10 způsobů, jak zlepšit soukromí a zabezpečení s G Suite

Čím více budete používat aplikace G Suite , tím více informací o vás bude uloženo online. Rychle můžete skončit s velkou částí svého profesního a osobního života uloženou v cloudu, takže se vyplatí podniknout jakékoli kroky potřebné k tomu, aby byla data v bezpečí a měli kontrolu nad tím, kdo a kdy je uvidí.

V tomto seznamu prozkoumáte deset způsobů, jak zvýšit zabezpečení a soukromí vašeho účtu Google a aplikací G Suite. Ano, implementace těchto opatření trvá trochu času, ale čas, který strávíte, se ukáže jako vynikající investice.

Ujistěte se, že je vaše síť Wi-Fi pevně uzamčena

První krok v zabezpečení G Suite ve skutečnosti nemá nic společného přímo s G Suite. Místo toho je tento krok celý o zabezpečení sítě, kterou používáte pro přístup k internetu (a tedy G Suite): vaší sítě Wi-Fi. Pokud ke svým věcem G Suite přistupujete pouze prostřednictvím velké podnikové sítě, pak samozřejmě můžete tuto sekci vesele přeskočit, protože nerdi v IT ji mají pokrytou. Pokud však jako většina lidí děláte nějakou (nebo hodně) práci se službou G Suite doma, musíte podniknout kroky k uzavření poklopů Wi-Fi.

Zabezpečená síť Wi-Fi je nezbytná kvůli praxi zvané wardriving , kdy hacker temné strany síly projíždí různými čtvrtěmi s přenosným počítačem nebo jiným zařízením nastaveným tak, aby hledal dostupné bezdrátové sítě. Pokud nezbedník najde nezabezpečenou síť, využije ji k bezplatnému přístupu k internetu (takové osobě se říká piggybacker ) nebo k neplechy se sdílenými síťovými zdroji. To může znamenat přístup k aplikacím G Suite, které běží na síťovém počítači.

Problém je v tom, že bezdrátové sítě jsou ze své podstaty zranitelné, protože bezdrátové připojení, které vám umožňuje přístup k aplikacím G Suite z kuchyně nebo obývacího pokoje, může také umožnit přístup k síti vetřelci zvenčí. Naštěstí můžete svou bezdrátovou síť proti těmto hrozbám zabezpečit pomocí několika vylepšení a technik, jak je uvedeno v následujícím seznamu.

Většina toho, co zde následuje, vyžaduje přístup ke stránkám pro správu nebo nastavení směrovače Wi-Fi. Informace o provádění těchto úloh naleznete v dokumentaci k routeru.

• Změňte heslo správce routeru. Zdaleka nejdůležitější konfigurací každého nového Wi-Fi routeru je změna výchozího hesla (a uživatelského jména, pokud jej váš router vyžaduje). Všimněte si, že zde mluvím o heslu správce, což je heslo, které používáte k přihlášení na stránky nastavení routeru. Toto heslo nemá nic společného s heslem, které používáte k přihlášení k poskytovateli internetových služeb (ISP) nebo k bezdrátové síti. Změna výchozího hesla správce je zásadní, protože pro blízkého škodlivého hackera je poměrně snadné získat přístup k přihlašovací stránce vašeho routeru a protože všechny nové routery používají běžná (a tedy dobře známá) výchozí hesla (jako je „heslo“) a uživatelská jména ( jako „admin“).
• Změňte heslo sítě Wi-Fi. Ujistěte se, že je vaše síť Wi-Fi chráněna robustním, těžko uhodnutelným heslem, abyste zabránili neoprávněnému přístupu.
• Vylepšete šifrování vašeho Wi-Fi routeru. Abyste zajistili, že žádný zloděj v okolí nemůže zachytit vaše síťová data (pomocí nástroje zvaného paketový sniffer ), musíte bezdrátovou síť zašifrovat. Některé starší routery buď nemají žádné šifrování zapnuté, nebo používají zastaralé ( čti: nezabezpečené) šifrování nazývané Wired Equivalent Privacy (WEP). Současným zlatým standardem pro šifrování je Wi-Fi Protected Access II (WPA2), takže se ujistěte, že váš router používá tento typ zabezpečení.
• Identifikační údaje naleznete v názvu sítě. Ujistěte se, že název vaší sítě Wi-Fi – známý jako její identifikátor sady služeb (SSID) – neobsahuje žádný text, který vás identifikuje (například síť Joe Flahertyho) nebo vaši polohu (123 Primrose Lane Wi-Fi).
• Aktualizujte firmware routeru. Interní program, který provozuje směrovač Wi-Fi, se nazývá jeho renomovaní výrobci směrovačů vydávají pravidelné aktualizace firmwaru, které nejen opravují problémy a poskytují nové funkce, ale také zaplňují bezpečnostní díry. Proto je důležité udržovat firmware routeru vždy aktuální.

Zabezpečte svůj účet Google silným heslem

Vaše zkušenosti s Gmailem, Kalendářem, Diskem a všemi ostatními aplikacemi G Suite jsou pouze tak bezpečné jako váš účet Google. Proto je důležité zajistit, aby byl váš účet uzamčen. Naštěstí to vyžaduje jen dvě věci: dát svému účtu silné heslo (jak popisuji v této části) a zapnout funkci dvoufázového ověření Google (o které pojednávám v další části).

První linií obrany vašeho účtu Google je silné heslo. Poté, co zjistíte neprůstřelné heslo, změňte své stávající heslo Google následovně:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Kterákoli z těchto metod vám jistě vyhovuje:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
   • Surfujte přímo na myaccount.google.com a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klepněte na Zabezpečení.
3. V části Přihlášení do Google klikněte na Heslo. Google, vždy opatrný, vás žádá, abyste se znovu přihlásili.
4. Zadejte své heslo a klikněte na Další. Google zobrazí stránku s heslem.
5. Do textového pole Nové heslo zadejte své nové silné heslo. Než budete pokračovat, ujistěte se, že indikátor síly hesla je silný , jak je znázorněno.

   
6. Zadejte znovu stejné heslo do textového pole Potvrdit nové heslo.
7. Klikněte na tlačítko Změnit heslo. Google použije nové heslo pro váš účet.

Povolte dvoufázové ověření Google

Heslo vyrobené z oceli je nezbytným bezpečnostním prvkem, ale bohužel to není dostatečný bezpečnostní prvek. Uživatelé se zlými úmysly se stále mohou dostat do vašeho účtu lstí nebo hrubou silou, takže potřebujete druhou linii obrany. Ten řádek je funkce, kterou Google nazývá dvoufázové ověření (což je srozumitelnější název, než jaký zbytek internetu nejčastěji používá pro stejnou funkci: dvoufaktorové ověřování). Část ve dvou krocích znamená, že získání přístupu k účtu Google vyžaduje dvě samostatné akce:

1. Přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů k účtu Google.
2. Ověřte, že máte oprávnění k přístupu k účtu, zadáním ověřovacího kódu, který vám Google zašle.

Ověření ve dvou krocích můžete nakonfigurovat tak, abyste kód obdrželi prostřednictvím textové zprávy nebo automatického telefonního hovoru.

Chcete-li aktivovat dvoufázové ověření a sdělit společnosti Google, jak chcete ověřovací kódy dostávat, postupujte takto:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Každá z těchto metod funguje dobře:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klepněte na kartu Zabezpečení.
3. V části Přihlášení do Googlu klikněte na Dvoufázové ověření. Google zobrazí přehled procesu dvoufázového ověření.
4. 4. Klepněte na tlačítko Začínáme. Google vás prozíravě požádá, abyste se znovu přihlásili.
5. Zadejte své heslo a klikněte na Další. Google zobrazí zobrazenou stránku Let's Set Up Your Phone.

   
6. Vložte své telefonní číslo.
7. Klepněte na přepínač Textová zpráva. Pokud z nějakého důvodu nechcete (nebo nemůžete) obdržet ověřovací kód prostřednictvím SMS, klikněte místo toho na přepínač Telefonní hovor.
8. Klepněte na tlačítko Další. Google vám zašle ověřovací kód prostřednictvím textové zprávy (nebo telefonního hovoru, pokud jste se vydali touto cestou).
9. Pomocí textového pole Zadejte kód zadejte kód, který jste obdrželi, a klepněte na tlačítko Další. Pokud kód, který dostanete, vypadá jako G-123456, stačí zadat čísla do textového pole.
   Google se vás zeptá, zda chcete zapnout dvoufázové ověření.
10. Klikněte na Zapnout. Ve vašem účtu Google je nyní aktivní funkce dvoufázového ověření.

Nastavte si metody ověření kontaktu

V bezpečnostním průmyslu platí staré přísloví: „Když se vás všichni snaží dostat, být paranoidní je jen dobré myšlení.“ Dobře, no ne každý je venku, aby vám (pokud existuje něco, co jste mi neřekl), ale existuje dostatek zločinci a darebáky, kteří tam jsou out, aby vám, že „paranoidní“ je jen synonymem pro „se společnými smysl."

V tomto duchu je tedy vaší další neprůstřelnou prací pro váš účet Google nastavení některých metod, aby vás Google mohl kontaktovat, buď za účelem ověření, že se skutečně a skutečně pokouší přihlásit k vašemu účtu, nebo aby vás upozornil, když si bude myslet, že zahlédl podezřelou aktivitu na vašem účtu. (Ano, toto je ta paranoidní část.)

Chcete-li svůj účet nakonfigurovat pomocí telefonního čísla a e-mailové adresy, které může Google použít k ověření, postupujte takto:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Kterou z následujících metod použijete, je na vás:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klepněte na Zabezpečení.
3. V části nazvané Způsoby, jak můžeme ověřit, že jste to vy, klikněte na Telefon pro obnovení. Google vás neúnavně žádá, abyste se znovu přihlásili.
4. Zadejte své heslo a klikněte na Další. Google zobrazí stránku Telefon pro obnovení.
5. Klikněte na tlačítko Přidat telefon pro obnovení. Zobrazí se dialogové okno Přidat telefonní číslo.
6. Zadejte své telefonní číslo a klikněte na Další. Google vám dá vědět, že vám do telefonu odešle ověřovací kód.
7. Klikněte na tlačítko Získat kód. Google vám zašle ověřovací kód prostřednictvím textové zprávy.
8. Pomocí textového pole Zadejte kód zadejte kód, který jste obdrželi, a klepněte na tlačítko Další. Pokud kód, který dostanete, vypadá jako G-987654, stačí zadat čísla do textového pole.
9. Klikněte na tlačítko Ověřit. Google přidá telefonní číslo pro obnovení do vašeho účtu.
10. Klepnutím na tlačítko Zpět (šipka směřující doleva) se vrátíte na stránku Zabezpečení.
11. V části nazvané Způsoby, jak můžeme ověřit, že jste to vy, klikněte na E-mail pro obnovení. Google vás znovu žádá, abyste se přihlásili.
12. Zadejte své heslo a klikněte na Další. Google zobrazí stránku Recovery Email.
13. Klikněte na Upravit (ikona tužky).
14. Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete použít pro účely ověření, a poté klikněte na Hotovo. Ujistěte se, že používáte jinou adresu, než je vaše G Suite (například osobní e-mailová adresa).
    Google přidá sekundární adresu k vašemu účtu.

Skrýt obrázky ve zprávách Gmail

Svou e-mailovou adresu G Suite můžete učinit soukromější a zabezpečenější tím, že zmaříte externí obrázky, které byly vloženy do některých e-mailových zpráv, které obdržíte. Vnější obraz je soubor s obrázkem, který se nachází na internetových serverů počítače namísto toho, aby vložené do e-mailové zprávy. Speciální kód ve zprávě říká serveru, aby při otevření zprávy zobrazil obrázek. To je obvykle neškodné, ale stejný kód může také upozornit odesílatele zprávy, že vaše e-mailová adresa funguje. Pokud je odesílatel spammer, obvykle to vede k tomu, že dostáváte ještě více nevyžádaných e-mailů. Tomu můžete zabránit vypnutím externích obrázků.

Chcete-li nakonfigurovat Gmail tak, aby v přijatých zprávách nezobrazoval externí obrázky, postupujte takto:

1. Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.
2. Pro nastavení Obrázky klikněte na přepínač Dotázat se před zobrazením externích obrázků, jak je znázorněno na obrázku. Chcete-li se vrátit k trvalému zobrazování externích obrázků, klikněte místo toho na přepínač Vždy zobrazovat externí obrázky.

   
3. Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení. Gmail vás požádá o potvrzení.
4. Klikněte na Pokračovat.

Nyní, když zobrazíte zprávu obsahující externí obrázky, uvidíte zobrazené upozornění. Máte tři možnosti:

• Pokud je zpráva zjevně (nebo dokonce možná) spam, ponechte obrázky skryté a poděkujte si, že jste proaktivní v otázce zabezpečení.
• Pokud jste si jisti, že je zpráva v bezpečí, kliknutím na Zobrazit obrázky níže zobrazíte obrázky.
• Pokud odesílatele znáte a zcela mu důvěřujete, klikněte na odkaz Vždy zobrazovat obrázky z adresy , kde Adresa je adresa osoby nebo subjektu, který zprávu odeslal. Tím sdělíte Gmailu, aby vždy zobrazoval obrázky ve zprávách odeslaných z této adresy.

Blokování odesílatelů v Gmailu

Pokud jste vyzkoušeli kteroukoli z funkcí spolupráce G Suite, o kterých se dále a dále v 3. části zmiňuji, doufáme, že jste zjistili, že vaši kolegové a kolegové jsou vítaná a podporují se. Možná jste si už našli spoustu nových přátel. Avšak v každé skupině lidí, bez ohledu na to, jak přátelská a nápomocná může být tato skupina celkově, vždy existuje jedno nebo dvě špatná semínka. Může to být Nudný Bill, který pořád nic nedělá, nebo Nesnesitelná Sue, která se chlubí i tím nejmenším úspěchem. Nebo to může být něco vážnějšího, například někdo, kdo vám posílá nejasně (nebo dokonce otevřeně) strašidelné nebo hrozivé zprávy.

Ať už je důvod jakýkoli, život je příliš krátký na to, abychom se vypořádali s takovými nepříjemnostmi, takže byste měli v Gmailu zablokovat tuto osobu, aby vám posílala další zprávy, podle následujících kroků:

1. V Gmailu zobrazte zprávu od osoby, kterou chcete zablokovat.
2. Klikněte na Více (tři svislé tečky napravo od ikony Odpovědět).
3. Klikněte na Blokovat „Jméno“, kde Jméno je jméno sociálního vyvrhele, kterému se chcete vyhýbat. Gmail vás požádá o potvrzení blokování.
   g-suite-block-command
   Pomocí příkazu Block zabráníte tomu, aby vám nějaké zprávy posílaly špatně.
4. Klikněte na Blokovat. Gmail přidá adresu osoby do seznamu Blokovaní odesílatelé. Budoucí zprávy od této osoby budou automaticky přecházet na štítek Spam Gmailu.

Pokud jste změnili názor (nebo osoba slíbila, že napraví své chování), můžete osobu odblokovat kliknutím na nabídku Nastavení, příkazem Nastavení, výběrem karty Filtry a blokované adresy a kliknutím na odkaz Odblokovat vedle odesílatele, kterého chcete vrátit do svých dobrých knih. Až se Gmail zeptá, zda jste si tím jisti, klikněte na Odblokovat.

Vyberte, kdo může vidět vaše osobní údaje

Váš účet Google obsahuje poměrně dost citlivých údajů, včetně osobních údajů, jako je datum narození a pohlaví. Za normálních okolností je kombinování citlivých dat s internetem splněnou noční můrou o ochraně osobních údajů, ale Google naštěstí přichází se slušnou sadou nástrojů, které vám umožňují vybrat si, co a s kým budete sdílet.

Pro účely ochrany osobních údajů rozděluje Google váš svět do tří kategorií sdílení:

• Pouze vy: Data můžete vidět pouze vy.
• Vaše organizace: Data můžete vidět pouze vy a každý člověk ve vaší organizaci G Suite.
• Každý: Data může vidět každý, kdo se chce podívat.

Google použije výchozí nastavení ochrany osobních údajů pro data, jako jsou vaše narozeniny (Pouze vy), váš profilový obrázek (Vaše organizace) a vaše jméno (Kdokoli). K přizpůsobení těchto a dalších nastavení ochrany osobních údajů použijte následující kroky.

1. Přístup k nastavení účtu Google. Vyberte si jed:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klikněte na Osobní informace.
3. V části Vyberte, co vidí ostatní, klikněte na Přejít na O mně. Google otevře stránku O mně.

   
4. Klikněte na položku ve svých osobních údajích.
5. Klikněte na to, kdo může vidět informace: Pouze vy, vaše organizace nebo kdokoli. Upozorňujeme, že tyto možnosti nejsou dostupné pro všechny vaše osobní údaje.
6. Klepněte na tlačítko Zpět (šipka směřující doleva).
7. Opakujte kroky 4–6 pro zbytek vašich osobních údajů.

Spravujte ovládací prvky aktivity

Google zaznamenává různé aktivity, když jste online, včetně toho, kde na webu chodíte, které aplikace G Suite používáte, kde se nacházíte ve skutečném světě, když jste online, a co sledujete na YouTube. Google říká, že je to pro „lepší personalizaci napříč Googlem“, ať už to skutečně znamená cokoliv.

Pokud vám nevyhovuje sledování některých nebo všech těchto aktivit Googlem, můžete pomocí ovládacích prvků aktivity svého účtu rozhodnout, co o vás bude Google ukládat. Zde je to, co dělat:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Vyberte možnost, která se vám v tuto chvíli zdá atraktivní:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klikněte na Data & Personalization. Sekce Řízení aktivity zobrazuje souhrn toho, co o vás Google sleduje.

   
3. Pokud nechcete, aby Google monitoroval vaše podvody na webu a v aplikacích G Suite, klikněte na Aktivita na webu a v aplikacích a poté kliknutím přepněte přepínač Aktivita na webu a v aplikacích do polohy Vypnuto. Google se vás zeptá, zda jste si tím jisti.
4. Klepněte na tlačítko Pozastavit. Google se vás ptá, jestli jste si tím opravdu, ale opravdu jistý.
5. Řekněte „Grrr“ a klikněte na Pozastavit.
6. Klepněte na tlačítko Zpět (šipka směřující doleva).
7. Opakujte kroky 3–6 pro aktivity Historie polohy a Historie YouTube.

Spravujte svá zařízení

I když je váš účet Google uzamčen za silným heslem, může k účtu získat přístup zlovolný uživatel. Nejběžnějším způsobem, jak někdo může získat přístup, je použití stejných přihlašovacích údajů na jiném webu, který je napaden hackery a přihlašovací údaje jeho uživatelů jsou odcizeny. Tato data se pak obvykle prodají nebo zveřejní online a zanedlouho se k vašemu dříve zabezpečenému účtu Google přihlásí někdo cizí.

Pokud chcete zkontrolovat, zda vaše přihlašovací údaje Google nebyly prozrazeny, přejděte na stránku Have I Been Pwned? site a potom zadejte své přihlašovací e-mailové adresy Google. (Pwned – vyslovuje se „vlastněno“ – je to, co hackeři říkají, protože byl poražen nebo ovládán někým jiným.)

Určitě nechcete, aby k vašemu účtu přistupoval někdo neoprávněně zavržený, takže byste měli udělat tři věci:

• Použijte jedinečné heslo pro svůj účet Google.
• Aktivujte dvoufázové ověření, jak jsem popsal dříve v této kapitole.
• Pravidelně kontrolujte svůj účet, abyste zjistili, zda se k účtu nepřihlásilo zařízení, které nepoznáváte.

U poslední z těchto položek jsou zde kroky, které je třeba dodržet při hledání nerozpoznaných zařízení, která jsou přihlášena k vašemu účtu Google:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Můžete to udělat oběma způsoby:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
     nebo
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klepněte na Zabezpečení.
3. V části Vaše zařízení klikněte na Spravovat zařízení. Google nabízí stránku Kde jste přihlášeni, jejíž příklad je zobrazen.

   
4. Pokud zařízení nepoznáváte, klikněte na jeho ikonu Více (tři svislé tečky) a poté klikněte na Nerozpoznat toto zařízení? příkaz. Google otevře dialogové okno Let's Secure Your Account, které vám rozumně řekne, abyste si změnili heslo.
5. Klikněte na Změnit heslo a poté podle pokynů nakonfigurujte svůj účet pomocí nového hesla.

Správa aplikací třetích stran

Je poměrně běžné poskytovat aplikacím a službám, které nepocházejí od Googlu, přístup k aplikacím G Suite, jako jsou Dokumenty, Tabulky a Disk. Tento přístup je často pohodlný, ale pokud přestanete používat konkrétní aplikaci třetí strany nebo změníte názor na nabízení tohoto přístupu, měli byste z bezpečnostních důvodů zrušit přístup aplikace k vašemu účtu Google. Zde je postup:

1. Přístup k nastavení účtu Google. Použijte jednu z těchto metod:
   • Přihlaste se do libovolné aplikace G Suite, klikněte na tlačítko Účet Google v pravém horním rohu a poté klikněte na Spravovat svůj účet Google.
     nebo
   • Přejděte přímo na stránku Můj účet Google a přihlaste se ke svému účtu.
2. Klepněte na kartu Zabezpečení.
3. V části Aplikace třetích stran s přístupem k účtu klikněte na Spravovat přístup třetích stran. Google nabízí stránku Aplikace s přístupem k vašemu účtu.
4. V části Aplikace třetích stran s přístupem k účtu klikněte na aplikaci s přístupem, který chcete zrušit. Google zobrazí přístup, který jste aplikaci udělili.

   
5. Klikněte na Odebrat přístup. Google se vás zeptá, zda jste si tím jisti.
6. Klepněte na tlačítko OK . Google odebere aplikaci přístup k vašemu účtu.