10 Nyttige Gmail-indstillinger

Gmail, en af G Suite- apps, tilbyder en relativt enkel grænseflade på overfladen, men grav lidt dybere, og du kan se, at appen har en dybere side - siden Indstillinger og dens tilsyneladende endeløse udbud af muligheder, konfigurationer og tilpasninger. Der er mange ting derinde.

Ja, selvfølgelig, mange af indstillingerne skal være mærket For Nerds Only. Der er dog en sand skatkammer af tilgængelige indstillinger, som faktisk er nyttige i den virkelige verden og kan hjælpe dig med at blive mere produktiv, mere effektiv, sundere, rigere og klogere. (Nå, måske ikke de sidste tre, men man ved aldrig!)

Tag en rundvisning i ti yderst nyttige og praktiske Gmail-indstillinger relateret til de to vigtigste Gmail-opgaver: at sende beskeder og læse beskeder. Forbered dig på at blive overrasket!

5 fantastiske sendeindstillinger

At sende e-mail virker som sådan en simpel ting: Du klikker på Skriv, indsætter en adresse eller tre, fremtryller en hurtig emnelinje, skriver selve beskeden og klikker derefter på Send. Hvad mere kan der være at sige om sådan en ligetil procedure?

Nå, en hel del, som det viser sig. Gmail kommer faktisk med en del indstillinger, der kan gøre det endnu mere nyttigt at sende ting. Denne sektion fører dig gennem et halvt dusin (minus én) indstillinger og funktioner, som du ønsker at tilføje til dit afsendelsesværktøj.

Sender en besked som almindelig tekst

Du kan bruge en af ​​to meddelelsestilstande, når du sender en e-mail:

• Rich text: Denne tilstand giver dig mulighed for at pynte din beskedtekst med skrifttyper, farver og stilarter såsom fed og kursiv. Dette er Gmails standardformat, og næsten alle meddelelser bruger i dag dette format.
• Almindelig tekst: Denne tilstand tilbyder ingen formatering af din tekst: ingen skrifttyper, ingen skriftstørrelser, ingen kursiv.

Hvad er brugen af ​​denne almindelig tekst-tilstand? Det er sjældent i dag, men der er stadig nogle meget gamle eller meget simple e-mail-programmer, der kvæler, når de står over for rig tekst. Hvis du sender en rich text-e-mail til en person, og denne person klager over, at din tekst kun er en klud af uforståelige symboler, skal du sende din besked igen ved at bruge almindelig teksttilstand. Sådan gøres det:

Opret, adresser og komponer din e-mail.

Klik på Flere indstillinger. Flere muligheder er de tre lodrette prikker i nederste højre hjørne af vinduet Ny besked. (Det er påpeget i figuren.)

Fra menuen, der vises, skal du klikke for at vælge almindelig teksttilstand. Gmail tilføjer et flueben til venstre for kommandoen, som vist. Gmail fjerner også al formatering fra din beskedtekst.

Når du vælger kommandoen Plain Text Mode, fjerner Gmail al din eksisterende tekstformatering og smider den væk. Du tror måske, at deaktivering af almindelig teksttilstand ville gendanne din tidligere formatering, men nej, det sker ikke. Derfor, hvis du har en udførligt formateret besked, skal du tænke dig om to gange, før du slår kommandoen almindelig teksttilstand til.

Klik på Send. Gmail sender din almindelige tekstbesked.

For at sende din besked uden tekstformatering skal du vælge indstillingen Plain Text Mode.

Indstilling af standardsvaradfærd

Som du lærer lidt senere i dette kapitel, når du åbner en besked, tilbyder Gmail en Svar-knap, som du klikker på for at sende et svar til den person, der sendte beskeden. Hvis beskeden blev sendt til to eller flere personer, og du vil sende dit svar til alle, skal du klikke på knappen Mere og derefter klikke på Svar alle.

Mange mennesker oplever, at de bruger Svar alle oftere end Svar, så det ekstra klik på Mere-knappen bliver lidt af en besvær. Heldigvis kan du bede Gmail om at ændre tingene og gøre Svar alle til standardknappen og gøre Svar til den knap, du får adgang til, ved først at klikke på Mere. Sådan gør du:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

For indstillingen Standard Svaradfærd skal du klikke på alternativknappen Svar alle, som vist. For at vende tilbage til at have Svar som standard, skal du i stedet klikke på alternativknappen Svar.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Klik på alternativknappen Svar alle for at gøre denne kommando til Gmails standardsvaradfærd.

Svar og arkivering i ét hug

Arkivering af en besked – flytning af beskeden til Gmails mappe Alle mail – er en 2-trins affære:

Klik på Besvar for at sende et svar til afsenderen af ​​beskeden.

Klik på Arkiver for at flytte den modtagne besked til mappen Alle e-mails.

Hvis du finder dig selv at udføre disse to trin igen og igen, kan du hurtigt få Gmail til at kombinere dem i et enkelt trin:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

For indstillingen Send og arkiver skal du klikke på knappen Vis "Send og arkiver" i alternativknappen Svar. For at vende tilbage til standardadfærden skal du klikke på knappen Skjul "Send og arkiver" i alternativknappen Svar i stedet.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Når du nu klikker på Svar eller Svar alle, indeholder det resulterende meddelelsesvindue, vist, både en Send-knap (den til højre) og en Send & Arkiver-knap (den til venstre). Hvis du klikker på Send og arkiver, sender Gmail svaret og flytter automatisk den originale besked til mappen Alle e-mails. Sød firkantet!

Klik på knappen Send og arkiver for automatisk at arkivere den originale besked.

Indstilling af standard tekststil

Tidligere i dette kapitel taler jeg om, hvordan du kan formatere din beskedtekst med en anden skrifttype, tekststørrelse, farve og andre egenskaber. Hvis du opdager, at du hele tiden foretager de samme tekstformateringsjusteringer, kan du spare lidt slid på fingrene ved at indstille disse justeringer i Gmail, der svarer til sten. Gmail tilbyder en standardindstilling for tekststil, der inkluderer skrifttype, skriftstørrelse og tekstfarve. Her er de trin, du skal følge for at ændre denne indstilling til noget, der passer til din typografiske stil:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

For indstillingen Standardtekststil skal du bruge kontrolelementerne Skrifttype, Størrelse og Tekstfarve til at formatere teksten som ønsket. Under disse kontroller viser teksten Sådan ser din brødtekst ud resultatet af dit arbejde.
Hvis du laver noget rod ud af det, kan du starte fra bunden ved at klikke på ikonet Fjern formatering (påpeget i figuren).

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Brug kontrolelementerne for standardtekststil til at tilpasse din e-mail-tekst.

Forhindrer Gmail i at oprette kontakter automatisk

En af Gmails standardindstillinger er, at når du sender en ny besked til – eller svarer på en besked fra – en person, der ikke er i din Kontakter-app, tilføjer Gmail automatisk denne persons e-mailadresse til sektionen Andre kontakter i Kontakter-appen.

Hvorfor ville Gmail gøre dette? For på den måde, næste gang du begynder at indtaste denne persons e-mailadresse i feltet Til, CC eller BCC, viser Gmail adressen, så du kan vælge den i stedet for at skrive det hele. Dette kaldes automatisk udfyldning af adressen.

Det er helt sikkert en prisværdig grund, men det betyder, at du ender med tonsvis af potentielt ubrugelige adresser i Kontakter-appen. Selvfølgelig er disse adresser gemt væk i sektionen Andre kontakter, men hvis du virkelig ikke ønsker, at alle disse adresser samler sig, kan du deaktivere autofuldførelse af adresser ved at følge disse trin:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

Rul ned til indstillingen Opret kontakter til autofuldførelse, og klik derefter på alternativknappen Jeg tilføjer kontakter selv, som vist.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Klik på alternativknappen Jeg tilføjer selv kontakter.

5 fantastiske læseindstillinger

At læse meddelelser i Gmail virker som en anden bare-denne-side-af-trivielle opgave. Når alt kommer til alt, for at læse en besked, klikker du på den og læser derefter teksten, enten i beskedvinduet eller læseruden. Færdig og færdig, ikke? Ikke så hurtigt. Gmail har masser af indstillinger, du kan bruge til at tilpasse læseoplevelsen, så den passer til din stil. Resten af ​​dette kapitel fører dig gennem fem af de mest nyttige.

Deaktiverer samtalevisning

Som standard organiserer Gmail beskeder efter samtale , som henviser til en original besked og alle dens svar, svar på svar og så videre. Det er en fornuftig opsætning, fordi det gør det nemt at se tendensen i samtalen og finde et bestemt svar. Samtaler holder også din indbakke pæn, fordi hele samtalen ligger inden for en enkelt "besked" i indbakken.

Alligevel bryder mange mennesker sig ikke om at organisere beskeder efter samtaler, fordi alle beskederne er "gemt" i den originale besked. Disse mennesker foretrækker at se alle deres beskeder i det fri.

Hvis du falder ind i denne lejr, kan du følge disse trin for at deaktivere Gmails standardsamtalevisning:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

Rul ned til indstillingen for samtalevisning, og klik derefter på alternativknappen Samtalevisning fra, som vist.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Klik på alternativknappen Samtalevisning fra.

Tilføjelse af vigtighedsmarkører

Gmail overvåger, hvordan du bruger appen og de beskeder, du modtager, som en måde at finde ud af, hvilke beskeder der er vigtige, og hvilke der ikke er. Hvis Gmails analyse fortæller, at en meddelelse er vigtig, tilføjer Gmail automatisk etiketten Vigtigt til meddelelsen, hvilket betyder, at du kan se meddelelsen uden for støjen fra din indbakke ved at vælge etiketten Vigtigt i hovedmenuen.

Det er meget praktisk, men der er en flue i denne suppe: Den eneste måde at vide, om Gmail har erklæret en besked som vigtig, er at se indholdet af etiketten Vigtigt. Det vil sige, at Gmail ikke giver nogen indikation i indbakken om, hvilke beskeder der er vigtige, og hvilke der ikke er.

Hvis det ser ud til at være helt forkert for dig, kan du løse det her:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

Klik på fanen Indbakke.

For indstillinger for vigtighedsmarkører skal du klikke på alternativknappen Vis markører, som vist.

Hvis du synes, det er uhyggeligt, at Gmail analyserer dine beskeder for vigtighed, hører jeg dig. Heldigvis kan du slå denne snoking-adfærd fra. På fanen Indbakke skal du klikke på alternativknappen Brug ikke mine tidligere handlinger til at forudsige, hvilken meddelelse der er vigtig, og klik derefter på Gem ændringer.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden.

Klik på alternativknappen Vis markører.

Indstilling af den maksimale sidestørrelse

Gmails etiketter kan ende med et væld af beskeder i dem. Gmail håndterer lange beskedlister ved at opdele listen i separate sider med op til 50 beskeder (eller samtaler, hvis du stadig bruger samtalevisning) pr. side. Afhængigt af hvordan du arbejder, vil 50 virke som enten et latterligt stort tal eller et latterligt lille tal.

Uanset hvad er tallet ikke sat i sten, og du kan følge disse trin for at indstille en anden maksimal sidestørrelse:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

For indstillingen Maksimal sidestørrelse skal du bruge rullelisten Vis X- samtaler pr. side til at vælge, hvor mange beskeder (eller samtaler) du ønsker pr. side, som vist.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Brug rullelisten Vis X-samtaler pr. side til at vælge den maksimale sidestørrelse.

Håndtering af notifikationer

Som standard viser Gmail ikke en meddelelse på din computers skrivebord, når der kommer en ny meddelelse. Det er nok lige så godt, fordi mange undersøgelser har vist, at meddelelsen om en nyligt modtaget meddelelse (og dens ledsagende "ping") er en stor distraktion og derfor en stor produktivitetsdræber.

Når det er sagt, vil du måske alligevel risikere distraktionen og give Gmail tilladelse til at vise skrivebordsmeddelelser. Det er også muligt at konfigurere Gmail til kun at vise en notifikation for meddelelser mærket som Vigtigt, så overvej det som et kompromis, der er værd at overveje.

Her er de trin, du skal følge for at give Gmail tilladelse til at vise skrivebordsmeddelelser og konfigurere disse meddelelser:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

I indstillingen Desktop Notifications skal du klikke på Klik her for at aktivere Desktop Notifications for Company Mail (hvor Company er navnet på din virksomhed). Din webbrowser spørger, om du vil tillade mail.google.com at vise meddelelser, som vist.

Din browser vil gerne vide, om du tillader Gmail at vise meddelelser.

Klik på Tillad.

Vælg den indstilling for skrivebordsmeddelelser, du foretrækker:

• Nye e- mailbeskeder slået til: Klik på denne alternativknap for at se en skrivebordsmeddelelse for alle indgående meddelelser.
• Vigtige e-mailbeskeder slået til: Klik på denne alternativknap (som vist) for kun at se en skrivebordsmeddelelse for indgående meddelelser, som Gmail markerer som Vigtige.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Klik på alternativknappen Vigtige mailmeddelelser på for kun at se skrivebordsmeddelelser for vigtige beskeder.

Angiver beskeder, der kun er sendt til dig

Hvis du modtager et væld af mails fra postlister og lignende gruppebeskeder, er det praktisk at skelne mellem beskeder, du modtager via listen eller gruppen, og beskeder, der er adresseret direkte til dig. (Differentiering af meddelelser på denne måde har den ekstra fordel, at det forbedrer spam-detektion, fordi mange uønskede meddelelser sendes som masseforsendelser.)

For de beskeder, du modtager, er der faktisk tre adresseringsniveauer at skelne mellem her:

• Beskeder sendt til en enkelt adresse, der repræsenterer en postliste eller gruppe
• Beskeder sendt til flere individuelle adresser, inklusive din
• Beskeder sendes kun til din adresse

Det er ikke universelt sandt, men fra dit perspektiv kan den foregående liste behandles som en indikator for stigende meddelelsesrelevans. Det vil sige, at beskeder sendt til en mailingliste eller gruppe er mere tilbøjelige til ikke at være så relevante; beskeder, du modtager, som blev sendt til flere personer, er sandsynligvis mere relevante; og beskeder, der kun sendes til dig, er sandsynligvis de mest relevante.

Gmail har en funktion kaldet personlige niveauindikatorer, der afspejler dette relevanshierarki:

• Beskeder sendt til en enkelt adresse, der repræsenterer en postliste eller gruppe, får ingen indikator.
• Beskeder sendt til flere individuelle adresser, inklusive din, får en pil (›)-indikator.
• Beskeder, der kun sendes til din adresse, får en dobbelt pil (»)-indikator.

Hvis dette lyder som et fornuftigt arrangement, skal du følge disse trin for at begynde at bruge personlige niveauindikatorer:

Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.

Rul ned til indstillingen Personlige niveauindikatorer, og klik på alternativknappen Vis indikatorer, som vist.

Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger.

Klik på alternativknappen Vis indikatorer.