Jak naplánovat budoucí setkání se zoomem

Jak kdysi bystře poznamenal bývalý prezident Dwight D. Eisenhower: „Plány jsou bezcenné, ale plánování je všechno.“ V kontextu Zoomu má svolání spontánní schůzky za určitých okolností smysl, zvláště když textová komunikace prostě nefunguje. Dovedeno do extrému by však pracovní život jakékoli dané osoby byl nezvládnutelný a dokonce přímo chaotický, pokud by se nemohla alespoň pokusit naplánovat si své dny.

Za tímto účelem Zoom usnadňuje plánování budoucích schůzek s ostatními a sledování registrace účastníků. A co víc, plánováním schůzek odemknete další funkce, díky kterým budou vaše schůzky cennější pro všechny zúčastněné.

Jak naplánovat schůzku Zoom

Chcete-li předem naplánovat schůzku s jednotlivcem nebo skupinou lidí, postupujte takto:

Klikněte na ikonu Home v horní části desktopového klienta.

Klikněte na modré tlačítko Plán. Zoom zobrazí zobrazené okno Naplánovat schůzku.

Plánování budoucí schůzky Zoom.

Přizpůsobte si nastavení schůzky. Můžete jej změnit

• Téma a popis
• datum
• Čas začátku a konce
• ID schůzky
• Možnosti zvuku a videa
• Integrace s kalendářovými nástroji třetích stran, jako je Microsoft Outlook a Kalendář Google
• Pokročilé možnosti, včetně toho, zda jste přiřadili nějaké alternativní hostitele

  Výběr Generovat automaticky pro ID schůzky znamená, že Zoom vytvoří a distribuuje jedinečné číslo na jedno použití. Jinými slovy, pro tuto schůzku nepoužijete svůj PMI.

Po dokončení klikněte na modré tlačítko Plán. Nyní jste naplánovali schůzku. Zoom zobrazí zprávu s potvrzením schůzky se všemi relevantními informacemi, jako je ta, která je zde zobrazena.

Zobrazení naplánované schůzky Zoom.

Z potvrzení schůzky můžete kliknutím na související tlačítka provést následující akce:

• Otevřít: Otevře kalendář ve výchozím kalendářovém programu vašeho počítače.
• Zavřít: Zavře okno.
• Kopírovat pozvánku: Odešle informace o schůzce do vaší schránky. Odtud jej můžete vložit do e-mailu nebo kamkoli chcete.

Naplánované schůzky zobrazíte kliknutím na ikonu Schůzky v horní části desktopového klienta Zoom.

I když na jednom zařízení můžete pořádat pouze jednu schůzku, můžete si jich předem naplánovat, kolik chcete.

Zoom také umožňuje uživatelům plánovat schůzky prostřednictvím webového portálu a prostřednictvím různých rozšíření prohlížeče.

Jak upravit naplánovanou schůzku

Řekněte, že jste úspěšně naplánovali schůzku. Po přemýšlení se však rozhodnete, že byste chtěli provést několik změn. Jistě, můžete svou schůzku zahodit a způsobit zkázu s kalendáři ostatních. Lepší způsob však zahrnuje úpravu vaší stávající schůzky – něco, co vám Zoom umožňuje snadno provést pomocí následujících kroků:

Na webovém portálu Zoom v záhlaví Osobní klikněte na Schůzky.

Klikněte na název schůzky, kterou chcete upravit. Zoom zobrazuje základní informace o naplánované schůzce.

Klikněte na bílé tlačítko Upravit tuto schůzku v pravém dolním rohu stránky.

Proveďte jakékoli změny, které chcete. Můžete změnit následující:

• Téma
• Datum a čas začátku a konce
• ID schůzky
• Možnosti zvuku a videa
• Pokročilé možnosti, včetně toho, zda jste přiřadili nějaké alternativní hostitele

Klikněte na modré tlačítko Uložit.

Sbírejte příspěvky účastníků prostřednictvím anket

Bruce naplánoval nadcházející setkání se členy jeho E Street Band. Během hovoru si chce vyžádat zpětnou vazbu od všech. Účastníci se samozřejmě budou moci připojit i zadávat textové komentáře v okně chatu. Tento typ nestrukturovaných dat je často cenný, ale jejich porovnávání je obvykle komplikované a časově náročné, zejména u větších skupin. Strukturovaná data se mnohem snadněji shromažďují a analyzují. Za tímto účelem je v mnoha případech lepším způsobem provést průzkum — takový, který okamžitě zobrazí výsledky.

Zoom rezervuje ankety pro zákazníky s prémiovými plány.

Povolení dotazování na úrovni účtu

Chcete-li povolit hlasování pro všechny členy v organizaci, musí správce nebo vlastník provést tyto kroky:

Na webovém portálu Zoom v záhlaví Správce klikněte na Správa účtu.

Klikněte na Nastavení účtu.

Pod sekcí Hlasování klikněte na přepínací tlačítko na pravé straně stránky. Zmodrá. Zoom zobrazí nové okno s výzvou k potvrzení vaší volby.

Klikněte na modré tlačítko Zapnout. Zoom potvrzuje, že aktualizoval vaše nastavení.

Průzkumy musíte povolit pouze jednou na úrovni účtu.

Vytvoření ankety pro vaši naplánovanou schůzku

Po aktivaci anket můžete vytvořit jednu nebo více anket pro nadcházející schůzku:

Na webovém portálu Zoom v záhlaví Osobní klikněte na Schůzky.

Na levé straně stránky v části Nadcházející schůzky klikněte na schůzku, pro kterou chcete naplánovat hlasování.

Přejděte na konec stránky a klikněte na bílé tlačítko Přidat vedle slov Ještě jste nevytvořili žádnou anketu.

V okně, které se zobrazí, zadejte název své otázky.

(Volitelné) Pokud chcete skrýt odpovědi účastníků, zaškrtněte políčko Anonymní.

Zadejte název vaší otázky.

Označením příslušného zaškrtávacího políčka označte, zda je otázka s jedním nebo více možnostmi výběru.

Do textových polí zadejte možné odpovědi.

(Volitelné) Chcete-li pokračovat v přidávání otázek, klikněte na + Přidat otázku a opakujte kroky 4 až 8.

Po dokončení nastavení ankety klikněte na modré tlačítko Uložit.

Nyní můžete zobrazit anketu, jak ukazuje tento obrázek.

Uloženo hlasování pro budoucí schůzku Zoom.

Všimněte si, že Zoom spojuje průzkumy s PMI konkrétních uživatelů, což je malý, ale důležitý bod. Řekněte, že Hank potřebuje domluvit schůzku s ostatními agenty DEA ve své kanceláři. Zvažuje své dvě možnosti:

• Pomocí svého PMI: Pokud půjde touto cestou, bude mít přístup ke všem průzkumům, které vytvořil pod svým PMI.
• Povolit Zoomu automaticky generovat jednorázové identifikační číslo schůzky: Pokud Hank vybere tuto možnost, jeho průzkum se vztahuje pouze na tuto konkrétní schůzku. V důsledku toho by je nemohl recyklovat ani přenést na jinou schůzku.

Ať tak či onak, v určitém okamžiku během schůzky mohou hostitelé spustit své průzkumy.

Dělejte, co chcete, ale nedovolil bych, aby přenositelnost průzkumů ovlivnila vaše rozhodnutí, zda použít váš PMI nebo ne.

Jak zvládnout registraci na schůzku

Požadavek, aby se účastníci zaregistrovali na budoucí schůzky, je sice volitelný, ale přináší řadu zřejmých výhod, včetně počítání počtu vedoucích předem. Kromě toho může společnost nebo váš manažer nařídit účast na určitých schůzkách.

Vyžadovat od ostatních, aby se na vaši schůzku zaregistrovali

Brandt pořádá důležité setkání v rámci celého oddělení a chce zajistit, aby se ho zúčastnili všichni zaměstnanci. Jako takový vyžaduje registraci podle následujících kroků:

Na webovém portálu Zoom v záhlaví Osobní klikněte na Schůzky.

Klikněte na název schůzky, jejíž registrační údaje chcete zobrazit.

Klikněte na bílé tlačítko Upravit tuto schůzku.

Přejděte dolů ke slovu Registrace a zaškrtněte políčko Vyžadováno.

Klikněte na modré tlačítko Uložit. Zoom vás vrátí na hlavní stránku schůzky.

(Volitelné) Napravo od Registračního odkazu zkopírujte jedinečnou adresu URL nebo klikněte na Kopírovat pozvánku a zobrazte podrobnější informace o schůzce.

Distribuujte odkaz nebo informace o schůzce všem účastníkům schůzky, jakkoli si vyberete.

Registrace na budoucí schůzku

Brandt řídí desetičlenný tým. Požadoval, aby se tito lidé zaregistrovali na jeho měsíční setkání. Dále rozeslal odkaz účastníkům, možná dokonce prostřednictvím Zoom Meetings & Chat. Když ostatní kliknou na tuto adresu URL, uvidí formulář podobný tomu, který je zobrazen zde:

Registrační formulář na schůzku Zoom.

Zobrazení údajů o registraci

Poté, co účastníci vyplní a odešlou registrační formulář schůzky, Zoom uloží jejich informace. Můžete se k němu dostat pomocí následujících kroků:

Na webovém portálu Zoom v záhlaví Osobní klikněte na Schůzky.

Klikněte na název schůzky, jejíž registrační údaje chcete zobrazit.

Přejděte dolů na kartu Registrace a napravo od položky Spravovat účastníky klikněte na Zobrazit.

Zoom zobrazí okno podobné zobrazenému.

Zobrazení účastníků schůzky.

Kliknutím na tlačítko Upravit si ještě více přizpůsobíte možnosti registrace.