Proč vytvořit skupinu pomocí Skupin Google?

S tolika dalšími nástroji pro spolupráci G Suite, které máte k dispozici, proč se obtěžovat pomocí Skupin Google? Jednoduchá odpověď je, že když vytvoříte skupinu a poté do ní přidáte připojené zaměstnance, spolupráce se najednou stane mnohem jednodušší.

Proč? Protože nyní můžete se skupinou zacházet jako s jedinou entitou, což znamená, že můžete komunikovat se všemi ve skupině pouze prostřednictvím komunikace se samotnou skupinou. Zde jsou nějaké příklady:

• Můžete poslat e-mail všem ve skupině odesláním e-mailu na e-mailový alias skupiny.
• Všechny ve skupině můžete pozvat na událost Kalendáře přidáním skupiny do seznamu hostů události.
• Můžete požádat všechny ve skupině o spolupráci na souboru sdílením tohoto souboru se skupinou.
• Do chatovací místnosti můžete pozvat celou skupinu tak, že se skupina stane členem místnosti.
• Ke skupinovým diskuzím můžete využít online fórum skupiny.

Jistě, žádný z těchto příkladů není velký problém, pokud mluvíte pouze o 2 nebo 3 zaměstnancích. Pokud však skupina obsahuje 20 nebo 30 zaměstnanců, nebo 200 nebo 300, pak jednání pouze se skupinou, nikoli se všemi těmito jednotlivci, je skutečnou úsporou času.

Domovská stránka Skupin

Zajímají vás Skupiny? Zvědavý? Chceš to mít jen za sebou? Bez ohledu na váš stav mysli můžete použít některou z následujících technik, abyste se dostali na domovskou stránku Skupin:

• Zapískněte na svůj oblíbený webový prohlížeč a poté jej požádejte o načtení Skupin Google .
• V aplikaci G Suite, která má ikonu Google Apps (jako je Kalendář nebo Dokumenty), klikněte na Google Apps a poté na Skupiny.

Domovská stránka Skupin, která se zhmotní z éteru, bude vypadat jako stránka zobrazená zde.

Domovská stránka Skupin.

Pojďme se podívat na obrazovku, abyste věděli, co je co:

• Hlavní nabídka: Poskytuje několik běžně používaných příkazů skupin.
• Ikona hlavní nabídky: Klepnutím na tuto ikonu přepnete hlavní nabídku skupiny.
• Nabídka Hledat: Vyberte, co chcete hledat.
• Hledat: Vyhledejte skupinu, kterou chcete zobrazit nebo se k ní připojit.
• Účet Google: Získejte přístup ke svému účtu Google.

Skupinové role

Když pracujete se skupinami, zejména pokud vytváříte své vlastní skupiny, neustále narážíte na představu, kdo co ve skupině dělá a jaká oprávnění má každá z těchto rolí. V každé skupině je třeba zvážit čtyři role:

• Vlastníci skupiny: Vlastníkem skupiny je osoba, která skupinu vytvořila. Tato osoba však může také přidělit roli vlastníka jiným lidem. Role vlastníka má následující výchozí oprávnění:
  • Všechna oprávnění členů (viz „Členové skupiny“ níže).
  • Odesílejte původní zprávy a odpovědi jako skupina (tj. pomocí e-mailové adresy skupiny).
  • Přidejte nebo odeberte členy skupiny, správce a vlastníky.
  • Mírný obsah skupiny.
  • Změňte role členů (například povýšení manažera na vlastníka).
  • Změňte nastavení skupiny.
  • Smazat skupinu.
  • Exportujte členství ve skupinách a zprávy.
• Správci skupin: Role správce má následující výchozí oprávnění:
  • Všechna oprávnění členů (viz „Členové skupiny“ níže).
  • Odesílejte původní zprávy a odpovědi jako skupina (tj. pomocí e-mailové adresy skupiny).
  • Přidejte nebo odeberte členy skupiny a správce (ale ne vlastníky).
  • Mírný obsah skupiny.
  • Změňte role členů (například povýšit člena na manažera; manažeři nemohou nikoho povýšit na vlastníka).
  • Změňte nastavení skupiny.
  • Exportujte členství ve skupinách a zprávy.
• Členové skupiny: Každý ve skupině má ve výchozím nastavení roli člena, což znamená, že má následující oprávnění:
  • Zobrazit zprávy skupiny.
  • Posílejte zprávy do skupiny.
  • Odesílejte soukromé odpovědi autorovi zprávy.
  • Moderujte metadata příspěvků (jako je přiřazování témat).
  • Odešlete soubory do skupiny.
  • Zobrazit seznam členů skupiny.
• Celá organizace: Všichni ve vaší organizaci G Suite, dokonce i lidé, kteří nejsou členy skupiny, mají ve výchozím nastavení následující oprávnění:
  • Zobrazit zprávy skupiny.
  • Posílejte zprávy do skupiny.
  • Kontaktujte vlastníky skupiny.
  • Zobrazit seznam členů skupiny.

Pokud jste vlastníkem nebo správcem skupiny, můžete provést změny v kterémkoli z těchto oprávnění podle následujících kroků:

Vyberte skupinu, se kterou chcete pracovat. Skupiny otevře skupinu a zobrazí nejnovější konverzace.

V hlavní nabídce vlevo klikněte na kartu Nastavení skupiny.

Klepnutím aktivujte přepínač Upřesnit.

Pro každé z následujících nastavení oprávnění klikněte na roli, kterou chcete přiřadit: Vlastníci skupiny, Správci skupin, Členové skupiny nebo Celá organizace:

• Kdo může zobrazit konverzace?
• Kdo může přispívat?
• Kdo může zobrazit členy?
• Kdo může kontaktovat vlastníky skupiny?
• Kdo může zobrazit e-mailové adresy členů?
• Kdo může upravovat své vlastní příspěvky?
• Kdo může soukromě odpovídat autorům?
• Kdo může přikládat soubory?
• Kdo může moderovat obsah?
• Kdo může moderovat metadata?
• Kdo může přispívat jako skupina?
• Kdo může spravovat členy?
• Kdo může upravit role?

  Pomocí karty Nastavení skupiny můžete jednotlivým oprávněním přiřadit role.

Klikněte na tlačítko Uložit změny. Skupiny použijí nové role na každé oprávnění, které jste upravili.