Spuštění přehledu v ACT! 2005

Následující kroky platí pro všechny ACT! zprávy. Dialogové okno je stejné pro všechny sestavy. V závislosti na sestavě, kterou spouštíte, však mohou být některé možnosti nedostupné, a proto se zobrazí šedě.

Chcete-li spustit ACT! nahlásit, postupujte takto:

1. Proveďte vyhledání nebo zobrazení záznamu kontaktu nebo záznamů, které chcete zahrnout do zprávy.

Všechny silnice v ACT! vést – nebo alespoň projít kolem – vyhledávání. Před spuštěním přehledu se rozhodněte, která data kontaktu nebo skupiny chcete do přehledu zahrnout. Můžete například spustit souhrnnou sestavu historie pro jeden kontakt nebo sestavu kontaktů pro všechny kontakty ve státě nebo oblasti. Můžete zahrnout data z aktuálního záznamu kontaktu nebo skupiny, aktuálního vyhledávání kontaktu nebo skupiny nebo ze všech kontaktů nebo skupin.

2. Před spuštěním sestavy seřaďte kontakty, pokud chcete, aby se kontakty v sestavě zobrazovaly v určitém pořadí.

Chcete, aby se kontakty zobrazovaly abecedně podle názvu společnosti nebo podle příjmení? Pokud máte mnoho kontaktů s příjmením Smith, chcete je seřadit podle společnosti nebo státu? Tato rozhodnutí musíte učinit před spuštěním ACT! zpráva.

Seřaďte své kontakty jedním ze dvou způsobů: Seřaďte až podle tří kritérií výběrem Upravit –> Seřadit, nebo seřaďte kontakt podle kritéria kliknutím na příslušné záhlaví kontaktu v seznamu kontaktů.

3. Vyberte nabídku Zprávy a poté vyberte název zprávy, kterou chcete spustit. (Chcete-li spustit sestavu, která se nezobrazuje v nabídce, zvolte Přehledy –> Přehledy jiných kontaktů a vyberte příslušnou sestavu.)

Otevře se dialogové okno Definovat filtry. Záložka Obecné je stejná pro všechny ACT! sestav, které vytvoříte.

4. V rozevíracím seznamu Odeslat výstup sestavy do vyberte výstup sestavy:

• Náhled: Zvolte možnost Náhled, pokud vůbec váháte nad svými možnostmi vytváření sestav. Na obrazovce se zobrazí náhled zprávy. Po zobrazení náhledu sestavy ji vytiskněte nebo spusťte znovu, pokud nevypadá přesně tak, jak jste zamýšleli.

• Soubor RTF: Uloží sestavu jako soubor RTF, který můžete otevřít ve Wordu.

• Soubor HTML: Uloží sestavu jako soubor HTML. Tuto možnost vyberte, pokud chcete sestavu použít na svém webu.

• Soubor PDF: Uloží zprávu jako soubor PDF, který lze číst v aplikaci Adobe Reader.

• Textový soubor: Uloží zprávu jako soubor TXT, který můžete číst pomocí široké škály softwaru, včetně Excelu.

• Tiskárna: Pokud jste si plně jisti, že se vaše zpráva napoprvé vytiskne správně, jděte do toho! Tato možnost odešle sestavu přímo na vaši výchozí tiskárnu.

• E-mail: Odešle uloženou zprávu jako přílohu e-mailové zprávy. Příloha má příponu .rpt a mohou ji číst pouze příjemci, kteří mají ACT! nainstalované na jejich počítačích.

5. V oblasti Vytvořit zprávu pro zadejte kontakty, které chcete zahrnout do zprávy.

Volby jsou samozřejmé. Buď spustíte sestavu pro aktuální kontakt, aktuální vyhledávání nebo všechny kontakty.

Pokud jste kontakty seřadili, vyberte přepínač Aktuální vyhledávání, i když chcete do databáze zahrnout všechny kontakty. Pokud tuto možnost nevyberete, kontakty v sestavě se nezobrazí v zadaném pořadí řazení.

6. Zaškrtnutím políčka Vyloučit 'Můj záznam' vyloučíte informace ze svého záznamu ve zprávě.

Tato možnost není dostupná pro všechny přehledy.

7. V oblasti Použít data spravovaná podle vyberte Správce záznamů kontaktů, které zahrnete do sestavy.

• Všichni uživatelé: Zahrnuje záznamy kontaktů spravované všemi uživateli databáze.

• Vybraní uživatelé: Zahrnuje záznamy kontaktů spravované vybranými uživateli databáze. Pokud jste jediným uživatelem databáze, zobrazí se v seznamu pouze vaše jméno.

8. Na kartách Aktivity, Poznámka a/nebo Historie proveďte příslušné výběry.

• Na kartě Činnosti vyberte typ činností a odpovídající časové období činností, které chcete zahrnout do zprávy.

• Na kartě Poznámka a historie vyberte typ historie a odpovídající časové období, které zahrnete do zprávy.

• V oblasti Use Data Managed By vyberte uživatele, jejichž informace chcete zahrnout do zprávy.

9. Pokud spouštíte přehled prodeje, klikněte na kartu Příležitost.

• V oblasti Prodejní příležitosti vyberte, zda chcete do sestavy zahrnout Prodejní příležitosti, Uzavřené/Vyhrané prodeje a/nebo Ztracené prodeje.

• V rozevírací nabídce V rámci časového období určete časové období prodejních příležitostí, které chcete zahrnout do sestavy.

• V oblasti Use Data Managed By zvolte, zda chcete zahrnout informace od všech uživatelů nebo vybraných uživatelů vaší databáze.

10. Klepněte na tlačítko OK.

AKT! spustí zprávu. Pokud s výsledky nejste spokojeni, spusťte stejný přehled podruhé s použitím jiných kritérií nebo zkuste spustit jiný přehled.