg endnu ikke oplevet nogen af ​​disse katastrofale scenarier. Hvis de nogensinde opstår, vil mit blodtryk dog ikke fordobles, fordi jeg allerede er bevæbnet med en passende backup. Længe før jeg begyndte at bruge Meetings & Chat for alvor, stolede jeg på Free Conference Call, en (naturligvis) gratis tjeneste, der lader dens brugere holde individuelle gruppelydopkald, optage dem og gemme og distribuere dem efter behag. (Forresten findes der masser af lignende værktøjer.)

Tag ikke fejl: Min standardpræference i disse dage er at holde alle mine lyd- og videoopkald via Meetings & Chat, og ikke kun fordi jeg undersøger Zoom. Det er dog direkte dumt ikke at have et backup-kommunikationsværktøj klar, hvis tingene går galt. Jeg har altid mine legitimationsoplysninger til tjenesten Gratis konferenceopkald ved hånden for en sikkerheds skyld.

Forvent en vis modstand mod at zoome hos modne virksomheder

Hvis jeg har lært én ting i mine år omkring virksomhedsteknologi, så er det, at folk typisk hader forandringer.

Sig, at du arbejder i en stor, succesrig og konservativ medicinalvirksomhed. Kald det Hogarth Drugs. Dets 40.000 ansatte har brugt Webex som sit primære videokonferenceværktøj i et årti eller mere. At tvinge dem alle med det samme til at bruge Zoom, fordi Hogarth har købt en Enterprise-licens, vil sandsynligvis rokke ved nogle fjer. Odds er, at Roger, Syd, i det mindste et par andre curmudgeons vil finde en mindre forskel mellem Webex og Zoom og lave ballade om det. Organisationspolitik, når det er bedst.

Skulle Hogarth holde ud med Zoom, fordi et par knirkende hjul har lavet noget støj? Selvfølgelig ikke, men dens ledelse bør i det mindste forvente en smule utilfredshed hos medarbejderne.

Undgå zoomtræthed

Zoom har forenklet og forbedret processen med at afholde videokonferencer. Sammen med dens innovative teknologi, robuste funktioner og overlegne opkaldskvalitet, kan du blive fristet til at bruge video til hvert møde og samtale med dine kunder, kolleger, venner og familiemedlemmer.

Lad være.

Dr. Jeremy Bailenson er en bestsellerforfatter, virtual reality-ekspert, stiftende direktør for Stanford Universitys Virtual Human Interaction Lab og en generelt smart fyr. Hans omfattende forskning tyder på, at misligholdelse af videokonferencer resulterer i, hvad han kalder nonverbal overbelastning . (Læs hans indsigtsfulde Wall Street Journal-udgave .)

Af og til giver det din hjerne et tiltrængt pusterum, hvis du trækker stikket ud af dit webcam.