Úpravy dokumentů pomocí IBM Workplace Services Express

Obvykle můžete upravovat své vlastní dokumenty v IBM Workplace Services Express (WSE) a v závislosti na nastavení přístupu v knihovně dokumentů můžete také upravovat dokumenty spoluhráčů. Někdy však nemůžete upravovat dokumenty vůbec, dokonce ani dokumenty, které jste sami vytvořili.

Snadno poznáte, zda můžete dokument upravovat, protože když jej otevřete, buď uvidíte tlačítko Upravit, nebo ne.

Zde je několik důvodů, proč vám může být zabráněno v úpravách dokumentu:

• Knihovna dokumentů nemusí být nastavena tak, aby vám umožňovala upravovat jakýkoli z dokumentů, kvůli povaze samotné knihovny.

• Dokument je uzamčen – buď jej upravuje někdo jiný z vašeho týmu, nebo jej někdo ručně uzamkl, aby zabránil dalším změnám.

Za předpokladu, že můžete upravit konkrétní dokument – ​​protože máte správný přístup a dokument není zamčený – následující části pokrývají několik dalších věcí, které můžete s dokumentem dělat kromě úprav jeho skutečného obsahu.

Úprava vlastností dokumentu

Nejdůležitější částí dokumentu je samozřejmě jeho obsah. Dokument však obsahuje více, pokud jde o WSE.

Můžete upravit vlastnosti dokumentu – pole, která WSE sleduje o každém dokumentu – jako je název dokumentu, popis a tak dále. Tento obsah o dokumentu se někdy nazývá metadata. Vlastnosti dokumentu mohou být velmi důležité pro zajištění toho, aby ostatní členové týmu mohli dokument najít, zejména když jej hledají. Čím více informací zadáte do polí vlastností, tím pravděpodobnější bude, že ostatní uživatelé budou mít přístup k obsahu dokumentu a mohou jej používat.

Chcete-li upravit vlastnosti dokumentu, ať už byl vytvořen pomocí Office nebo editoru WSE, postupujte takto:

1. Najděte a otevřete dokument, který chcete změnit, a klepněte na tlačítko Upravit.

Zobrazí se formulář Upravit dokument.

2. Pomocí formuláře Upravit dokument změňte název, popis nebo preferovaný jazyk dokumentu.

3. Po dokončení klepněte na tlačítko Publikovat, Odeslat ke schválení nebo Uložit jako soukromý koncept podle potřeby.

Dokument se uloží a zavře.

Nahrazení dokumentu

Příležitostně může být nutné vyměnit dokument, zámek, pažbu a hlaveň. Neděláte to často, ale někdy máte na místním pevném disku soubor, který potřebujete nahrát místo dokumentu, který je již v knihovně. Netřeba dodávat, že stávající dokument je nahrazen – trvale – takže postupujte opatrně. Nemůžete nahradit dokument, který byl uložen jako nevyřízený koncept.

K nahrazení existujícího dokumentu v knihovně dokumentů dokumentem z vašeho počítače použijte tento postup:

1. Najděte a otevřete dokument, který chcete nahradit.

2. Klepněte na tlačítko Nahradit.

Zobrazí se formulář Nahradit dokument.

3. Klepněte na tlačítko Procházet a vyberte soubor na pevném disku, který chcete nahrát jako náhradu.

4. Klepněte na tlačítko Publikovat, Odeslat ke schválení nebo Uložit jako soukromý koncept podle potřeby.

Nový dokument se objeví v knihovně dokumentů a starý zmizí.

Přesouvání nebo kopírování dokumentu

Přestože jsou kroky pro kopírování a přesun dokumentu téměř stejné, výsledky jsou samozřejmě odlišné. Když zkopírujete dokument, skončíte se dvěma identickými verzemi dokumentu ve dvou různých složkách. Když dokument přesunete, dokument se vyjme z původní složky a uloží se do složky, kterou určíte.

Chcete-li zkopírovat nebo přesunout dokument v knihovně dokumentů, použijte tento postup:

1. Najděte a otevřete dokument.

2. Vyberte Další akce –> Kopírovat nebo Další akce –> Přesunout.

Zobrazí se formulář Kopírovat do složky (nebo Přesunout do složky).

3. Vyberte cílovou složku, kam chcete umístit zkopírovaný nebo přesunutý dokument.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Dokument se zkopíruje nebo přesune do nového umístění.