Jak sdílet obsah s účastníky schůzky Zoom

Nástroje pro sdílení obrazovky a poznámky existují již desítky let. Pokud by Zoom tyto cenné funkce nezahrnul, mnoho lidí by je oprávněně považovalo za do očí bijící opomenutí, včetně toho vašeho.

Schůzky a chat jsou více než jen úkolem. Svou obrazovku můžete sdílet s ostatními a dokonce jim umožnit ovládat myš a klávesnici vašeho počítače. A co víc, můžete povolit ostatním, aby označili vaši obrazovku – a naopak.

Sdílejte svou obrazovku s ostatními

Jako hostitel schůzky můžete snadno sdílet svou obrazovku s účastníky podle následujících kroků:

Během schůzky přetáhněte myš do spodní části obrazovky. Zoom zobrazí nabídku schůzky.

Klikněte na ikonu Sdílení obrazovky. Lupa zobrazuje všechny aktuálně otevřené programy vašeho počítače, jak můžete vidět zde.

Výběr obrazovky ke sdílení s účastníky schůzky.

Pokud používáte více monitorů a programů, pak očekávejte širokou škálu možností.

Klikněte na konkrétní obrazovku, plochu nebo aplikaci, kterou chcete sdílet s účastníky schůzky. Můžete také vybrat bílou tabuli Zoomu nebo tablet nebo smartphone, pokud jste je připojili k počítači pomocí kabelů.

(Volitelné) Pokud chcete sdílet zvuk svého počítače a/nebo optimalizovat relaci sdílení obrazovky pro přehrávání videí, zaškrtněte příslušná zaškrtávací políčka v levém dolním rohu obrazovky.

Klepněte na kartu Upřesnit v horní části obrazovky a proveďte následující:

• Sdílejte část obrazovky
• Sdílejte pouze hudbu nebo zvuk počítače
• Obsah z druhé externí kamery

Klikněte na modré tlačítko Sdílet v pravém dolním rohu.

Přiblížení přidá do spodní části nabídky schůzky zelené oznámení o sdílení obrazovky a červený indikátor zastavení sdílení, jak je znázorněno na obrázku.

Nabídka zoom indikující aktivní sdílení obrazovky.

Zoom také umístí kolem konkrétní obrazovky, kterou sdílíte, zelený rámeček jako jemné připomenutí.

To, že vaši obrazovku může ovládat jiný účastník schůzky, neznamená, že jste mu vydáni na milost. To znamená, že stále můžete pohybovat myší, psát na klávesnici a provádět další běžné funkce počítače.

Pochopte přesně, co sdílíte

Robustní možnosti sdílení obrazovky Zoom mohou zmást nováčky a dokonce i zkušené uživatele. Chcete-li tento zmatek odstranit, podívejte se na první obrázek v tomto článku. Proč Zoom zobrazil všechny tyto obrazovky?

Abych odpověděl na tuto otázku, musím poskytnout základní informace o tom, jak pracuji. Moje aktuální nastavení počítače zahrnuje MacBook Pro a externí monitor ASUS. V době, kdy jsem sdílel svou obrazovku, jsem na svém počítači spouštěl devět různých programů. Dohromady nyní chápete, proč mi Zoom nabídl tolik různých možností sdílení. (Pokud jde o sdílení obrazovky, Meetings & Chat nediskriminují.) Pro jednoduchost vyzdvihuji pouze čtyři z nich:

• Plocha 1: Pokud vyberu tuto možnost (A), sdílím všechny programy běžící na obrazovce mého MacBooku Pro. Řekněme, že jsem na svém Macu stiskl Command+Tab, abych přepnul na jiný program. (Uživatelé PC používají Alt+Tab ke stejné věci.) Protože jsem dříve zvolil Desktop 1, všichni účastníci by i nadále viděli vše na obrazovce mého Macu. Všimněte si, že Zoom umístí velkou bílou „1“ na levou stranu mé obrazovky, aby mi připomněl, že budu sdílet tuto plochu.
• Plocha 2: Pokud vyberu tuto možnost (B), sdílím všechny programy, které jsem připnul na svůj externí monitor. Když stisknu přepínač na jiný program, účastníci nadále uvidí vše, co na monitoru ukazuji. Všimněte si, že Zoom umístí velkou bílou 2 na levou stranu mého externího monitoru, aby mi připomněl, že budu sdílet tuto plochu.
• Zoom's whiteboard: Výběr této možnosti (C) znamená, že sdílím svou Zoom whiteboard pouze s účastníky schůzky
• Microsoft Word: Výběr této možnosti znamená, že sdílím aplikaci Microsoft Word (D) pouze během schůzky. V důsledku toho, když přepnu na webový prohlížeč nebo Spotify, Zoom automaticky pozastaví sdílení obrazovky pro všechny účastníky schůzky, protože jsem efektivně přesunul Word na pozadí. To znamená, že už to není aktivní program na mém počítači.

Na možnostech sdílení obrazovky Zoomu není nic absolutního. Vaše konkrétní volby budou záviset na vašem hardwaru a aplikacích, které používáte. Můj názor bude ilustrovat jednoduchý příklad.

Samir pracuje ve společnosti Initech a používá Microsoft Surface a nepřipojuje k němu externí monitor. Momentálně se nudí jak s dokumentem Microsoft Word, tak s tabulkou Excel. Tento obrázek ukazuje hrubou maketu Samirovy obrazovky.

Maketa programů běžících na stolním počítači zaměstnance.

Je čas na Samirovo týdenní setkání s jeho šéfem Billem. Samir s ním sdílí pouze Microsoft Word. V tomto konkrétním případě je termín sdílení obrazovky trochu nesprávné pojmenování. Jinými slovy, Samir nesdílí celou obrazovku svého počítače. Spíše sdílí pouze jeden konkrétní program: Word.

Pokud chtěl Samir sdílet Excel s Billem, musel by ukončit svou novou relaci sdílení obrazovky a zahájit novou. Samozřejmě, že kdyby Samir sdílel celou svou plochu, mohl od začátku sdílet oba programy s Billem.

Sdílení plochy s účastníky schůzky může být velmi odlišné od sdílení konkrétního programu.

Při sdílení plochy nelze ve výchozím nastavení sdílet samotnou aplikaci Zoom. Toto nastavení můžete změnit podle následujících kroků:

Spusťte desktopového klienta Zoom.

Klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu. Zoom zobrazí vaše nastavení.

Klikněte na Sdílet obrazovku na levé straně.

Zaškrtněte políčko Zobrazovat okna přiblížení během sdílení obrazovky.

Při sdílení obrazovky provádějte různé úkoly

Samozřejmě můžete chtít dělat víc než jen sdílet svou obrazovku. Zoom vám umožňuje provádět následující související funkce během stávající relace sdílení obrazovky:

• Pozastavte relaci sdílení obrazovky
• Úplně přestat sdílet svou obrazovku
• Sdílejte s uživateli jinou ze svých obrazovek

Chcete-li provést tyto možnosti, postupujte podle kteréhokoli z následujících pokynů:

• Pokud chcete dočasně ukončit sdílení obrazovky, klikněte na tlačítko Pozastavit sdílení. Zoom zobrazí zprávu „Sdílení obrazovky je pozastaveno“.
• Pokud chcete s účastníky schůzky sdílet jinou obrazovku, klikněte na tlačítko Nové sdílení.
• Když chcete ukončit sdílení obrazovky, klikněte na červené tlačítko Zastavit sdílení pod nabídkou schůzky uprostřed.

Ti, kteří nebudou při sdílení svých obrazovek opatrní, riskují, že se ztrapní a dokonce přijdou o práci

Umožněte účastníkům schůzky ovládat vaši obrazovku

Peter pracuje v IT a pomáhá Bobovi diagnostikovat problém na jeho počítačích. Z mnoha důvodů může chtít Peter ovládat Bobovu obrazovku na dálku:

• Je to jen efektivnější způsob práce.
• Peter nechce pořád štěkat na Boba. (Tento důvod je můj osobní favorit, protože dávám ostatním možnost ovládat mou obrazovku.)
• Bob se nestará o přesné kroky potřebné k jeho vyřešení. Chce jen, aby se o to Peter postaral za něj.

Řekněme, že chcete, aby váš počítač ovládal účastník schůzky. Chcete-li nechat jakéhokoli aktuálního účastníka schůzky řídit (jak říkají děti), postupujte takto:

Během živé schůzky přetáhněte myš nebo kurzor do spodní části Lupa. Zoom zobrazí nabídku schůzky.

Klikněte na ikonu Sdílet obrazovku.

Po sdílení obrazovky klikněte na ikonu dálkového ovládání.

(Volitelné) Vyberte možnost Automaticky přijmout všechny požadavky.

Chcete-li umožnit konkrétní osobě ovládat váš počítač, postupujte podle stejných kroků, ale místo toho vyberte Předat ovládání myší/klávesnicí: a klikněte na jméno účastníka, kterému chcete předat ovládání počítače.

Informujte ostatní účastníky schůzky, že mohou ovládat vaši obrazovku, pokud požádají o přístup.

Řekněme, že nechcete automaticky přijímat všechny požadavky. Když uvidíte žádost účastníka o převzetí kontroly, klikněte na modré tlačítko Schválit a udělte jí kontrolu nad vaší obrazovkou.

Vyžádejte si kontrolu nad obrazovkou hostitele

Následující kroky platí pro účastníky schůzky, kteří chtějí požádat o ovládání obrazovky hostitele:

Přesuňte kurzor počítače do horní části okna klienta Zoom na ploše. Když tak učiníte, Lupa zobrazí nabídku Možnosti zobrazení.

Klikněte na nabídku Možnosti zobrazení a ze zobrazené nabídky vyberte možnost Požádat o vzdálené ovládání. Zoom znamená, že požadujete ovládání obrazovky hostitele.

Klikněte na modré tlačítko Žádost.

Zoom zobrazí váš požadavek na převzetí kontroly na obrazovce hostitele.

V tomto okamžiku musí hostitel vaši žádost schválit.

Získejte zpět kontrolu nad svým počítačem

Pokud jste hostitelem a chcete obnovit kontrolu nad svým počítačem, postupujte takto:

Vraťte se na schůzku Zoom. Jinými slovy, ovládejte myš a tabulátor z jakéhokoli jiného programu nebo obrazovky, kterou sdílíte.

Najeďte myší na nabídku schůzky

Klikněte na červené tlačítko Zastavit sdílení.

Jak přidat poznámky na obrazovku

Zoom umožňuje účastníkům schůzky mnohem víc než jen sdílet své obrazovky mezi sebou. Pomocí několika kliknutí můžete přidávat poznámky na obrazovky ostatních. Můžete tak poskytnout konkrétní zpětnou vazbu, navrhnout srozumitelné návrhy nebo určit problém způsobem, který samotná slova často nedokážou.

Pomocí speciální tabule

Je pravděpodobné, že jste někdy v práci viděli fyzickou tabuli. Pomocí fixů mohou lidé v místnosti načrtnout libovolný počet diagramů na suché stíratelné desky. Mohou dokumentovat obchodní procesy, předělávat organizační schémata, modelovat loga, psát kód nebo prostě cokoliv jiného.

Proč by měl být Zoom jiný?

Poté, co to uděláte, Zoom zobrazí svou bílou tabuli na následujícím obrázku.

Přiblížení tabule s nabídkou poznámek.

Následující tabulka zobrazuje položky nabídky bílé tabule a popisuje, co dělají.

Možnosti poznámky přiblížení

Řekněme, že ztratíte přehled o nabídce nástroje pro poznámky Zoom. Stačí kliknout na tlačítko Anotace v nabídce schůzky. Zoom opět přináší nástroje pro anotaci do popředí.

Nástroje pro poznámky Zoomu jsou dostupné pouze během relací sdílení obrazovky.

Po spuštění společné tabule na ni mohou ostatní chtít přidat své vlastní poznámky. Pokud jste účastníkem a chcete přidat poznámky na společnou tabuli, postupujte takto:

Z desktopového klienta přesuňte kurzor počítače do horní části okna desktopového klienta Zoom.

V nabídce Možnosti zobrazení, která se zobrazí, vyberte možnost Anotace.

Nyní můžete na bílou tabuli přidat libovolné poznámky.

Všimněte si, že všichni účastníci schůzky mohou přidávat poznámky současně.

Poznámky na obrazovce

Zoom nenutí hostitele schůzky a účastníky používat k vytváření poznámek vyhrazenou bílou tabuli. Každý účastník schůzky si může označit běžnou obrazovku a na ní běžící program. Možnosti jsou zde neomezené, ale zde je jeden běžný příklad.

Geno vyvíjí novou verzi webu pro svého klienta Jerryho. Geno pozve Jerryho na videokonferenci Zoom a postupuje podle těchto pokynů:

Sdílejte svou obrazovku s ostatními.

Klikněte na tlačítko Anotace v nabídce schůzky.

Odtud můžete přesně určit designové prvky a změny mnohem konkrétnějším způsobem, než by dovolila pouhá slova. Vrátíme-li se k předchozímu příkladu, Jerry nyní může ukázat Genovi, kam přesně chce přesunout obrázek nebo logo v záhlaví.

Vyvolání dalších možností schůzky

Hostitelé mohou vyvolat několik dalších možností řízení svých schůzek.

Chcete-li vyvolat tyto možnosti, postupujte takto:

Spusťte desktopového klienta Zoom.

Zahajte schůzku a povolte video.

Klikněte na ikonu Účastníci v černé nabídce schůzky v dolní části obrazovky. Zoom zobrazí novou obrazovku na pravé straně.

V pravém dolním rohu klikněte na tlačítko Více.

V následující tabulce jsou uvedeny možnosti zoomu.

Další možnosti schůzky pro hostitele