9 skvělých tipů pro zoom

Tento seznam poskytuje několik rychlých rad, jak začít se Zoomem , maximalizovat jeho výhody a minimalizovat problémy, se kterými se setkáte. Ne, následující stránky nepředstavují úplný seznam toho, co dělat a co nedělat, ale své návrhy jsem shrnul do přehledného seznamu.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Vyzkoušejte před nákupem

Téměř každý populární dodavatel softwaru v té či oné míře přijal obchodní model freemium. Zoom není výjimkou z tohoto pravidla. Schůzky a chat a mnoho jejich funkcí tak může kdokoli začít používat během několika minut a zdarma. Zaměstnanci mohou odemknout další výhody, když jejich zaměstnavatelé upgradují své plány užitečnými doplňky.

Vezměme si Grohl Records, fiktivní společnost novou v Meetings & Chat. Vidím Grohlovo zdůvodnění kopání pneumatik, zvláště v malém měřítku. Například Grohl nakupuje několik licencí pro zaměstnance svého obchodního oddělení. Z jakéhokoli důvodu se obchodní zástupci a zákazníci potýkají se schůzkami a chatem. (Nezapomeňte, že žádná technologie nemá 100% úspěšnost.) Po několika měsících může Grohl hledat jiný nástroj pro videokonference s minimálními náklady a přerušením.

Zvažte upgrade stávajícího plánu zvětšení vaší firmy

Samozřejmě, plán Basic Meetings & Chat společnosti Zoom nabízí robustní funkce a velkorysé limity na délku hovoru, počet účastníků schůzky a další. Mnoho jednotlivců a podniků považuje tento plán za dostatečný pro jejich relativně omezené potřeby. Nemám jim to za zlé, pokud se rozhodnou využít bezplatné nabídky společnosti Meetings & Chat, zejména v těžkých ekonomických časech.

Ze dvou důvodů je pro většinu společností bod, kdy upgrade má smysl. Doplňkové funkce Zoomu často více než ospravedlní jejich nominální náklady. Společnosti v základním plánu nemohou používat role, skupiny uživatelů a skupiny IM. Chybí jim také možnost nahrávat schůzky do cloudu, přijímat přepisy schůzek a zpřísnit zabezpečení. Ačkoli mnoho uživatelů Zoomu ze zahradních odrůd nemusí plně docenit význam těchto funkcí, IT lidé rozhodně ano.

Pokud vás nerozhodí tento argument, možná ano. Upgradem přestanete být uživatelem Zoomu a stanete se jeho zákazníkem. Věřte mi: Rozdíl je víc než jen otázka sémantiky.

Pro srovnání, pokud se považujete za zákazníka Facebooku, pak se bohužel mýlíte – pokud neplatíte sociální síti, abyste na ní inzerovali. Google Hangouts, nové místnosti Messenger na Facebooku a další bezplatné alternativy videokonferencí se mohou zdát sexy. Pamatujte však, že pokud za produkt společnosti neplatíte nic, pak jejím produktem jste vy. Jste pouze prostředkem k dosažení cíle.

Berte bezpečnost vážně

Budu první, kdo připustí, že mnoho funkcí Zoomu souvisejících se zabezpečením a ochranou soukromí zvyšuje tření. To znamená, že společně znesnadňují přihlašování, komunikaci a spolupráci. Například aktivace 2FA vyžaduje čas, stejně jako nutnost najít a zadat šestimístný ověřovací kód, když se přihlásíte na webový portál Zoom. Totéž pro umožnění schůzkových čekáren a vyžadování schůzkových hesel.

Zoom nenutí své uživatele a zákazníky k aktivaci mnoha z těchto funkcí, včetně předchozích tří. V závislosti na vaší roli v organizaci může někdo nad vámi již tyto možnosti globálně nastavit, takže je nakonec vaše volba aktivovat diskutabilní.

Mosazné cvočky: Vy a vaši kolegové by bylo moudré chybovat na straně opatrnosti. Vaše obchodní a osobní komunikace jsou příliš důležité na to, abyste mohli dělat cokoli jiného. Bohužel až příliš mnoho lidí se historicky chovalo, jako by se o ně hackeři nikdy nezajímali, jen aby našli jejich citlivé zprávy a fotky na 4chanu nebo na Dark Webu.

Jejda.

Abych parafrázoval Cher: „Kdyby mohli vrátit čas…“

Udržujte zoom aktuální

V polovině 90. let výrobci softwaru obvykle vydávali nové verze a upgrady přibližně jednou za rok prostřednictvím šnečí pošty. Instalace zahrnovala vložení diskety nebo kompaktních disků do počítače. Ruční proces může trvat hodinu nebo více.

Dnes je to mnohem jiný příběh. Dodavatelé softwaru běžně uvolňují nové verze, upgrady a záplaty bleskovou rychlostí. (Tento trend způsobil, že psaní knih For LuckyTemplates je náročné, ale to je rozhovor na jiný den.)

Sečteno a podtrženo: Uživatelé a zákazníci Zoomu mají povinnost držet krok s aktualizacemi softwaru. Ignorujte tyto červené odznaky na svých zařízeních na vlastní nebezpečí.

Vytvořte si osobní účet Zoom

Chuck je partnerem v HHM, prestižní právnické firmě se sídlem v Albuquerque v Novém Mexiku. Společnost HHM zakoupila licenci Zoom a Chuck často používá Zoom k pořádání videokonferencí s klienty, když musí pracovat z domova.

Mohl by Chuck používat Zoom účet HHM pro záležitosti, které se rozhodně netýkají HHM, například když vede videochat se svou bývalou manželkou Rebeccou a bratrem Jimmym? Jistě, a může se mu to i vymstít. Přesto by se slušelo vytvořit si samostatný účet Zoom pro své osobní použití.

Správci a majitelé Zoomu mohou snadno spouštět různé zprávy o používání členů. Historicky mnoho firem propouštělo zaměstnance kvůli využívání majetku a služeb společnosti pro své osobní účely. Nejsem právník pracujících, ale je nepravděpodobné, že byste našli sympatického soudce, pokud používáte služby Zoom tímto způsobem.

Dvakrát měř a jednou řež

Řekněme, že se chystáte na nudle s funkcí Zoom, kterou neznáte. Možná je to setkání velké skupiny nebo váš první webinář Zoom. V obou případech je ve vašem zájmu zkušební provoz.

Příklad: V dubnu 2020 jsem pro svou alma mater Carnegie Mellon University uspořádal webový seminář o práci na dálku. Šlo to hladce z několika důvodů.

Nejprve, poté, co jsem souhlasil s pořádáním webináře, jsem se spojil s moderátorkou webináře Melissou Turk. Během pár týdnů jsme si my dva vyměnili základní informace přes Slack a Google Docs. (Sdílí mou averzi k neustálým e-mailovým vláknům.)

Druhý a nejzásadnější zde, pár dní před showtime, jsme uspořádali zkušební webinář po dobu 30 minut v Zoomu. (Turkovy znalosti webinářů Zoom jsou rozsáhlé.) Logistiku zvuku, videa a sdílení obrazovky jsme vyřešili předem, nikoli před stovkami účastníků.

Vypracujte krizový plán pro důležité schůzky

Lepší mít a nepotřebovat, než potřebovat a nemít.

— FRANZ KAFKA

Řekněme, že budete používat Zoom k pohovoru o své vysněné práci. Možná, že nabízíte vyhlídky na produkty a služby vaší vlastní společnosti. Z dobrého důvodu nepředpokládáte žádné technické problémy. Koneckonců, podle vašich zkušeností byly Meetings & Chat pro tak populární nástroj pozoruhodně spolehlivé.

Vsadili byste však svůj život na to, že váš hovor proběhne bez incidentů?

Přesněji řečeno, co se stane, když ztratíte energii? Co když Zoom není k dispozici nebo je latence hovoru překvapivě vysoká? Co když klíčový účastník hovoru nemůže zjistit, že Zoom nebo její počítač havaruje? Co děláš? Mysli rychle. Hodiny tikají.

Po stovkách hovorů Zoom jsem ještě nezažil žádný z těchto katastrofických scénářů. Pokud k nim někdy dojde, můj krevní tlak se nezdvojnásobí, protože už jsem vyzbrojen vhodnou zálohou. Dlouho předtím, než jsem seriózně začal používat Meetings & Chat, spoléhal jsem na Free Conference Call, (samozřejmě) bezplatnou službu, která svým uživatelům umožňuje držet individuální skupinové audiohovory, nahrávat je a ukládat a distribuovat podle libosti. (Mimochodem, podobných nástrojů existuje spousta.)

Nenechte se mýlit: Moje výchozí preference v těchto dnech je pořádat všechny moje audio a video hovory přes Schůzky a chat, a to nejen proto, že zkoumám Zoom. Je však naprosto hloupé nemít připravený záložní komunikační nástroj pro případ, že by se něco pokazilo. Své přihlašovací údaje ke službě Konferenční hovor zdarma mám pro každý případ vždy po ruce.

U vyspělých firem očekávejte určitý odpor vůči zoomu

Pokud jsem se za ta léta kolem podnikových technologií naučil jednu věc, pak to, že lidé obvykle nenávidí změny.

Řekněme, že pracujete ve velké, úspěšné a konzervativní farmaceutické společnosti. Říkejme tomu Hogarthovy drogy. Jeho 40 000 zaměstnanců používá Webex jako svůj primární nástroj pro videokonference již deset let nebo déle. Okamžité přinucení všech používat Zoom, protože Hogarth zakoupil licenci Enterprise, pravděpodobně trochu pocuchá. Je pravděpodobné, že Roger, Syd, alespoň pár dalších mrzoutů najde malý rozdíl mezi Webexem a Zoomem a udělají z toho povyk. Organizační politika v celé své kráse.

Měl by Hogarth přestat používat Zoom, protože pár pískajících koleček udělalo nějaký hluk? To samozřejmě ne, ale její vedení by mělo počítat s alespoň malou neloajálností zaměstnanců.

Vyhněte se únavě zoomu

Zoom zjednodušil a vylepšil proces pořádání videokonferencí. Ve spojení s jeho inovativní technologií, robustními funkcemi a vynikající kvalitou hovoru můžete být v pokušení použít video pro každé setkání a konverzaci se svými zákazníky, kolegy, přáteli a členy rodiny.

ne.

Dr. Jeremy Bailenson je autor bestsellerů, odborník na virtuální realitu, zakládající ředitel Laboratoře virtuální interakce s lidmi na Stanfordské univerzitě a celkově chytrý chlap. Jeho rozsáhlý výzkum naznačuje, že neplnění videokonferencí vede k tomu, co nazývá neverbálním přetížením . (Přečtěte si jeho bystrý článek z Wall Street Journal .)

Občas, když odpojíte webovou kameru, dá vašemu mozku tolik potřebnou úlevu.