10 Užitečná nastavení Gmailu

Gmail, jedna z aplikací G Suite , nabízí na povrchu relativně jednoduché rozhraní, ale ponořte se trochu hlouběji a uvidíte, že aplikace má hlubší stránku – stránku Nastavení a její zdánlivě nekonečnou zásobu možností, konfigurací a přizpůsobení. Je tam spousta věcí.

Ano, jistě, mnoho nastavení by mělo být označeno pouze pro pitomce. K dispozici je však skutečná pokladnice nastavení, která jsou skutečně užitečná v reálném světě a mohou vám pomoci být produktivnější, efektivnější, zdravější, bohatší a moudřejší. (No, možná ne ty poslední tři, ale člověk nikdy neví!)

Projděte si deset nesmírně užitečných a praktických nastavení Gmailu, která se týkají dvou hlavních úkolů Gmailu: odesílání zpráv a čtení zpráv. Připravte se být ohromeni!

5 nádherných nastavení odesílání

Odeslání e-mailu vypadá jako taková jednoduchá věc: Kliknete na Vytvořit, vložíte adresu nebo tři, vykouzlíte elegantní řádek Předmět, napíšete samotnou zprávu a poté kliknete na Odeslat. Co víc by se dalo říci o tak přímočarém postupu?

No, docela málo, jak se ukázalo. Gmail ve skutečnosti přichází s několika nastaveními, díky kterým je odesílání věcí ještě užitečnější. Tato část vás provede půl tuctem (mínus jedna) nastavení a funkcí, které budete chtít přidat do své sady nástrojů pro odesílání.

Odeslání zprávy jako prostého textu

Při odesílání e-mailu můžete použít jeden ze dvou režimů zpráv:

• Formátovaný text: Tento režim vám umožňuje upravit text zprávy pomocí písem, barev a stylů, jako je tučné písmo a kurzíva. Toto je výchozí formát Gmailu a tento formát dnes používají téměř všechny zprávy.
• Prostý text: Tento režim nenabízí žádné formátování textu: žádná písma, žádné velikosti písma, žádná kurzíva.

K čemu je tento režim prostého textu? V dnešní době je to vzácné, ale stále existují některé velmi staré nebo velmi jednoduché e-mailové programy, které se dusí, když čelí bohatému textu. Pokud někomu pošlete e-mail s formátovaným textem a tato osoba si stěžuje, že váš text je jen žvýkačka nesrozumitelných symbolů, musíte zprávu odeslat znovu pomocí režimu prostého textu. Zde je návod, jak se to dělá:

Vytvořte, oslovte a vytvořte svůj e-mail.

Klikněte na Další možnosti. Další možnosti jsou tři svislé tečky v pravém dolním rohu okna Nová zpráva. (Je to vyznačeno na obrázku.)

V zobrazené nabídce klepnutím vyberte režim prostého textu. Gmail přidá zaškrtnutí vlevo od příkazu, jak je znázorněno. Gmail také odstraní veškeré formátování z textu vaší zprávy.

Když zvolíte příkaz Režim prostého textu, Gmail odstraní veškeré vaše stávající formátování textu a zahodí ho. Možná si myslíte, že vypnutí režimu prostého textu obnoví vaše předchozí formátování, ale ne, to se neděje. Proto, pokud máte komplikovaně naformátovanou zprávu, dobře si rozmyslete, než zapnete příkaz Režim prostého textu.

Klepněte na Odeslat. Gmail odešle vaši zprávu ve formátu prostého textu.

Chcete-li odeslat zprávu bez formátování textu, vyberte možnost Režim prostého textu.

Nastavení výchozího chování odpovědi

Jak se dozvíte o něco později v této kapitole, když otevřete zprávu, Gmail nabízí tlačítko Odpovědět, na které kliknete a odešlete odpověď osobě, která zprávu odeslala. Pokud byla zpráva odeslána dvěma nebo více lidem a vy chcete poslat svou odpověď všem, musíte kliknout na tlačítko Více a poté na Odpovědět všem.

Spousta lidí zjišťuje, že používají Odpovědět všem častěji než Odpovědět, takže další kliknutí na tlačítko Více je trochu obtěžuje. Naštěstí můžete Gmail požádat, aby změnil věci a nastavil jako výchozí tlačítko Odpovědět všem a na tlačítko Odpovědět, ke kterému budete mít přístup, když nejprve kliknete na Více. Zde je postup:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Pro výchozí nastavení chování odpovědi klepněte na přepínač Odpovědět všem, jak je znázorněno. Chcete-li se vrátit k výchozímu nastavení Odpovědět, klikněte místo toho na přepínač Odpovědět.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Kliknutím na přepínač Odpovědět všem nastavíte tento příkaz jako výchozí chování pro odpověď Gmailu.

Odpovídání a archivace jedním tahem

Archivace zprávy – přesunutí zprávy do složky Všechny zprávy Gmailu – je záležitostí dvou kroků:

Klepnutím na Odpovědět odešlete odpověď odesílateli zprávy.

Klepnutím na Archivovat přesuňte přijatou zprávu do složky Všechny zprávy.

Pokud zjistíte, že tyto dva kroky provádíte znovu a znovu, můžete Gmail rychle přemluvit, aby je spojil do jediného kroku:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Pro nastavení Odeslat a archivovat klikněte na přepínač Zobrazit „Odeslat a archivovat“ v přepínači Odpovědět. Chcete-li se vrátit k výchozímu chování, klikněte místo toho na tlačítko Skrýt „Odeslat a archivovat“ v přepínači Odpovědět.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Když nyní kliknete na Odpovědět nebo Odpovědět všem, zobrazí se výsledné okno zprávy, které obsahuje jak tlačítko Odeslat (to napravo), tak tlačítko Odeslat a archivovat (to nalevo). Pokud kliknete na Odeslat a archivovat, Gmail odešle odpověď a automaticky přesune původní zprávu do složky Všechny zprávy. Sladký čtverec!

Klepnutím na tlačítko Odeslat a archivovat automaticky archivujete původní zprávu.

Nastavení výchozího stylu textu

Dříve v této kapitole mluvím o tom, jak můžete formátovat text zprávy pomocí jiného písma, velikosti textu, barvy a dalších atributů. Pokud zjistíte, že neustále provádíte stejné úpravy formátování textu, můžete si ušetřit opotřebení prstů nastavením těchto úprav v Gmailu, který je ekvivalentem kamene. Gmail nabízí výchozí nastavení stylu textu, které zahrnuje písmo, velikost písma a barvu textu. Chcete-li změnit toto nastavení na něco, co vyhovuje vašemu typografickému stylu, postupujte takto:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Pro nastavení Výchozí styl textu použijte ovládací prvky Písmo, Velikost a Barva textu k formátování textu podle potřeby. Pod těmito ovládacími prvky text Takto bude vypadat váš hlavní text ukazuje výsledek vaší práce.
Pokud v tom uděláte nepořádek, můžete začít od nuly kliknutím na ikonu Odebrat formátování (označená na obrázku).

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

K přizpůsobení textu e-mailu použijte ovládací prvky Výchozí styl textu.

Zabránění Gmailu v automatickém vytváření kontaktů

Jedním z výchozích nastavení Gmailu je, že když odešlete novou zprávu nebo odpovíte na zprávu od někoho, kdo není ve vaší aplikaci Kontakty, Gmail automaticky přidá e-mailovou adresu této osoby do sekce Jiné kontakty v aplikaci Kontakty.

Proč by to Gmail dělal? Protože tímto způsobem, až příště začnete zadávat e-mailovou adresu této osoby do pole Komu, Kopie nebo Skrytá kopie, Gmail zobrazí adresu, abyste ji mohli vybrat, místo abyste zadávali celou věc. Toto se nazývá automatické doplňování adresy.

To je jistě chvályhodný důvod, ale znamená to, že v aplikaci Kontakty skončíte se spoustou potenciálně zbytečných adres. Jistě, tyto adresy jsou schované v sekci Jiné kontakty, ale pokud opravdu nechcete, aby se všechny tyto adresy hromadily, můžete automatické doplňování adres vypnout podle následujících kroků:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Přejděte dolů na nastavení Vytvořit kontakty pro automatické dokončování a poté klikněte na přepínač I'll Add Contacts Myself, jak je znázorněno.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Klikněte na přepínač Sám přidám kontakty.

5 úžasných nastavení čtení

Čtení zpráv v Gmailu se jeví jako další triviální úkol na této straně. Koneckonců, abyste si zprávu přečetli, klikněte na ni a poté si text prohlédněte buď v okně zprávy, nebo v podokně čtení. Hotovo a hotovo, že? Ne tak rychle. Gmail má spoustu nastavení, která můžete použít k přizpůsobení prostředí čtení tak, aby vyhovovalo vašemu stylu. Zbytek této kapitoly vás provede pěti nejužitečnějšími.

Vypínání zobrazení konverzace

Gmail ve výchozím nastavení organizuje zprávy podle konverzace , která odkazuje na původní zprávu a všechny její odpovědi, odpovědi na odpovědi atd. To je rozumné nastavení, protože to usnadňuje vidět trend konverzace a najít konkrétní odpověď. Konverzace také udržují vaši doručenou poštu úhlednou, protože celá konverzace se nachází v jediné „zprávě“ v doručené poště.

Přesto mnoho lidí nemá rádo organizování zpráv podle konverzací, protože všechny zprávy jsou „skryty“ v původní zprávě. Tito lidé dávají přednost tomu, aby všechny své zprávy viděli venku.

Pokud spadáte do tohoto tábora, můžete pomocí následujících kroků vypnout výchozí zobrazení konverzace Gmailu:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Přejděte dolů na nastavení Zobrazení konverzace a potom klepněte na přepínač Zobrazení konverzace Vypnout, jak je znázorněno.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Klikněte na přepínač Vypnout zobrazení konverzace.

Přidávání značek důležitosti

Gmail sleduje, jak aplikaci používáte, a zprávy, které dostáváte, aby zjistil, které zprávy jsou důležité a které ne. Pokud analýza Gmailu sdělí, že je zpráva důležitá, Gmail ke zprávě automaticky přidá štítek Důležité, což znamená, že si zprávu můžete prohlédnout mimo hluk vaší doručené pošty výběrem štítku Důležité v hlavní nabídce.

To je velmi užitečné, ale v této polévce je jedna moucha: Jediný způsob, jak zjistit, zda Gmail označil zprávu za důležitou, je zobrazit obsah štítku Důležité. To znamená, že Gmail v doručené poště nenabízí žádné informace o tom, které zprávy jsou důležité a které ne.

Pokud se vám to zdá prostě špatně, zde je návod, jak to opravit:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Klepněte na kartu Doručená pošta.

Pro nastavení značek důležitosti klepněte na přepínač Zobrazit značky, jak je znázorněno na obrázku.

Pokud si myslíte, že je děsivé, že Gmail analyzuje vaše zprávy z hlediska důležitosti, slyším vás. Naštěstí můžete toto šmírovací chování vypnout. Na kartě Doručená pošta klikněte na přepínač Nepoužívat moje minulé akce k předvídání, které zprávy jsou důležité a potom klikněte na Uložit změny.

Klikněte na tlačítko Uložit změny v dolní části stránky.

Klikněte na přepínač Zobrazit značky.

Nastavení maximální velikosti stránky

Štítky Gmailu mohou skončit se spoustou zpráv. Gmail zpracovává dlouhé seznamy zpráv tak, že je rozděluje na samostatné stránky s až 50 zprávami (nebo konverzacemi, pokud stále používáte zobrazení Konverzace) na stránku. V závislosti na tom, jak pracujete, vám 50 bude připadat buď jako směšně velké číslo, nebo jako směšně malé číslo.

Ať tak či onak, číslo není pevně stanoveno a pro nastavení jiné maximální velikosti stránky můžete postupovat takto:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Pro nastavení Maximální velikost stránky použijte rozevírací seznam Zobrazit X konverzací na stránku a vyberte, kolik zpráv (nebo konverzací) chcete na stránku, jak je znázorněno.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Pomocí rozevíracího seznamu Zobrazit X konverzací na stránku vyberte maximální velikost stránky.

Správa upozornění

Gmail ve výchozím nastavení nezobrazuje upozornění na plochu vašeho počítače, když přijde nová zpráva. To je pravděpodobně stejně dobře, protože mnoho studií ukázalo, že upozornění na nově přijatou zprávu (a doprovodný „ping“) je rozptýlení, a proto hlavní zabiják produktivity.

To znamená, že možná budete chtít riskovat rozptýlení a dát Gmailu povolení zobrazovat oznámení na ploše. Je také možné nakonfigurovat Gmail tak, aby zobrazoval oznámení pouze pro zprávy označené jako Důležité, takže to berte jako kompromis hodný zvážení.

Zde je postup, jak udělit Gmailu oprávnění k zobrazování oznámení na ploše a nakonfigurovat tato oznámení:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

V nastavení Oznámení na ploše klikněte na Kliknutím sem povolte oznámení na ploše pro firemní poštu (kde Firma je název vaší firmy). Váš webový prohlížeč se vás zeptá, zda chcete povolit mail.google.com zobrazovat oznámení, jak je znázorněno.

Váš prohlížeč chce vědět, zda povolíte Gmailu zobrazovat oznámení.

Klikněte na Povolit.

Vyberte preferovanou možnost upozornění na ploše:

• Oznámení o nové poště zapnuto: Klepnutím na tento přepínač zobrazíte na ploše upozornění na všechny příchozí zprávy.
• Upozornění na důležitou poštu zapnuta: Kliknutím na tento přepínač (jak je znázorněno) zobrazíte na ploše pouze upozornění na příchozí zprávy, které Gmail označí jako Důležité.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Kliknutím na přepínač Důležitá oznámení pošty zapnuta zobrazíte oznámení na ploše pouze pro důležité zprávy.

Označení zpráv odeslaných pouze vám

Pokud dostáváte spoustu pošty z e-mailových konferencí a podobných skupinových zpráv, je užitečné rozlišovat mezi zprávami, které obdržíte prostřednictvím seznamu nebo skupiny, a zprávami adresovanými přímo vám. (Rozlišení zpráv tímto způsobem má další výhodu ve zlepšení detekce spamu, protože mnoho nevyžádaných zpráv je odesíláno jako hromadná korespondence.)

U zpráv, které dostáváte, jsou zde ve skutečnosti tři úrovně adresování, které je třeba rozlišit:

• Zprávy odeslané na jednu adresu, která představuje seznam adresátů nebo skupinu
• Zprávy odeslané na více jednotlivých adres, včetně vaší
• Zprávy zasílané pouze na vaši adresu

Není to univerzálně pravda, ale z vašeho pohledu lze předchozí seznam považovat za indikátor zvyšující se relevance zprávy. To znamená, že zprávy odeslané do seznamu adresátů nebo skupiny pravděpodobně nebudou tak relevantní; zprávy, které obdržíte a které byly zaslány více lidem, budou pravděpodobně relevantnější; a zprávy zaslané pouze vám budou pravděpodobně nejrelevantnější.

Gmail má funkci nazývanou indikátory osobní úrovně, která odráží tuto hierarchii relevance:

• Zprávy odeslané na jednu adresu, která představuje seznam adresátů nebo skupinu, nemají žádný indikátor.
• Zprávy odeslané na více jednotlivých adres, včetně vaší, jsou označeny šipkou (›).
• Zprávy odeslané pouze na vaši adresu mají dvojitou šipku (»).

Pokud to zní jako rozumné uspořádání, začněte používat indikátory osobní úrovně podle následujících kroků:

Vyberte Nastavení → Nastavení. Gmail otevře stránku Nastavení se zobrazenou kartou Obecné.

Přejděte dolů na nastavení Osobní indikátory úrovně a klikněte na přepínač Zobrazit indikátory, jak je znázorněno.

Klikněte na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky Nastavení.

Klepněte na přepínač Zobrazit indikátory.