Přidávání nových kontaktů v aplikaci Act! 2005

Na úplně nejjednodušší úrovni je hlavním účelem ACT! má sloužit jako místo pro uložení všech kontaktů, se kterými denně komunikujete. Všechny své kontakty můžete přidávat a upravovat z okna Podrobnosti kontaktu, protože obsahuje všechny informace, které se týkají jednoho konkrétního záznamu, a umožňuje vám zobrazit všechna pole kontaktu.

Pravděpodobně máte spoustu kontaktů, které toužíte vložit do své databáze, takže skočte rovnou do toho a postupujte takto:

Pokud ještě nejste v okně Podrobnosti kontaktu, přejděte tam kliknutím na ikonu Kontakty na ACT! Navigační lišta.

V okně Podrobnosti kontaktu vyberte jeden ze tří způsobů, jak přidat nový kontakt do databáze:

• Vyberte Kontakt → Nový kontakt.

• Klepněte na ikonu Nový kontakt na panelu nástrojů.

• Stiskněte klávesu Insert na klávesnici.

Spuštění libovolného z předchozích příkazů má za následek prázdný záznam kontaktu. Nyní jste připraveni zadat informace o novém kontaktu.

Začněte zadávat informace kliknutím do pole Společnost a zadáním názvu společnosti kontaktu.

AKT! nerozlišuje mezi skutečnými kontakty a prázdnými kontakty. Nezadání informací nebo opakované stisknutí klávesy Insert má za následek mnoho prázdných záznamů kontaktů, které jsou k ničemu a slouží pouze k ucpání databáze. Takže, i když můžete opustit kteroukoli z ACT! pole prázdná, musíte něco zadat, takže začněte názvem společnosti.

Vždy se můžete vrátit k záznamu později a přidat, změnit nebo odstranit jakékoli informace v libovolném poli.

Klikněte do dalšího pole, kam chcete zadat informace, a začněte psát.

K přechodu na další pole můžete také použít klávesu Tab. Pokud neúmyslně stisknete klávesu Tab příliš často, možná zjistíte, že jste postoupili o příliš mnoho polí a skončili jste ve špatném poli. Ale nezlobte se: Stiskněte a podržte klávesu Shift a poté stiskněte Tab, abyste přesunuli kurzor v opačném směru.

Pokračujte ve vyplňování polí.

AKT! přichází s přibližně 50 předprogramovanými poli, která odrážejí potřeby většiny uživatelů. Mnohá ​​pole jsou zcela samozřejmá (a odrážejí typ informací, které pravděpodobně očekáváte v libovolném adresáři): jméno kontaktu, název společnosti, telefon, město, stát a PSČ. Ty jsou vhodně umístěny v horní polovině okna Detail kontaktu. Několik polí je o něco méně zřejmé:

• Adresa: Pokud předpokládáte, že tři pole ACT! zajišťuje, že adresa je určena k uložení tří alternativních adres, mýlíte se! Druhé a třetí pole adresy jsou určeny pro opravdu dlouhé adresy. Toto pole je vhodné místo pro zahrnutí názvu budovy, pokud je nedílnou součástí adresy.

• Štítky ve stylu 5160, populárně používané pro hromadné rozesílání, obvykle tisknou čtyři řádky informací: společnost, kontakt, ulici a město/stát/PSČ (vše na čtvrtém řádku). Pokud potřebujete použít druhé a třetí pole adresy, potřebujete větší štítky.

• ID/Stav: Pole ID/stav je v podstatě pole kategorie a zařazuje každý z vašich kontaktů do kategorií. Pomocí pole ID/Stav nemusíte ručně nastavovat různé databáze: jednu pro vaše přátele, jednu pro vaše klienty, jednu pro vaše dodavatele a tak dále. Pole ID/stav je přednastaveno s několika desítkami nejčastěji používaných kategorií, včetně přátel, zákazníků, prodejců a konkurentů, což usnadňuje rychlé vyhledávání každé z těchto kategorií.

• Oslovení: Toto pole odkazuje na jméno, které následuje za slovem Vážení v dopise, které se používá ve vašich šablonách dopisů. Ve výchozím nastavení ACT! jako popisný typ používá křestní jméno. Pozdrav klidně změňte na formálnější.

• Pokud dáváte přednost použití formálnějšího oslovení jako výchozího nastavení, zvolte Nástroje → Předvolby a klepněte na tlačítko Předvolby oslovení, které se pohodlně nachází na kartě Obecné.

• Referent By: Toto pole je jedním z nejčastěji přehlížených v databázi. Informace zadané do tohoto pole se použijí v přehledu Zdroj doporučení; pokud se nepodaří zadat informace Referred By, zpráva bude zbytečná. Takže o co jde? Předpokládejme, že platíte za inzerci ve dvou novinách – nebylo by hezké vědět, který z nich přitahuje nejvíce potenciálních zákazníků? Pokud se účastníte veletrhů nebo věnujete hodně času a úsilí své webové stránce, nechtěli byste vědět, zda vaše úsilí vyústilo v nějaké nové obchody? A pokud vám stávající zákazník posílá spoustu nových potenciálních zákazníků, nebylo by hezké ho poctít o Vánocích pěknou šunkou a ne obvyklým ovocným koláčem?

• Uživatel: Všimněte si, že několik polí uživatele je ve spodní polovině okna Podrobnosti kontaktu. Tato pole obsahují informace, které jsou specifické pro vaši firmu.

• Ponechte tato konkrétní pole prázdná, dokud je nepřejmenujete. Pokud tak neučiníte, můžete skončit s různými druhy dat zadávanými do jednoho pole.

  Vždy se můžete vrátit a kdykoli přidat, změnit nebo odstranit data pole!

Nelekejte se, když ACT! automaticky naformátuje některá data pole, když zadáte informace.

Přidejte svá data co nejjednotněji.

V případě potřeby přidejte do pole více položek.

Obecně je nejlepším postupem omezit se na jednu položku na pole. Čas od času však narazíte na situaci, kdy kontakt spadá do dvou kategorií. Například JoAnne Chamar může být zároveň přítelem i klientem. V této situaci můžete použít rozevírací seznam k zadání více než jedné položky do pole.

Chcete-li vybrat několik kritérií, která mají být zahrnuta do jednoho pole, postupujte takto:

• A. Umístěte kurzor do pole.

• b. Zaškrtněte požadované výběry.

• C. Klepněte na požadované položky v dialogovém okně Upravit hodnoty seznamu.

• d. Klepnutím kamkoli mimo dialogové okno jej zavřete.

  V poli se objeví různé položky oddělené čárkou.

Když vyplníte informace pro každý nový kontakt, nezapomeňte kliknout na různé karty ve spodní části vašeho rozvržení.

Na těchto kartách najdete další pole. Karta Adresa domů je místo, kde zaznamenáváte osobní údaje o kontaktu. Můžete mít několik dalších karet, ze kterých si také můžete vybrat.

Různá rozvržení zobrazují různé karty. Pokud změníte aktuální rozvržení, pravděpodobně se díváte na jinou sadu karet.

Pokud zapomenete klepnout na tyto karty v dolní části okna Podrobnosti kontaktu, můžete přehlédnout některá pole, která potřebujete k vyplnění důležitých informací. Takže nezapomeňte kliknout na tyto karty!

Uložte nové kontaktní informace.

Teoreticky nemusíte ukládat nové kontaktní informace; uloží se, pokud provedete některou z následujících akcí:

• Proveďte jakýkoli jiný ACT! příkaz, který zahrnuje cokoli od přidání poznámky nebo prodejní příležitosti až po naplánování schůzky.

• Přejděte na jiný záznam v databázi.

• Klikněte na tlačítko Uložit (představované ikonou malé diskety na panelu nástrojů).

• Stiskněte Ctrl+S.