10 måder at forbedre privatlivets fred og sikkerhed med G Suite

Jo mere du bruger G Suite-apps , jo flere oplysninger om dig gemmes online. Du kan hurtigt ende med at have en stor del af dit professionelle og personlige liv gemt i skyen, så det kan betale sig at tage de nødvendige skridt for at holde disse data sikre og kontrollere, hvem der kan se dem og hvornår.

På denne liste undersøger du ti måder at forbedre sikkerheden og privatlivets fred for din Google-konto og dine G Suite-apps. Jep, det tager lidt tid at implementere disse foranstaltninger, men den tid, du bruger, vil vise sig at være en fremragende investering.

Sørg for, at dit Wi-Fi-netværk er låst fast

Det første trin i at sikre G Suite har faktisk ikke noget at gøre med G Suite direkte. I stedet handler dette trin om at sikre det netværk, du bruger til at få adgang til internettet (og dermed G Suite): dit Wi-Fi-netværk. Hvis du kun får adgang til dine G Suite-ting gennem et stort virksomhedsnetværk, så kan du selvfølgelig lystigt springe over dette afsnit, for nørderne ovre i IT har det dækket. Men hvis du, som de fleste andre, udfører noget (eller meget) G Suite-arbejde derhjemme, er du nødt til at tage skridt til at slå dine Wi-Fi-luger ned.

Et sikkert Wi-Fi-netværk er nødvendigt på grund af en praksis kaldet wardriving , hvor en hacker fra den mørke side af kraften kører gennem forskellige kvarterer med en bærbar computer eller en anden enhed sat op til at lede efter tilgængelige trådløse netværk. Hvis forbryderen finder et usikret netværk, bruger de det til gratis internetadgang (sådan en person kaldes en piggybacker ) eller til at forårsage fortræd med delte netværksressourcer. Det kan betyde adgang til G Suite-applikationer, der kører på en netværkscomputer.

Problemet er, at trådløse netværk i sagens natur er sårbare, fordi den trådløse forbindelse, der giver dig adgang til dine G Suite-apps fra køkkenet eller stuen, også kan gøre det muligt for en ubuden gæst uden for dit hjem at få adgang til netværket. Heldigvis kan du sikre dit trådløse netværk mod disse trusler med et par tweaks og teknikker, som beskrevet i den følgende liste.

Det meste af det, der følger her, kræver adgang til din Wi-Fi-routers administrations- eller opsætningssider. Se din routers dokumentation for at lære, hvordan du udfører disse opgaver.

• Skift routerens administratoradgangskode. Langt den vigtigste konfigurationsopgave for enhver ny Wi-Fi-router er at ændre standardadgangskoden (og brugernavnet, hvis din router kræver et). Bemærk, at jeg her taler om den administrative adgangskode, som er den adgangskode, du bruger til at logge på routerens opsætningssider. Denne adgangskode har intet at gøre med den adgangskode, du bruger til at logge på din internetudbyder (ISP) eller på dit trådløse netværk. Ændring af den administrative standardadgangskode er afgørende, fordi det er ret nemt for en ondsindet hacker i nærheden at få adgang til din routers login-side, og fordi alle nye routere bruger almindelige (og derfor velkendte) standardadgangskoder (såsom "adgangskode") og brugernavne ( såsom "admin").
• Skift adgangskoden til Wi-Fi-netværket. Sørg for, at dit Wi-Fi-netværk er beskyttet af en robust, svær at gætte adgangskode for at undgå uautoriseret adgang.
• Styrk din Wi-Fi-routers kryptering. For at sikre, at ingen uheld i nærheden kan opsnappe dine netværksdata (ved hjælp af et værktøj kaldet en packet sniffer ), skal du kryptere dit trådløse netværk. Nogle ældre routere har enten ingen kryptering aktiveret eller bruger en forældet ( læs: ikke sikker) kryptering kaldet Wired Equivalent Privacy (WEP). Den nuværende guldstandard for kryptering er Wi-Fi Protected Access II (WPA2), så sørg for, at din router bruger denne sikkerhedstype.
• Tjek dit netværksnavn for at identificere oplysninger. Sørg for, at navnet på dit Wi-Fi-netværk - kendt som dets servicesætidentifikator (SSID) - ikke indeholder nogen tekst, der identificerer dig (for eksempel Joe Flahertys netværk) eller din placering (123 Primrose Lane Wi-Fi).
• Opdater din routers firmware. Det interne program, der kører Wi-Fi-routeren, kaldes dens velrenommerede routerproducenter frigiver regelmæssige firmwareopdateringer for ikke kun at løse problemer og give nye funktioner, men også lukke sikkerhedshuller. Derfor er det afgørende altid at holde din routers firmware opdateret.

Beskyt din Google-konto med en stærk adgangskode

Din oplevelse med Gmail, Kalender, Drev og alle de andre G Suite-apps er kun lige så sikker som din Google-konto. Derfor er det vigtigt at sikre, at din konto er låst. Heldigvis kræver det kun to ting: at give din konto en stærk adgangskode (som jeg beskriver i dette afsnit) og at aktivere Googles 2-trinsbekræftelsesfunktion (som jeg diskuterer i næste afsnit).

Din Google-kontos første forsvarslinje er en stærk adgangskode. Når du har fundet ud af en skudsikker adgangskode, skal du følge disse trin for at ændre din eksisterende Google-adgangskode:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. En af disse metoder vil helt sikkert fungere for dig:
   • Log ind på en hvilken som helst G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
   • Surf direkte til myaccount.google.com og log ind på din konto.
2. Klik på Sikkerhed.
3. Klik på Adgangskode i afsnittet Log på Google. Google, altid forsigtigt, beder dig om at logge ind igen.
4. Indtast din adgangskode, og klik på Næste. Google viser adgangskodesiden, vist.
5. Indtast din nye, stærke adgangskode i tekstboksen Ny adgangskode. Før du fortsætter, skal du sørge for, at indikatoren for adgangskodestyrke viser stærk , som vist.

   
6. Indtast den samme adgangskode igen i tekstboksen Bekræft ny adgangskode.
7. Klik på knappen Skift adgangskode. Google anvender den nye adgangskode på din konto.

Aktiver Googles 2-trinsbekræftelse

En adgangskode lavet af stål er en nødvendig sikkerhedsfunktion, men desværre er den ikke en tilstrækkelig sikkerhedsfunktion. Ondsindede brugere kan stadig trænge sig ind på din konto med list eller brute force, så du har brug for en anden forsvarslinje. Den linje er en funktion, som Google kalder 2-trins verifikation (hvilket er et mere forståeligt navn, end hvad resten af ​​internettet oftest bruger til den samme funktion: to-faktor autentificering). De 2-trins del midler at få adgang til din Google-konto kræver to separate handlinger:

1. Log ind med dine Google-kontooplysninger.
2. Bekræft, at du er autoriseret til at få adgang til kontoen ved at indtaste en bekræftelseskode, som Google sender til dig.

Du kan konfigurere 2-trinsbekræftelse til at modtage koden via enten en sms eller et automatisk telefonopkald.

Her er de trin, du skal følge for at aktivere 2-trinsbekræftelse og fortælle Google, hvordan du vil modtage dine bekræftelseskoder:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. En af disse metoder fungerer fint:
   • Log ind på en hvilken som helst G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på fanen Sikkerhed.
3. Klik på 2-trinsbekræftelse i sektionen Log ind på Google. Google viser en oversigt over 2-trinsbekræftelsesprocessen.
4. 4. Klik på knappen Kom godt i gang. Google beder dig forsigtigt om at logge ind igen.
5. Indtast din adgangskode, og klik på Næste. Google viser siden Lad os konfigurere din telefon, vist.

   
6. Indtast dit telefonnummer.
7. Klik på alternativknappen SMS. Hvis du af en eller anden grund ikke vil (eller ikke kan) modtage din bekræftelseskode via sms, skal du i stedet klikke på radioknappen Telefonopkald.
8. Klik på Næste. Google sender dig en bekræftelseskode via sms (eller telefonopkald, hvis du gik den vej).
9. Brug tekstfeltet Indtast koden til at indtaste den kode, du har modtaget, og klik derefter på Næste. Hvis koden, du får, ligner G-123456, skal du blot indtaste tallene i tekstboksen.
   Google spørger, om du vil slå 2-trinsbekræftelse til.
10. Klik på Tænd. Funktionen til 2-trinsbekræftelse er nu aktiv på din Google-konto.

Konfigurer dine kontaktbekræftelsesmetoder

Der er et gammelt ordsprog i sikkerhedsbranchen: "Når alle er ude efter dig, er paranoid bare god tænkning." Okay, godt, ikke alle er ude efter at få dig (medmindre der er noget, du ikke har fortalt mig), men der er nok ondsindede og ondsindede derude, som er ude på at få dig til, at "at være paranoid" bare er et synonym for "at have fælles følelse."

Så på den måde er din næste skudsikker opgave for din Google-konto at konfigurere nogle metoder, så Google kan kontakte dig enten for at bekræfte, at den virkelig forsøger at logge ind på din konto eller for at give dig besked, når den tror, ​​den har opdaget. mistænkelig aktivitet på din konto. (Ja, dette er den paranoide del.)

Følg disse trin for at konfigurere din konto med et telefonnummer og en e-mailadresse, som Google kan bruge til at bekræfte dig:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. Hvilken af ​​følgende metoder du bruger er op til dig:
   • Log ind på en hvilken som helst G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på Sikkerhed.
3. I afsnittet med navnet Måder, som vi kan bekræfte, at det er dig på, skal du klikke på Recovery Phone. Google beder dig utrætteligt om at logge ind igen.
4. Indtast din adgangskode, og klik på Næste. Google viser siden til gendannelsestelefon.
5. Klik på knappen Tilføj genoprettelsestelefon. Dialogboksen Tilføj telefonnummer vises.
6. Indtast dit telefonnummer, og klik derefter på Næste. Google fortæller dig, at den sender en bekræftelseskode til din telefon.
7. Klik på knappen Hent kode. Google sender dig en bekræftelseskode via sms.
8. Brug tekstfeltet Indtast koden til at indtaste den kode, du har modtaget, og klik derefter på Næste. Hvis koden, du får, ligner G-987654, skal du blot indtaste tallene i tekstboksen.
9. Klik på knappen Bekræft. Google føjer gendannelsestelefonnummeret til din konto.
10. Klik på Tilbage (den venstre-pegende pil) for at vende tilbage til siden Sikkerhed.
11. I afsnittet med navnet Måder, som vi kan bekræfte, at det er dig på, skal du klikke på E-mail til gendannelse. Google beder dig igen om at logge ind.
12. Indtast din adgangskode, og klik på Næste. Google viser siden med e-mail til gendannelse.
13. Klik på Rediger (blyantikonet).
14. Indtast den e-mailadresse, du vil bruge til bekræftelsesformål, og klik derefter på Udført. Sørg for at bruge en anden adresse end din G Suite-adresse (såsom en personlig e-mailadresse).
    Google føjer gendannelses-e-mailen til din konto.

Skjul billeder i Gmail-beskeder

Du kan gøre din G Suite-mailadresse mere privat og sikker ved at forhindre de eksterne billeder, der er indsat i nogle af de e-mailbeskeder, du modtager. Et eksternt billede er en billedfil, der ligger på en internetservercomputer i stedet for at være indlejret i e-mail-meddelelsen. En særlig kode i beskeden fortæller serveren om at vise billedet, når du åbner beskeden. Dette er normalt godartet, men den samme kode kan også advare afsenderen af ​​beskeden om, at din e-mailadresse fungerer. Hvis afsenderen er en spammer, resulterer dette normalt i, at du modtager endnu mere uønsket e-mail. Du kan forhindre dette ved at deaktivere eksterne billeder.

Her er de trin, du skal følge for at konfigurere Gmail til ikke at vise eksterne billeder i de beskeder, du modtager:

1. Vælg Indstillinger→ Indstillinger. Gmail åbner siden Indstillinger med fanen Generelt vist.
2. For indstillingen Billeder skal du klikke på alternativknappen Spørg før visning af eksterne billeder, som vist. For at vende tilbage til altid at vise eksterne billeder skal du i stedet klikke på alternativknappen Vis altid eksterne billeder.

   
3. Klik på knappen Gem ændringer nederst på siden Indstillinger. Gmail beder dig om at bekræfte.
4. Klik på Fortsæt.

Nu, når du viser en besked, der indeholder eksterne billeder, ser du meddelelsen vist. Du har tre muligheder:

• Hvis beskeden tydeligt (eller endda muligvis) er spam, skal du lade billederne være skjult og takke dig selv for at være proaktiv omkring din sikkerhed.
• Hvis du er sikker på, at meddelelsen er sikker, skal du klikke på Vis billeder nedenfor for at vise billederne.
• Hvis du kender afsenderen og har fuld tillid til dem, skal du klikke på linket Vis altid billeder fra adresse , hvor Adresse er adressen på den person eller enhed, der sendte beskeden. Dette fortæller Gmail om altid at vise billeder i meddelelser sendt fra denne adresse.

Blokering af afsendere i Gmail

Hvis du har prøvet nogen af ​​G Suite-samarbejdsfunktionerne, som jeg fortsætter med i del 3, håber du, at du har opdaget, at dine jævnaldrende og kolleger er en imødekommende, støttende flok. Du har måske allerede fået en del nye venner. Men inden for enhver gruppe mennesker, uanset hvor venlig og hjælpsom den gruppe kan være overordnet, er der altid en eller to dårlige frø. Det kan være Boring Bill, der bliver ved og ved med ingenting, eller Insufferable Sue, der praler af selv den mindste præstation. Eller det kan være noget mere alvorligt, såsom en person, der sender dig vagt (eller endda åbenlyst) uhyggelige eller truende beskeder.

Uanset årsagen er livet for kort til at håndtere sådanne gener, så du bør følge disse trin i Gmail for at blokere denne person i at sende dig flere beskeder:

1. Vis en besked fra den person, du vil blokere, i Gmail.
2. Klik på Mere (de tre lodrette prikker til højre for Svar-ikonet).
3. Klik på Bloker "Navn", hvor Navn er navnet på den sociale paria, du vil undgå. Gmail beder dig bekræfte blokeringen.
   g-suite-block-command
   Brug blokeringskommandoen til at forhindre, at nogle mistilpasninger sender dig beskeder.
4. Klik på Bloker. Gmail føjer personens adresse til listen over blokerede afsendere. Fremtidige beskeder fra denne person vil automatisk gå til Gmails spam-etiket.

Hvis du har ændret mening (eller personen lover at rette sig op), kan du fjerne blokeringen af ​​personen ved at klikke på menuen Indstillinger, vælge kommandoen Indstillinger, vælge fanen Filtre og blokerede adresser og derefter klikke på linket Fjern blokering ved siden af afsender du vil lægge tilbage i dine gode bøger. Når Gmail spørger, om du er sikker på dette, skal du klikke på Fjern blokering.

Vælg, hvem der kan se dine personlige oplysninger

Din Google-konto indeholder en hel del følsomme data, herunder personlige data såsom din fødselsdag og køn. Normalt er det at kombinere følsomme data med internettet et privatlivsmareridt, der går i opfyldelse, men heldigvis kommer Google med et anstændigt sæt værktøjer, der gør det muligt for dig at vælge, hvad du deler og med hvem.

Af hensyn til privatlivets fred opdeler Google din verden i tre delingskategorier:

• Kun dig: Dataene kan kun ses af dig.
• Din organisation: Dataene kan kun ses af dig og af hver person i din G Suite-organisation.
• Enhver: Dataene kan ses af alle, der gider at kigge.

Google anvender standardindstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger for data såsom din fødselsdag (kun dig), dit profilbillede (din organisation) og dit navn (alle). Brug følgende trin til at tilpasse disse og andre privatlivsindstillinger.

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. Vælg din gift:
   • Log ind på en hvilken som helst G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på Personlige oplysninger.
3. Klik på Gå til Om mig i afsnittet Vælg, hvad andre ser. Google åbner siden Om mig.

   
4. Klik på et element i dine personlige oplysninger.
5. Klik på, hvem der kan se oplysningerne: Kun dig, din organisation eller nogen. Bemærk, at disse muligheder ikke er tilgængelige for alle dine personlige oplysninger.
6. Klik på Tilbage (den venstrepil).
7. Gentag trin 4-6 for resten af ​​dine personlige oplysninger.

Administrer dine aktivitetskontroller

Google holder styr på forskellige aktiviteter, mens du er online, herunder hvor du går på nettet, hvilke G Suite-apps du bruger, hvor du befinder dig i den virkelige verden, mens du er online, og hvad du ser på YouTube. Google siger, at dette er for "bedre personalisering på tværs af Google", hvad end det egentlig betyder.

Hvis du ikke er tryg ved, at Google sporer nogle af eller alle disse aktiviteter, kan du bruge din kontos aktivitetskontrol til at bestemme, hvad Google gemmer om dig. Her er hvad du skal gøre:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. Vælg den mulighed, der virker tiltalende i øjeblikket:
   • Log ind på en hvilken som helst G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på Data og personalisering. Sektionen Aktivitetskontrol viser en oversigt over, hvad Google sporer om dig.

   
3. Hvis du ikke ønsker, at Google skal overvåge dine web- og G Suite-apps, skal du klikke på Web- og appaktivitet og derefter klikke for at slå Web- og appaktivitetskontakten fra. Google spørger, om du er sikker på dette.
4. Klik på Pause. Google spørger, om du er virkelig, virkelig sikker på dette.
5. Sig "Grrr", og klik på Pause.
6. Klik på Tilbage (den venstrepil).
7. Gentag trin 3-6 for aktiviteterne Placeringshistorik og YouTube-historik.

Administrer dine enheder

Selv med din Google-konto låst bag en stærk adgangskode, kan en ond bruger stadig få adgang til kontoen. Den mest almindelige måde, nogen kan få adgang på, er, hvis du bruger de samme loginoplysninger på et andet websted, og det websted bliver hacket og dets brugeres logindata stjålet. Disse data bliver så normalt solgt eller lagt online, og inden længe logger en fremmed på din tidligere sikre Google-konto.

Hvis du vil kontrollere, om dine Google-loginoplysninger er blevet kompromitteret, skal du gå til feltet Have I Been Pwned? websted, og indtast derefter din Google-login-e-mailadresse. (Pwned - det udtales "ejet" - er hacker-speak for at være blevet besejret eller kontrolleret af en anden.)

Du vil bestemt ikke have, at nogen uautoriseret genstandsmand skal få adgang til din konto, så du bør gøre tre ting:

• Brug en unik adgangskode til din Google-konto.
• Aktiver 2-trinsbekræftelse, som jeg har beskrevet tidligere i dette kapitel.
• Tjek med jævne mellemrum din konto for at se, om en enhed, du ikke genkender, er logget ind på kontoen.

For det sidste af disse elementer er her de trin, du skal følge for at lede efter ugenkendte enheder, der er logget ind på din Google-konto:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. Du kan gøre det på begge måder:
   • Log ind på enhver G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
     eller
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på Sikkerhed.
3. Klik på Administrer enheder i afsnittet Dine enheder. Google tilbyder siden Hvor du er logget ind, som et eksempel er vist.

   
4. Hvis du ikke genkender en enhed, skal du klikke på ikonet Mere (de tre lodrette prikker) og derefter klikke på Genkender du ikke denne enhed? kommando. Google åbner dialogboksen Lad os sikre din konto, som fornuftigt fortæller dig, at du skal ændre din adgangskode.
5. Klik på Skift adgangskode, og følg derefter vejledningen for at konfigurere din konto med en ny adgangskode.

Administrer tredjepartsapps

Det er ret almindeligt at give ikke-Google-apps og -tjenester adgang til G Suite-apps såsom Docs, Sheets og Drev. Den adgang er ofte praktisk, men hvis du holder op med at bruge en bestemt tredjepartsapp, eller hvis du ændrer mening om at tilbyde den adgang, bør du tilbagekalde appens adgang til din Google-konto af sikkerhedsmæssige årsager. Sådan gør du:

1. Få adgang til dine Google-kontoindstillinger. Gå med en af ​​disse metoder:
   • Log ind på enhver G Suite-app, klik på knappen Google-konto i øverste højre hjørne, og klik derefter på Administrer din Google-konto.
     eller
   • Surf direkte til Googles Min konto-side, og log ind på din konto.
2. Klik på fanen Sikkerhed.
3. I afsnittet Tredjepartsapps med kontoadgang skal du klikke på Administrer tredjepartsadgang. Google tilbyder siden Apps med adgang til din konto.
4. I afsnittet Tredjepartsapps med kontoadgang skal du klikke på den app, der har den adgang, du vil tilbagekalde. Google viser den adgang, du har givet appen.

   
5. Klik på Fjern adgang. Google spørger, om du er sikker på dette.
6. Klik på OK . Google tilbagekalder appens adgang til din konto.